就活では面接日程の調整などで、応募会社とメールのやり取りをする機会があります。会社への印象を良くするためにも、メールのマナーには注意しなければなりません。
本記事では、応募会社へ面接に関するメールを送る際、気をつけたいマナーについて紹介します。
面接の確認メールの基本的なマナー
就活で応募した会社の書類選考に無事通過すると、応募会社の採用担当者から面接に関するメールが届くため、返信しなければなりません。ビジネス上のメールにはマナーがあり、正しい方法で送る必要があります。
ここでは、面接の確認メールについて、基本的なマナーを紹介しましょう。
件名はメールの目的を書く
確認メールの返信をする際、件名は変更せずにそのままにしておいてください。会社では多くのメールを管理しており、どこからのメールかを件名で判断するからです。
丁寧な返信をしたいために「ありがとうございます」や「お世話になります」などの文章を件名に入れる場合がありますが、それでは要件がわからなくなってしまうので控えましょう。
メールを受信したときにすぐ返信だとわかるよう「Re」も付けたそのままの件名で返信してください。 ただし、何度もやり取りをすると「Re」が重なって本来の件名が見えなくなることもあります。そのような場合は、適宜削除するなど調整しましょう。
宛先は正しく書く
メールは、次のような順番で記載します。
- 宛先
- 挨拶文
- 本文
- 締めの言葉
- 署名
宛先には、最初に会社名を書きます。株式会社は（株）など省略せずに、正確に書きましょう。一段下げて、担当者の部署名と氏名を書いてください。
そのあとに「お世話になっております。」という挨拶の言葉を書きます。「おはようございます。」「こんにちは。」といった挨拶文は避けましょう。
続けて、自分の名前を書いてください。初めての場合は「お世話になっております。〇〇と申します。」と書き、2度目以降は「貴社の求人に応募させていただいた〇〇です。」のように書きましょう。
本文は簡潔に書く
挨拶文のあとは本文を記載します。まずは、面接の連絡を受けたお礼を記載しましょう。要件は簡潔に書くのが基本です。 先方からのメールで指定された日時や場所を、再確認の意味を込めて本文にも記載します。
複数の候補日時を提示されて選択する場合は、希望する日時を書いて返信してください。 締めの言葉は、忙しい中でメールを読んでくれたことへの感謝を伝える言葉を添えましょう。
（例）
「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」
最後に署名として、自分の名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。本文と分けるため、線を入れるなどの工夫をしましょう。
（例）
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氏名：〇〇
〒000-0000
住所：◯◯県◯◯市◯◯1-2-3
電話：090-0000-0000 メールアドレス：xxxx-xx@xxxx.ne.jp
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メールへの返信はできるだけすぐに行いましょう。遅くても、受け取ってから24時間以内に返信してください。日程を検討するための時間が必要なときは、メールへのお礼とともに「〇日までに返信します」という内容のメールを送っておくのがよいでしょう。
また、返信する時間帯は、企業の就業時間内がベストです。夜遅い時間帯の送信は避けてください。生活が不規則な人という印象を与える可能性があります。
シーン別のメール例文
就活中には面接の日程調整のほか、お礼や問い合わせ、選考の辞退など、応募会社に対して何度かメールを送る機会があります。それぞれのシーンについて例文を紹介します。
面接日程の確認
【件名】Re：（受信したメールの件名）
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。 〇〇と申します。
この度は書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご指定いただいた次の日程で、貴社にお伺いいたします。
日時：〇月〇日（月）13:00 場所：貴社〇〇オフィス
面接のお時間を頂きまして、ありがたく存じます。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名：〇〇
住所：〒000-0000 ◯◯県◯◯市◯◯1-2-3
電話：090-0000-0000
メールアドレス：xxxx-xx@xxxx.ne.jp
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面接のお礼
【件名】面接のお礼（氏名）
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。
本日〇時より面接をしていただきました、〇〇と申します。
本日はお忙しいなか、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様のお話を伺い、貴社が活躍されている理由について理解を深めることができ、貴社で仕事をしたいという思いがいっそう強くなりました。貴社の発展に貢献できたら幸いです。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
貴社のますますのご発展と社員皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
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氏名：〇〇
住所：〒000-0000 ◯◯県◯◯市◯◯1-2-3
電話：090-0000-0000
メールアドレス：xxxx-xx@xxxx.ne.jp
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問い合わせ
【件名】◯月◯日の面接につきまして（氏名）
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。
◯月◯日◯時～に面接のお時間をいただいている〇〇と申します。
面接当日に持参するものを確認したく、ご連絡しました。
- 履歴書
- 職務経歴書
- 筆記用具
この他に持参するものがあればお知らせください。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
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氏名：〇〇
住所：〒000-0000 ◯◯県◯◯市◯◯1-2-3
電話：090-0000-0000
メールアドレス：xxxx-xx@xxxx.ne.jp
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面接や選考の辞退
【件名】選考辞退のご連絡（氏名）
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様
先日、面接をしていただきました〇〇です。
諸般の事由により、選考辞退をお伝えしたくご連絡差し上げました。
選考にあたり貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡になりましたこと、お詫びいたします。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
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氏名：〇〇
住所：〒000-0000 ◯◯県◯◯市◯◯1-2-3
電話：090-0000-0000
メールアドレス：xxxx-xx@xxxx.ne.jp
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面接のメールを送るときは、特に次の3点に注意してください。
文字に装飾を使わない
一般的にビジネスメールの場合、色文字や太文字などの装飾は使いません。内容を強調したいという意図がある場合でも、使用は避けましょう。 また、【】や””などを使うのも避けるべきです。わかりやすくするためという配慮かもしれませんが、かえって読みづらくなる可能性があります。できるだけシンプルな体裁を心がけましょう。
改行に注意する
メールを読みやすくするため、改行には注意しましょう。基本的に、意味のまとまりごとに改行します。特にスマホで送る場合は、スマホでは読みやすくてもパソコンで確認したときに読みづらくなる可能性があります。これを避けるためには、一文ずつ改行を入れるようにするとよいでしょう。
正しい敬語を使う
メールでは、正しい敬語を使うことも大切です。メールの体裁は整っていても、正しい敬語が使われていなければ、先方に違和感を与えます。特に次のような言葉が間違いやすいので、注意しましょう。
- （誤）了解しました、わかりました→（正）かしこまりました、承知いたしました
- （誤）見ました→（正）拝見いたしました
- （誤）御社→（正）貴社
- （誤）させていただきます→（正）いたします
- （誤）よろしかったでしょうか→（正）よろしいでしょうか
- （誤）とりあえず→（正）取り急ぎ
面接のメールはマナーに気をつけよう
就活で面接メールを送る際は、基本的なマナーに十分注意してください。メールは就活生の印象を大きく左右するものです。採用担当者に良い印象を与えるため、正しい方法でメールを送りましょう。
