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【就活中の疑問】企業へのメールは土日に送っても大丈夫?適切なタイミングとは

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就活では、企業とメールのやり取りをする機会が多くあります。初めての就活で、メールを送るタイミングを悩んでしまう就活生も多くいるのではないでしょうか。今回は、そんな就活生に向けて、メールを送るタイミングやマナーについてのお話をしていきますので、ぜひ参考にしてみてください。

就活のメールは土日に送っても大丈夫?

結論からいうと、土日が休みの企業へのメールは土日に送っても問題ありません。

メールというのは電話と違い、読むタイミングを自分で決めることができます。また、基本的に出社しなければメールを読むことがないので、土日に送っても読まれるのは翌週の平日です。そのため、土日に送っても大丈夫だということを覚えておいてください。

また、企業の中には土日でも稼働しているところもあります。そのような企業とのやり取りでは、気にせずに連絡しても大丈夫。ただ、土日に稼働している代わりに、平日が定休日となっている場合もあるので覚えておいてください。

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就活中に企業へメールを送るときのマナー


それでは次に、就活中に企業へメールを送るときのマナーについてお話していきます。抑えておきたいマナーがいくつかあるので、ぜひ覚えておきましょう。

応募する企業が稼働している日時を確認する

先にもお伝えしましたが、土日が休みの企業もあれば平日を定休日にしている企業もあります。そのため、まずは応募する企業が稼働している日時を確認しましょう。求人や企業のホームページに記載されているはずです。詳しくは後程お話しますが、企業の稼働している日時にメールを送ることで、返信を早く貰える可能性が高くなります。

クッション言葉を付けて送る

クッション言葉というのは、ストレートに伝えにくい言葉の前に付けることで、頼むことや断ること伝えやすくなる言葉のことです。例えば、以下のようなクッション言葉があります。

【なにかを頼む場合】
・お手数をおかけいたしますが
・お忙しい中、申し訳ありませんが
・ご都合がよろしければ
・恐れ入りますが

【なにかを断る場合】
・せっかくではございますが
・あいにくではございますが
・心苦しいのですが
・大変申し訳ございませんが

このように、伝えたいことの前に付け加えることで伝えやすくなります。これは就活のメールにも使えます。例えば、先述した土日にメールを送る場合は、以下のように付け加えると良いでしょう。

【土日などの企業が休みのときにメールを送る場合】
・お休みのところ失礼いたします
・お休み中にご連絡失礼いたします

また、朝早くや夜遅くにメールを送る場合は、以下のようなクッション言葉を付け加えるのが良いです。

【朝早く、または夜遅くにメールを送る場合】
・朝早くに失礼いたします
・夜分遅くに失礼いたします

相手のスケジュールを意識して送る

冒頭でもお伝えしたように、土日にメールを送ることはマナー違反にはあたりません。しかし、よほど急ぎのものでない限り、相手の就業時間内にメールを送るようにしましょう。その方が早く返信を貰えますし、仕事についてのメールは仕事中に送られてきた方が良いです。

返信はなるべく早く送る

基本的に相手から送られてきたメールへの返信は、なるべく早く(メールが届いてから24時間以内)送るのがマナーです。また、就活のメールは返信の早さが選考に影響する可能性があります。

特に、企業から送られてくる面接の日程調整のメール。面接の枠は限られているため、早く返信があった人から優先的に面接を実施する企業も少なくありません。このようなことから、メールの返信はなるべく早くするようにしましょう。

ただ、なるべく早くといっても夜の遅い時間や朝の早い時間に送るときには、先述したクッション言葉を付けることを忘れないでください。もし、返信が遅れた場合は「返信が遅くなってしまい、大変申し訳ございません」という一文をメールの冒頭に入れることを覚えておいてください。

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午前中にメールを送る場合


ここからは、メールを送る時間帯について詳しくお話していきます。まずは、午前中にメールを送る場合のポイントや注意点などについて解説します。

朝イチに送る

多くの会社員が出社して最初にやることといえば、メールのチェックです。前日の退社後や朝イチに送られてくるメールがたまる時間帯であるからです。このメールのチェックをしているであろうと予想される時間帯に送ることで、メールを見てくれる可能性が高くなり、返信を早くしてくれる可能性も高くなります。

一般的に、新しく受信したものがメールボックスの上に表示される仕組みになっています。そのため、仕事を始める直前のタイミングに送ることで、自分が送ったメールを上に表示させることができます。午前9時から始業の企業ならば、8時50分頃に、午前10時から始業の企業ならば、9時50分頃に送ると良いでしょう。

それ以外の時間帯は返信が遅くなる可能性あり

お伝えしたように、出勤して最初にメールのチェックをするパターンが多いです。そして、メールのチェックを終えた後の時間帯は、別の業務をする可能性が高いです。そのため、朝イチ以外の時間帯に送ったメールへの返信は、遅くなることも。すぐに返信が欲しい場合は、朝イチに送るようにしましょう。

午後にメールを送る場合


次に、午後にメールを送る場合のポイントや注意点などについてお話していきます。

お昼休みの時間に送る

朝イチの時間帯を逃してしまった場合、次におススメなのがお昼休みの時間です。多くの会社員がメールのチェックをするタイミングとして多いのが、朝イチとお昼休みの後の時間帯です。お昼休みが終わる直前くらいにメールを送ることで、メールボックスの上に表示させることができます。

また、就活の時期には企業の採用担当は、多くの就活生とメールでのやり取りを行っていたり、面接や説明会などの対応をしている可能性が高いです。そのため、お昼休みの時間がなく、昼食をとりながらメールのチェックを行っていることもあります。いずれにしても、お昼休みの時間が予想される、午後12時の少し前の11時50分頃や午後1時の少し前の12時50分頃にメールを送るのが良いでしょう。

終業に近い時間に送る

午後の時間帯で、お昼休みの次におススメなのが終業に近い時間帯です。退社する前にメールのチェックをして帰宅、というルーチンをしている会社員が多いです。そのため、終業に近い時間帯に送るのも良いでしょう。例えば、18時が終業の企業であれば、17時50分頃に、19時が終業の企業であれば、18時50分頃に送るのがおススメ。

まとめ

就活のメールは土日や常識の範囲内であれば朝の早い時間、夜遅くに送っても問題ありません。ただ、その場合はクッション言葉を付け加えることを忘れずに。就活のメールを送るタイミングとしておススメの時間帯をお伝えしてきましたが、結局のところどの時間帯がベストなのでしょうか。それは、やはり始業前の朝イチのタイミング。

理由としては、早朝と深夜を避けた時間帯であることと、朝イチにメールのチェックをしている可能性が高いこと。また、朝に送ることでその日のうちに返信を貰える可能性も高いからです。そして企業からの返信が届いたら、24時間以内に返信するようにしましょう。今回お伝えしてきたメールのマナーを抑えながら、就活をすすめていってください。

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Written by

ハレダス編集部

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