選考中の企業から電話がかかってくることも多い就活期間。しかし、知らない番号からの突然の電話に戸惑ってしまうかもしれません。
そこで今回は、企業からの電話に戸惑うことなく対応できるように、面接後の電話対応や折り返しマナーを紹介。併せて例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
電話を受けるときのマナー
企業からかかってくる電話を受けるときには、いくつかのマナーがあります。
まずはその基本的なマナーを紹介していきます。
電話の受け方マナー①メモと筆記用具を準備する
採用担当者からの電話は、聞き逃しがないようメモ帳や筆記用具を手元に用意しておきましょう。次回選考の日程調整をする場合が大半ですので、スケジュール帳もあると便利です。
ただ、すべてをメモしようとするとコミュニケーションが疎かになってしまったり、重要なことを聞き逃しやすくなってしまったりするので、次回面接の日程や持ち物など、重要な事柄だけをメモするようにしてください。
電話の受け方マナー②静かな場所に移動する
電話は周囲の音を拾いやすく、電話を受けた場所が騒がしい場合は声が届きにくくなってしまいます。着信があったら、できるだけ静かな場所に移って電話をとるようにしましょう。
駅のホームのような静かな場所に移動ができない場所にいるときには、一度電話に出て状況を説明し、数分後に折り返す旨を伝えるのがベターです。
電話の受け方マナー③名前を名乗って確認する
就活中は様々な企業から電話がかかってきます。その際に「株式会社〇〇の××です。△△様のお電話でお間違いないでしょうか？」と伝えられるはずです。そう聞かれたときには、「はい、△△です。××様、先日はありがとうございました」のように、こちらからも名前を名乗り、相手のお名前も確認するようにしましょう。お礼を付け加えると、さらに好印象を与えられます。
《マナーと併せて知りたい》電話を受けるときのポイント
電話での応対は、表情が見えないので聞き取りづらくなってしまったり、乱暴さを感じさせてしまったりする場合も。誤解を与えないためにも気をつけたいポイントがあります。
ポイント①聞き取りやすいようハキハキと言葉を発する
電話は対面よりも声が届きにくく、意識していないと早口になってしまったり、もごもごと話してしまったりする場合も。マスクを着用している場合は、尚更聞き取りにくくなってしまいます。
そのため、電話で話すときには、対面で話すときよりも少しだけスローに、丁寧に言葉を発するように心がけましょう。
ポイント②認識相違がないよう電話の内容を復唱する
次回面接の日程や持ち物など、重要な事柄伝えられた際には、忘れないようにメモを取ります。そして、「確認させていただきます、〇月〇日×時に△ビルでお間違いないでしょうか？」と復唱し確認するようにしましょう。そうすることで、認識相違がなくなり、両者ともに安心して次回面接を迎えられます。
ポイント③切るときまで丁寧さを意識する
電話は受け方だけでなく、切り方もとても重要。どれだけ丁寧に受け答えしても「失礼します」の言葉と同時に電話を切るようなことがあれば、相手に乱暴なイメージを与えかねません。
基本的には相手から切るのを待つのがベターです。もし、数秒待っても相手が切らないようであれば、こちらから静かに切ってもOKです。
就活相談をご希望の方はこちら【例文】面接後の電話受け方・応対
まずは、採用担当者から面接後に電話がかかってきた場合の受け方や応対の例文を紹介します。
採用担当者：株式会社〇〇の××です。△△のお電話でお間違い無いでしょうか？
自分：はい、△△です。××様、先日はありがとうございました。
採用担当者：こちらこそありがとうございました。ただいま少しだけお時間よろしいでしょうか？
自分：はい、大丈夫です。
採用担当者：社内で検討した結果、△△様にはぜひ次の選考に進んでいただきたく存じます。
自分：ありがとうございます。
採用担当者：面接の日程を調整できればと思うのですが、〇月〇日以降で△△様のご都合よろしいお日にちお教えいただけますでしょうか？
自分：〇月〇日以降ですね、少々お待ちください。（スケジュール帳を確認）〇日、または〇日の午前中はいかがでしょうか？
採用担当者：ありがとうございます。では〇日の10時からでいかがでしょうか。
自分：確認させていただきます、〇月〇日10時に本社ビルでお間違いないでしょうか？
採用担当者：はい、間違いありません。
自分：ありがとうございます。
採用担当者：本社へのアクセスや持ち物については、改めてメールでお送りいたしますのでご確認いただければと思います。
自分：承知いたしました、ありがとうございます。
採用担当者：それではまた△△様にお会いできるのを楽しみにしております。
自分：ありがとうございます、では失礼いたします。
採用担当者：失礼します。
【例文】面接後電話に出られなかったときの折り返し方
学校の授業やアルバイトなどで電話に出られなかった場合には、必ず折り返しの電話をかけましょう。以下の例文を参考にしてみてください。
自分：お世話になっております。わたくし△△と申します。先ほど人事の〇〇様からお電話を頂戴し、折り返しのご連絡をさせていただきました。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
採用担当者：折り返しのご連絡ありがとうございます。〇〇です。
自分：〇〇様ですね、先ほどはお電話頂戴したにもかかわらず失礼いたしました。
採用担当者：いえいえ。先日は面接にご参加いただきありがとうございました。社内で検討した結果、△△様にはぜひ次の選考に進んでいただきたいと思い、ご連絡させていただきました。
自分：ありがとうございます。
（以下は面接後の電話受け方・応対と同様）
面接後の電話の受け方Q&A
企業から「折り返し電話します」と言われたのに電話がかかってこなかったり、折り返しの電話をしたけれど担当者が不在だったりと、上記で紹介した例文のようにはすんなりいかない場合もあります。そんなイレギュラーな状態にも対応できるよう、よくある悩みをQ&A式で紹介します。
Q.企業側から折り返し電話がないときはどうする？
A.企業側から折り返し電話する旨を伝えられたのにもかかわらず、その日のうちに連絡がこなかった場合には、翌日にこちらから電話してOKです。
ただし、「昨日折り返しの電話をするって言われたのにかかってこなかったんですけど…」といった不満をぶつけるような言い方は控えてください。
電話をかけるときは、「お忙しいところ申し訳ございません。昨日折り返しのご連絡をいただく予定だった△△と申します。」と忙しい相手への気遣いも忘れず、丁寧な対応を心がけましょう。
Q.採用担当者が不在の場合どうすれば？
A.企業から着信があり、折り返しの電話をした際に採用担当が不在の場合もあります。その場合は「何時ごろお戻りになりますか？」と採用担当者が戻る時間を聞き、その時間帯に折り返す旨を伝えましょう。
もし、戻り時間がわからないと言われたときには、「承知しました。では恐れ入りますが、お戻りになりましたらお電話をいただけますでしょうか？」と併せて自分の電話番号を伝えるのがベターです。
Q.電話に出ないけど留守番電話は残すべき？
A.採用担当者に直接つながるような番号を教えてもらっている場合にあるのが、コールしても出ないこと。留守番電話の案内が流れるようなら、以下のようなメッセージを残すと相手に親切です。
「お世話になっております。△△です。〇時にお電話いただいておりました件で折り返しの連絡させていただきました。改めてご連絡させていただきます。失礼いたします。」
留守番電話のメッセージは、名前と要件を簡潔に伝えることが大切です。
もしコールを待っても留守番電話のメッセージが流れないときには、いったん電話を切り、時間を置いて再度かけ直すようにしてくださいね。
まとめ
面接後における電話の受け方や折り返し方は、マナーを押さえ、スムーズに対応したいところ。忙しい相手への気遣いを心がけながら、次の面接日時などの認識相違が出ないようにしっかりと確認することが大切です。
就活相談をご希望の方はこちら