インターン後には、必ずお礼メールを送りましょう。時間を割いてもらった感謝の気持ちを伝えれば、入社試験に向けた自己アピールにもつながります。
本記事ではインターンのあとに送るお礼メールの書き方や例文、送る際の注意点について紹介します。
インターン後にお礼メールは送るべき？
インターンに参加したあと、お礼メールを送るべきか迷うこともあるかと思います。結論を先に言えば、インターン後は感謝の気持ちを伝えるためにできるだけ早くお礼メールを送るべきです。1dayインターンシップの場合も、同じくお礼メールを送りましょう。
ここでは、インターン後にお礼メールは必要なのかについて説明します。
お礼のメールは必要
インターン後のお礼メールは必要です。インターンが終了した日にその場でお礼をしているかとは思いますが、後日改めてお礼すればより良い印象を与え、丁寧で誠意のある人物だと思われます。
インターンは企業が人材を確保するなど企業にとってメリットのあるものですが、インターン生のために多くの時間と手間、コストをかけています。そのような負担をかけたことに対し、感謝の気持ちを伝えるのが礼儀といえるでしょう。
記憶が新しいうちにお礼メールを送っておけば、どのような人だったか思い起こすことができ、その後の就職活動でもプラスに働く可能性があります。
1dayインターンシップもお礼をしよう
お礼メールが必要なのは、1dayインターンシップの場合も同様です。1日だけの場合も、時間やコストをかけてくれたことに違いはありません。1dayの参加者でも、担当者の記憶には残ります。丁寧なお礼メールを受け取れば、良い印象を与えることができるでしょう。
「1日だけの参加にもかかわらず丁寧な対応ができる学生」というイメージを与えることもできます。
就活のインターンについては、以下の記事も合わせて参考にしてください。
インターン後にお礼メールをする理由
インターン後にお礼メールをする目的は、貴重な時間をとって参加させてもらったことへの感謝を伝えることです。また、お礼メールでは感謝の言葉とともに入社への意欲が高まったなどの気持ちを付け加えることもでき、就職活動に向けた自己アピールに役立ちます。
インターン後にお礼メールをする理由について、みていきましょう。
感謝の気持ちを伝える
お礼メールはインターンで職場体験ができる時間を設けてくれた企業へお礼を伝えることが目的です。
インターンは、まだ社会人の経験がない学生にとって仕事の一部を体験するために有意義な機会であり、自分に合う仕事や職場を見極めるためにも大切です。そのような機会を設けてくれた企業に対し、感謝を伝えるためにお礼メールを送ります。
自己アピールができる
お礼メールは自己アピールにもなります。お礼メールにより人事担当者の印象に残り、就職活動に良い影響を与える可能性もあるでしょう。
そのためにはただありきたりのお礼メールを送るのではなく、携わった仕事への具体的な感想やインターンの経験によってどのようなことを学んだか、担当者にどのようなアドバイスなどを受けて参考になったかなどを詳細に記載するとよいでしょう。
インターン後のお礼メールの書き方
インターン後のお礼メールは、ビジネスマナーに沿って作成することが大切です。以下の項目をもれなく記載しましょう。
- 件名
- 宛先
- 文頭の挨拶
- 本文
- 文末
- 署名
件名は内容がすぐにわかるようにするなど、それぞれの項目には注意したい点があります。ここでは、インターン後に送るお礼メールの正しい書き方について詳しく紹介しましょう。
件名
件名は、メールの内容がひと目でわかるような内容を書きましょう。担当者のもとには他にたくさんのメールが届いており、内容のよくわからないメールはすぐに開いてもらえない可能性があります。
誰からのメールで、どのような内容が記載されているかがわかるように記載することが必要です。
例えば、「インターンのお礼 〇〇大学（氏名）」といった件名であれば、誰からのどのようなメールかがすぐわかります。件名に何も入れないと、セキュリティ上怪しまれて削除される可能性があるため注意してください。
宛先と文頭の挨拶
宛名は略さずに記入しましょう。「会社名」「部署名」「役職名」「担当者名」の順に記載します。（株）ではなく「株式会社」と、法人格も略さず記載してください。部署内に同姓の方がいる可能性もあるため、氏名もフルネームで書きましょう。宛先が複数名となる場合は、職位が上の方から並べてください。
当然ながら会社名や個人名を間違えないように注意し、敬称の「様」も忘れないようにしましょう。
担当者の個人アドレスがわかれば、Toにその方のアドレスを、CCに人事部署のアドレスを入れます。送信先は「企業名 個人名 CC: インターンシップご担当者様」というように記載しましょう。
担当者の個人アドレスがわからない場合は、Toに部署のアドレスを入れます。送信先は「企業名 インターンシップご担当者様」というように記載してください。
本文の前には、文頭の挨拶と自分の名前や所属を簡単に記載します。はじめに「お世話になっております。〇〇大学の△△です。」と書き、いつインターンに参加したかを記載してお礼の言葉へとつなげましょう。
本文
本文はオリジナリティのある内容にしつつも、簡潔にまとめることが大切です。長文になると全部読んでもらえない可能性もあり、あまり良い印象を与えません。「文章をまとめられない人」と思われる場合もあります。
まずインターンに参加させてもらったことへの感謝の気持ちを伝え、インターンの感想を自分の言葉で記載します。具体的なエピソードを交えながら書けばわかりやすく、共感を持って読んでもらえるでしょう。
文末と署名
文末では、インターンシップで得たことを今後どう活かすかについて記載します。その上で、改めて感謝の気持ちを述べましょう。最後は「末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」といった、結びの言葉を添えるのも忘れないでください。
メールの最後には署名を入れます。文章からはややスペースを空け、以下の項目を並べましょう。
- 大学名
- 学部
- 学科
- 氏名
- 電話番号
署名の前後に傍線や二重線を入れると、わかりやすくなります。自動で署名がつく設定ができるメールもあるため、利用すると便利です。
お礼メールの例文
お礼メールは大きく、一般的なインターンのお礼と、1dayインターシップのお礼に分けられます。ここでは、それぞれのお礼メールについて具体的な例文をみていきましょう。
形式は参考にしながらも、本文はインターンに対する自分なりの気持ちを率直に伝えるようにしてください。
お礼メールの例文を、それぞれ紹介します。
一般的なインターンの場合
一般的なインターンに参加した場合は、以下のような形式で送ります。参考にしてみてください。
件名：「インターンシップのお礼」〇〇大学（氏名）
〇〇株式会社
人事部
〇〇 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日のインターンシップに参加しました、〇〇大学〇〇（氏名）です。
先日はインターンシップで大変お世話になり、ありがとうございました。
プロジェクトのサポートなど貴重な体験ができ、時間を割いて指導をしていただいた社員の皆様には心から感謝しております。業務の体験だけでなく、社会人としてのビジネスマナーや心構えなど多くのアドバイスをいただき、大変参考になりました。
社員の方との交流会では貴社のアットホームな雰囲気に触れ、入社意欲がさらに高まりました。
貴社の本選考においても、今回のインターンシップでの経験を活かすことができるよう、全力で取り組みたいと考えております。
末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
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〇〇 大学〇〇 学部〇〇 学科
氏名：〇〇 〇〇
住所 ：△△△△△
電話番号：090-0000-1234
e-mai：xyz@xxx.ne,jp
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1dayインターンシップの場合
1dayインターンシップに参加したときの例文は、以下の通りです。
件名：「1dayインターンシップのお礼」〇〇大学（氏名）
〇〇株式会社
人事部
〇〇 〇〇様
お世話になっております。
本日の1Dayインターンシップに参加しました、〇〇大学〇〇（氏名）と申します。本日はお忙しいなか、インターンシップを実施していただきありがとうございました。
改めてインターンシップのお礼をお伝えしたく、ご連絡いたしました。
本日のインターンシップを通し、貴社が掲げる「社会の進歩と発展に貢献する」という理念や「常に学びながら成長する」というビジョン、事業内容を理解することができました。
特に「変化を恐れず行動する」という貴社の価値観には強く共感しています。社会人になる上で必要な心構えもアドバイスいただき、早く社会に貢献できる人間になりたいという意欲が湧きました。
貴社にふさわしい人材になれるよう、努力していきたいと思っております。
末筆ながら、貴社のご発展と〇〇様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
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〇〇 大学〇〇 学部〇〇 学科
氏名：〇〇 〇〇
住所 ：△△△△△
電話番号：080-0000-0000
e-mai：abc@xxx.ne,jp
———————————————–
インターン後にお礼メールを送る際の注意点
インターン後に送るお礼メールは、当日中が理想的です。遅くとも翌日など、できるだけ早く送るようにしましょう。すぐに送れなかった場合も、遅れたことをお詫びしたうえでお礼メールを送るようにしてください。
また、メールは誤字脱字に注意して読みやすく書くといった点にも注意しましょう。
ここでは、インターン後にお礼メールを送る際の注意点について紹介します。
できるだけ早く送る
お礼メールは、できるだけ早く送るようにしましょう。送るタイミングは、インターンが終わった当日が理想的です。ただし、送る時間が遅くなる場合は翌日にするほうが無難です。
マナーに厳しい企業では、深夜の時間帯にメールを送ることはマイナスの印象を与える可能性もあるでしょう。企業の営業時間内に送信することをおすすめします。
遅れた場合の対処法
うっかりお礼メールを忘れて遅くなってしまった場合でも、送らないよりは送ったほうが印象は良いでしょう。その際は、遅れたことに対するお詫びの言葉を添えてください。しっかり謝罪をすれば、礼儀正しさをアピールすることもできます。遅れた理由は、特に書く必要はありません。
遅れた場合は文頭の挨拶のあとに、次のような文章を入れましょう。
「連絡が遅くなり申し訳ございません」
「連絡が遅くなりましたこと、お詫び申し上げます」
そのあとは通常の場合と同じく、感謝の気持ちやインターンの感想などを続けましょう。
誤字脱字や読みやすさに注意
お礼メールは誤字脱字に十分注意しましょう。誤字がひとつでもあると急いで書いたような印象になり、誠意の感じられないメールになってしまいます。内容が良くても、誤字脱字があるメールはそれだけでマイナスなイメージを与えるでしょう。ワードなど校閲機能のあるものに下書きをするなどして、ミスを防ぐ対策は必ず行ってください。
読みやすさも大切なポイントです。長くて要点がつかめない、改行がないといった文章では、良いイメージを与えません。社会人として最低限必要な文章のマナーを忘れず、内容をまとめてシンプルで読みやすい文章にすることを心がけましょう。
お礼メールに返信が来た場合
お礼メールに返信が来る場合もあります。返信に対してまた返信すべきなのか迷うこともあるでしょう。ビジネスメールのやり取りは「1往復半」が理想とされています。
1往復半とは、相手からの返信に対して再返信で終わらせることです。企業からの返信に対し、感謝の気持ちを表す内容を簡潔に書きましょう。ただし、企業からの返信に「返信不要」と記載されている場合は指示に従えばよく、返信をする必要はありません。
返信メールは、できるだけ24時間以内に送ります。件名は書き換えず、「Re:」を含めてそのままにしておきましょう。どのようなメールへの返信なのかわかるよう、本文の引用も消さずに残しておいてください。
返信メールの例文は、以下の通りです。
件名：Re:〇〇
〇〇株式会社
人事部
〇〇 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇（氏名）です。
お忙しいなか、ご丁寧にお返事をいただきありがとうございます。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
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〇〇 大学〇〇 学部〇〇 学科
氏名：〇〇 〇〇
住所 ：△△△△△
電話番号：090-1234-0000
e-mai：abc@xxx.ne,jp
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手紙や電話でもよい？
お礼はメールでなく、手紙や電話でもかまいません。メールにするか、手紙あるいは電話にするかは企業の雰囲気で決めましょう。インターンに参加して感じた印象で判断してください。少しでも早く送った方がいい場合はメールを、とりわけマナーを重んじる堅い雰囲気の企業の場合は丁寧さを重視して手紙を送るのがおすすめです。
担当者と懇意になり、直接お礼を伝えたい場合は電話でもよいでしょう。その際は、電話のマナーや礼儀を確認してからかけるようにしてください。
インターン後は早めにお礼メールを送ろう
インターンに参加したあとは、できるだけ早めにお礼メールを送ることが大切です。早めの時間に遅れる場合は当日中に送りましょう。
メールでは感謝の気持ちや、インターンの体験に対する率直な感想を伝えてください。入社への意欲も盛り込むと、採用に向けた自己アピールにつながります。
インターンのお礼メールを送るのに不安のある方は、転職エージェントに相談してみてはいかがでしょうか。ハレダスの「転職相談チョイス」では、就職活動に関するさまざまな相談に対応しています。お礼メールの書き方や書くべき内容などに迷う場合は、気軽に問い合わせてみるとよいでしょう。
相談やサポートの費用はかかりません。インターンに参加する予定がある方、参加後にお礼メールを書こうと思っている方は、一度相談してみてください。
