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【例文アリ】就活での質問メール、気をつけるべきポイントを伝授!

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メールでの質問はOK?

就活において、企業に聞きたいことや質問したいことが出てくることもあるでしょう。しかし「電話の方が良いのでは?」「こんなことを聞くのは失礼にあたるのでは?」と尻込みしてしまう人もいるのではないでしょうか。

メールでの質問は問題なし

会社説明会や面接、選考過程において疑問を抱いた場合、メールで質問すること自体は問題ないと言えます。一般的に急ぎの用でない以外は、メールでの質問が好ましいでしょう。もちろんすぐに疑問点を聞くのではなく、まずは自分で調べることが大事です。

質問メールの件名や締め


大前提として、メールを送る相手は近しい関わり合いのない他者であり、会社に勤めている社会人です。さらに言えば将来的に自分の上司か、それに近しい目上の人というポジションになりえる可能性もあります。それを踏まえた上でメールを送りましょう。以下に、メールの文面で押さえるポイントを羅列していきます。

件名は簡潔に

意外と悩むのが件名。昨今はスパムメールも多いので、自分だと分かるよう、件名に名前を入れておくといいでしょう。また聞きたい内容を件名に記し、さらに冒頭に【ご質問】と言った要件の旨を書くと伝わりやすいです。

例:【ご質問】説明会参加時の服装について(○○大学 △△)

本文の文頭には宛名を入れる

続いて本文にうつります。メールのマナーは基本的に手紙のマナーを引き継いでいるところも多いので、メールの本文の冒頭は宛名を書きます。

その際、まず「会社」そして質問したい方の「名前」を書きます。名前が分からない、誰に質問すればいいのか分からない、という時には「採用担当様」もしくは「人事担当者様」と書き、該当する方にメールが届くよう配慮しましょう。

挨拶文

前述したように、メールのマナーは手紙のマナーと似ており、ついで挨拶に入ります。と言っても質問のメールですので、手紙の様に時候の挨拶などは必要ありません。「初めまして、突然のメール失礼致します」などが無難でしょう。もし何度か顔を合わせている場合は「お世話になっております」が適切です。

自分が誰なのか名乗る

ついで、自分が誰なのかを名乗りましょう。所属+名前が一般的なので、学生の場合「○○大学 ○○部 △△」が自然です。

質問内容は簡単にまとめる

ここで注意すべきことは、なぜこのような質問をしたか、という自分側の理由は控えめに書くことです。その部分が大きくなってしまうと、場合によっては企業側に不信感を与えることになります。

悪い例:「就活で何度もスーツをクリーニングに出すのは金銭的にも厳しいので私服で行きたいのですが、どこまでなら可能でしょうか?」

良い例:「説明会での服装の指定が無かったのですが、スーツ以外でも可能でしょうか?」

このように、「相手が答える内容が簡単になる」ことを心がけて質問を送りましょう。

締めの挨拶文を入れる

最後には締めの文章が必要です。「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。」と時間を費やしてもらうことのお礼を述べるのがベターでしょう。

連絡先を明記する

冒頭に名乗りでましたが、改めて最後には、所属、名前、メールアドレスを署名の形で連盟します。

誤字のチェック

送信する前に今一度内容をチェックし、誤字脱字には注意しましょう。

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返信や送る時間帯など


ここまでメールの基礎をお伝えしてきましたが、文体以外にも気をつけるべきポイントがありますので、ご紹介します。

メールが返ってきた時の返信

自分の質問に返信が返ってきた場合、当然メールでのお礼は返信した方が心象は良くなります。ですがこの場合、あまりボリュームは必要ありません。来たメールにそのまま返信する形でも問題ないので、メールを確認した旨を返信しましょう。

「ご連絡いただきありがとうございます。メールを確認いたしました。明日の説明会では、どうぞよろしくお願いいたします。」

という程度の文章量で大丈夫です。

急ぎの質問は電話を使おう

例えば「面接の時間を忘れた!」など、選考に関わる重大なことに関しては、メールではなく電話をしましょう。「直接電話してもいいのか?」という気持ちにもなるかもしれませんが、メールでは採用担当の方がその日出勤しているかわからないのに加え、送られても気づかない可能性もあります。急ぎの場合は電話を使用しましょう。

またもし「聞くまでも無い」と判断できることであったら、メールを送らず当日を迎えるのも一つの手です。まずはそんなことにならないよう、しっかり事前準備はしておきましょう。

質問に尻込みする必要は無い

「面接以外で質問するのは選考において低評価につながるのでは?」という心配は最もですが、採用担当が面接で見るのは「共に働いていける人材か」「企業にマッチングしているか」の2点です。

例えば面接の時間を忘れたまま何となくの時間で行って時間を間違えてしまう人より、きちんと時間を聞いて当日滞りなく面接を受ける人の方が、はるかに共に仕事がしたいと思えませんか?もし重大な質問であったら、急であることをわびた上で質問をしましょう。

相手が働いている時間帯にメールを送信しよう

会社のメールを携帯電話に転送・通知するように設定しているケースもあるかもしれません。相手が就寝している可能性も考え、深夜などの遅い時間から早朝までの時間帯に送信することは避けた方がいいでしょう。

例文

では今回は「面接の認定の変更」を想定したメールの例文を紹介します。基本的にメールで大丈夫ですが、不慮の事故や、やむを得ない事情などで連絡が前日になる場合は、かならず電話で行いましょう。

【件名】
面接日程のご調整のお願い(○○大学 △△)

【本文】
株式会社◯◯◯
採用担当者様

お世話になっております。
○○大学□□学部○○学科の△△です。
先日は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変恐縮なのですが、いただきました面接の日程はどうしても都合がつかず、お伺いすることができません。こちらの都合で申し訳ございませんが、以下の日程で再度面接日をご調整いただくことはできますでしょうか。

◯月◯日(木) 10時〜17時(17時に面接終了希望)
◯月◯日(金) 終日

上記の日程でご調整が難しいようでしたら、あらためて別の候補を挙げさせていただきます。

お手数をおかけしまして申し訳ございません。
ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

○○大学□□学部
△△

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【就活中の疑問】企業へのメールは土日に送っても大丈夫?適切なタイミングとは

まとめ

いかがでしたでしょうか?就活での質問メールで気をつけるべきポイントをご紹介してきました。初めてでわからないこともたくさんあると思いますが、「相手への配慮」という基本的なことを踏まえ、実りある就職活動にしていきましょう。

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Written by

HAKU

HAKU

大手人材会社にて、法人営業を経験後、制作部門に異動し製造、IT、飲食、エンタメとあらゆる業界の上場企業からスタートアップのベンチャーなど、10年超のキャリアにおいて約3000社以上の企業の取材・制作・ライティングを実施。関西の制作責任者を務めた後、フリーランスにて活動を開始。