メールで企業に応募する際にはビジネスマナーを踏まえた対応が求められます。知識不足でマナーに沿わない書き方をしてしまえば、応募先から非常識な就活生だとみなされかねません。
この記事では就活の応募に必要なメールの書き方や例文、送付時のマナーを解説します。
就活にも役立つメールの基本の書き方
就活ではエントリーや履歴書の送付時に応募先へメールを送付する場合があります。
基本的なルールを意識せずに適当に送信すると、「ビジネスマナーがない失礼な学生だ」という印象を与えかねません。採用の判断において不利に働く恐れもあるため、メールの作法を把握する必要があります。
まずは、就活で役立つメールの基本的な書き方を紹介します。
件名は簡潔明瞭に
仕事で送るメールの場合、内容以前にシンプルかつ明瞭な件名をつけることが大切です。具体的には、「宛先」と「用件」がわかるような記載が求められます。
採用担当者のメールボックスには日々大量のメールが届くため、一目で概要が把握できなければ、読み飛ばされる恐れがあるためです。
（好ましい書き方の例）
【履歴書の送付】〇〇大学：□□ □□（氏名）
件名の記載では用件を端的に伝えることを何よりも意識しましょう。メールを送付した目的を伝えても、文章が長すぎると悪印象を与える可能性があるためです。
たとえば、「コーポレートサイトを拝見してぜひ選考をお願いしたいと思いご連絡しました」という書き方は、好ましいとはいえません。
送付先は時間に限りがあるなか、大量のメールを捌く状況にあると念頭におき、簡潔な記載を心がけましょう。
本文は宛名を最初に書く
本文を書く際にははじめに宛名を書きましょう。会社名→部署名→役職名→氏名の順番で記載し、相手方の名称はフルネームにする必要があります。
採用担当者の名前がわからない場合は「採用ご担当者様」と書けば問題ありません。個人にメールを出すときは継承となる「～様」が必要です。
企業名や部署名に送付する場合は「～御中」をつけてください。「〇〇 〇〇（氏名）御中」「□□株式会社 人事部様」などの誤った記載は、応募先からビジネスマナーを疑われかねないため避けましょう。
何度かメールのやり取りを続ける場合でも宛名の記載は省略してはいけません。送付先が間違っていないか確認する意味もあるため、面倒だと思わずに企業名・部署名・氏名は都度書き入れましょう。
用件の前に挨拶を書く
ビジネスシーンのメールでは用件を伝える前に挨拶の文言が必要です。いきなり本題に入ると送付先によっては失礼だと感じる場合があります。
挨拶の文章は次のように一般的なもので問題ありません。
● 「お世話になっております」
● 「はじめまして」
● 「突然のご連絡失礼いたします」
挨拶は宛名と同様、2回目以降のやり取りでも省略してはいけません。使用中のメーラーの登録機能を利用して、あらかじめテンプレート化しておくと時短につながります。
本文はわかりやすくまとめる
メールの本文は用件を簡潔に伝え、余計なことは書かないほうが良いとされています。文章が長くなると何を伝えたいか不明瞭になり、読みにくいと思われる可能性があるためです。ビジネスシーンのメールは必要最低限の情報にとどめ、前置きは基本的に必要ありません。
応募時に伝えなければいけない事柄は「募集要項を見て連絡したこと」「応募の意思があること」です。学生時代に経験したことや自己PRなどは応募書類に記載すれば良く、メールでは書かなくても問題ありません。
（好ましい書き方の例）
はじめまして。〇〇 〇〇（氏名）と申します。
この度は、貴社の公式サイトに掲載されている求人情報を拝見し、営業職に応募したいと思い至り、ご連絡いたしました。
履歴書を添付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
一度面接の機会をいただけますと幸いです。
締めの挨拶を書く
本文で用件を伝えた後はそのまま送付するのではなく締めの挨拶を入れましょう。応募先に丁寧な印象を与えられ、好感度が上がりやすくなるためです。
締めの文言は「お忙しいなか恐縮ですが、よろしくお願いいたします」「ご多忙の折恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」などで問題ありません。
締めの挨拶は本文の内容に応じて都度変えたほうが良いとされています。確認依頼ならば負担をかけて申し訳ないという気持ちを、単なる連絡事項であれば相手の体調に配慮する内容に調整しましょう。
署名と連絡先を忘れず書く
ビジネスシーンのメールでは最後に署名を記載する必要があります。連絡してきた相手が応募者本人だと明示するためには不可欠です。署名で伝える内容に明確なルールがあるわけではありませんが、所属先/氏名/連絡先を含めるケースが一般的です。
本人確認の意図があるとはいえ、住所は特段書かなくても問題ありません。所属先は大学・学部・学科で、連絡先は電話番号/メールアドレスを記載しましょう。
就活で使用するメールアドレスは、奇抜な英語や数字が並ぶものは好ましくありません。アルファベット表記の氏名や誕生日のみのシンプルなアドレスのほうが好印象です。
就活でメールを使う際に言葉遣いに気をつけよう
就活のメールでは言葉遣いにも注意を払わないといけません。敬語の使い方が間違っていると、素晴らしい経歴があったとしても、好印象を与えることは難しくなるでしょう。
企業とのやり取りに慣れていなければ、正しい言葉選びがわからなくても無理はありません。就活のメールでやりがちな失敗と適切な言葉遣いを紹介します。
二重敬語にならないよう注意する
丁寧な表現を意識するあまり、二重敬語にならないよう注意が必要です。二重敬語とは同じ種類の敬語を重複して使っている語句を表す言葉で、正しい日本語の用法とはいえません。
たとえば、「拝見させていただきます」は「見る」の謙譲語「拝見する」とさせてもらうの謙譲語「させていただく」を二重に使用しています。他にも「お読みになられる」は尊敬語「お読みになる」に尊敬語「～られる」を加えた二重敬語です。
就活生が応募先に対して丁寧な態度を表明することは正しい振る舞いです。しかし、いくら敬意を示そうとしても敬語の使い方が間違っていれば、気持ちが伝わらないばかりか失礼な学生だとみなされます。二重敬語はビジネスの経験がない就活生にありがちな失敗の一つです。
尊敬語と謙譲語は正しく使う
正しい敬語の使い方でいえば、尊敬語と謙譲語の使い分けも重要です。尊敬語は相手に敬意を評するための表現ですが、謙譲語は自分がへりくだる表現という違いがあります。
敬語のつもりで謙譲語を使うと、送付先は違和感を抱くでしょう。たとえば、「ご拝受いただく」は謙譲語「拝受する」を尊敬語と混同した誤った文言で、正しくは「ご覧いただく」です。
ビジネスシーンでよく使われる敬語表現を表にまとめました。敬語の使い方で迷ったときは以下を参考にしてください。
| 尊敬語 | 謙譲語 | |
| 読む | お読みになる | 拝読する |
| 見る | ご覧になる | 拝見する |
| する | なさる | いたす |
| 思う | お思いになる/思われる | 存じる |
| いる | いらっしゃる | おる |
クッション言葉を取り入れる
文章を柔らかく丁寧にする効果があるクッション言葉を積極的に取り入れましょう。ストレートな物言いはぶしつけで、人によっては不愛想だと悪印象を抱く場合があります。
とくに、就活のメールを読むのは目上の相手となるケースがほとんどです。単に自分の意思を伝えるだけでなく、言い方まで気を配り、気持ち良いコミュニケーションを心がけましょう。
クッション言葉とはクッションのように物言いを和らげる表現を表し、具体的には以下が挙げられます。
● 「恐れ入りますが」
● 「差し支えなければ」
● 「お手数をおかけしますが」
クッション言葉が一つあるかないかで、文面から受ける印象は大きく異なります。相手方に確認や対応を求める文章を書く際には、積極的に上記に列挙した表現を使用して、直接的な表現を避けることが重要です。
就活で応募メールを送信する際のマナーと注意点
就活の応募メールでは次のとおり送信時のマナーもあります。
● メールの送信は営業時間内にする
● 誤字脱字がないように確認する
● 返信は早めにする
● 送信前に添付ファイルがないか確認する
気をつけたい具体的なポイントや注意点について紹介します。
メールの送信は営業時間内にする
メールの送信は先方の営業時間内にするようにしましょう。送信自体は24時間いつでもできますが、深夜や早朝の時間帯に送ると「受け手の事情を配慮できない人間だ」と思われる可能性があります。
企業によっては送信時間を評価項目にする場合もあり、送信前には意識したほうが良いことです。
平日の日中にメールを作成する時間がとれないときや、誤って営業時間外に送る恐れがあるときは、自動送信機能の活用が適しています。日付や曜日、時間帯を指定できるため、送りたい時間帯に確実に送付されます。
応募先の営業時間は公式サイトや説明会で受け取った名刺などで確認が可能です。始業時刻が午前中の10時以降の企業もあるため、営業中だと勘違いして朝の9時にメールを出すことがないよう事前にチェックしましょう。
誤字脱字がないように確認する
送付前に誤字脱字が1か所でもないかチェックしてください。間違いがある状態でメールを送ると、細かいところに気が回らない学生だとみなされ、評価を落とす恐れがあるためです。
とくに、企業名や氏名の誤りは失礼です。また、メールに誤字脱字があると志望度の低さを疑われやすく、選考を実施しても入社しないのではと不信感を抱かれるかもしれません。なぜなら、優先度が高くないために見直しをせずに送ったと思われるためです。
誤字脱字は文意に影響を与えない些細なミスでも、学生の立場を窮地に追い込む恐れがあります。メールを作成したら時間をおいて読み返し、必要に応じて音読を行うことで間違いに気づきやすくなります。
返信は早めにする
応募メールに対する返事を受け取ったときはできるだけ早めに返信しましょう。面接の日程調整に影響を与える可能性があるため、気づいた瞬間に返信できると理想的です。
メールをすぐに確認できない状況でも、最低でも半日～1日以内にはレスポンスを返さなければいけません。
営業時間外でも、確認依頼や日程調整のように早急の返信が必要な内容であれば、その場ですぐ返信することが求められます。「営業時間外に失礼いたします」と一言添えれば、非常識な人間だと思われにくくなるでしょう。
ただし、企業からのメールに「返信不要」と記載があるときは基本的に返信してはいけません。就活のやり取りでは迅速なレスポンスを基本としながら、応募先の指示に則した対応を意識しましょう。
送信前に添付ファイルがないか確認する
添付ファイルで応募書類の送付が必要なのに忘れるミスはよく起こります。文面を書き終えて油断せず、送信前には添付すべきファイルがないか確認しなければいけません。
履歴書やエントリーシート（ES）は個人情報を含む重要な書類です。就活生にメールでの送付を求める場合、フォーマットやファイル名など厳格なルールを設けるケースが一般的です。応募の前に企業から指示が出ていないか確認したうえ、正しい方法に従ってください。
違うファイルを送ってしまうケースもあるため、中身を開いてチェックしたうえで送信ボタンを押下しましょう。
就活の応募に関するメールの例文
就活の応募メールはわかりやすくシンプルな内容が第一です。応募が初めてで何を書けば良いかわからないときは例文を参考に作成すれば問題ありません。
ケースごとに応募先とメールでやり取りをする際のテンプレートを紹介します。
面接の応募メールの例文
募集要項を見て面接の依頼をするときの例文です。
件名：面接の希望の件
本文：
株式会社〇〇 人事部 採用担当□□様
はじめまして。▽▽大学経済学部の××と申します。
この度は、貴社のウェブサイトにて新卒採用の求人を拝見しご連絡いたしました。
是非、選考の機会をいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
[署名]
募集要項を見た旨と面接を希望する旨を端的に伝えます。また、転職サイトやコーポレートサイトで送付物の指示はないか事前にチェックしましょう。
説明会の応募メールの例文
選考の前段階となる説明会に参加したいことを伝える例文です。
件名：〇月〇日の説明会応募の件
本文：
株式会社〇〇 人事部 採用担当□□様
お世話になっております。▽▽大学経済学部の××と申します。
この度は、説明会へのご案内を拝見しご連絡いたしました。
〇月〇日の午前10時から××ホールで開催される回に参加したいと存じます。
お忙しい中、大変恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
[署名]
説明会は複数回にわたって何度も開催するケースが一般的です。同日で何度も実施される場合もあるため、参加希望のメールでは時間や場所も記載しましょう。日時が公表されていなければ、希望の旨だけを伝えて詳細を記した返信を待てば問題ありません。
応募書類を添付するメールの例文
応募時に履歴書を送付する場合の例文です。
件名：面接の希望と応募書類の送付の件
本文：
株式会社〇〇 人事部 採用担当□□様
はじめまして。▽▽大学経済学部の××と申します。
この度は、貴社の求人情報を公式サイトで拝見し応募いたしました。
履歴書は、ファイルを添付し送付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
是非、面接の機会をいただけますと幸いです。
なお、セキュリティの観点から、添付ファイルにパスワードを設定しております。後ほど別途送信するメールにてパスワードをお送りいたします。
大変お手数をおかけいたしますが、パスワードをご入力のうえご覧ください。
お忙しい中恐れ入りますが、ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。
[署名]
応募書類をメールで送る場合はパスワードの設定が必要です。同じメールに記載しては意味がないため、パスワード送付用のメールを続けて送付しましょう。
パスワードをお知らせするメールの例文
パスワード通知用メールの例文です。
件名：パスワードのお知らせ
本文：
株式会社〇〇 人事部 採用担当□□様
お世話になります。▽▽大学経済学部の××と申します。
先ほどお送りした添付ファイルのパスワードを送付いたします。
【パスワード】△△△△△△△△
お忙しい中大変恐れ入りますが、ご確認いただけますようお願い申し上げます。
[署名]
面接を辞退するメールの例文
面接の希望メールを送信した後、他の会社での内定や体調不良を理由に選考を断らざるを得ない場合があります。
面接を辞退する際の例文は次の通りです。
件名：選考辞退の件
本文：
株式会社〇〇 人事部 採用担当□□様
お世話になっております。▽▽大学経済学部の××と申します。
この度は面接の機会をいただき誠にありがとうございます。
大変恐れ入りますが、一身上の都合により、〇月〇日〇時から予定されていた最終面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、このような結果になり申し訳ございません。
本来ならば直接お伺いしてお詫びするべきところですが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
[署名]
辞退の理由について詳細に伝える義務はなく、「一身上の都合」として問題ありません。ただし、辞退することで貴重な時間を割いていただいたことへのお詫びを伝えることが大切です。お詫びを伝えることにより辞退に対する誠意を示すことができます。
これまでに挙げたケース以外で、企業にメールを送る場合、何を書けば良いのか分からない方は添削指導を受けるのも良いでしょう。ハレダスのキャリアアドバイザーはさまざまな就活生の相談に対応してきた実績があります。
次のリンクからお気軽にお問い合わせください。
就活の応募に欠かせない履歴書の作成方法
企業によっては就活の応募に履歴書の添付を必須とする場合があります。メールの出し方や本文の書き方以外にも、応募書類の作成方法を知っておきましょう。履歴書の基本的な書き方について説明します。
基本的にパソコンで作成する
作成する方法は応募先からの指定がない限り、パソコンを選んだほうが無難です。字のうまさにかかわらず見やすい文章が書けるほか、住所や氏名などの基本情報は使いまわしが可能なため、作成時間の短縮につながります。
メールで履歴書を送付する場合、データ添付が必要です。手書きした書類を履歴書で送ることはそもそも企業の指示にそぐわない方法です。自筆した書類をプリンタでスキャンする手法も考えられますが、字がつぶれて読みにくくなる恐れがあります。
「自体から人柄や個性を伝えたい」「紙特有の温かみを表現したい」などのこだわりがなければ、パソコンでタイピングして作成しましょう。
履歴書のテンプレートを使用する
履歴書の作成時はExcelやWordのテンプレートを使用しましょう。インターネットで「履歴書 フォーマット」と検索すれば、さまざまなテンプレを用意したサイトが多数見つかります。
新卒向けと中途向けがあるため、対象者をよく確認してから利用するフォーマットを選択しましょう。同じく新入社員を対象にしたテンプレートでも、アピールしたい項目に応じて複数の種類があります。
厚生労働省が推奨するJIS規格のものは、応募先がどこでも使える万能なフォーマットです。記載項目やアピールの仕方にこだわりがなければ、「JIS規格の履歴書テンプレート」を選べば良いでしょう。
出典：【6種類】履歴書テンプレート・ダウンロード（Word、Excel、PDF）
証明写真のデータを用意する
パソコンで履歴書を作成する場合、基本的に証明写真もデータで用意しなければいけません。巷の証明写真機には撮影した写真を画像データでダウンロードできる機能が備わっている場合があります。
スタジオや写真館で写真を用意するならば、CD-ROM形式のデータを受け取ることが可能なオプションをつけましょう。現像した証明写真をコンビニのコピー機でスキャンする方法も一つです。
履歴書の写真は準備する際には、サイズや服装、髪型にも気を配らなくてはいけません。文字以外で人となりが伝わる貴重なアピール材料となるため、写り方にも気を使いましょう。
就活の応募メールに履歴書を添付・送付する際の注意点
メールで履歴書を送付する際は、ファイル名やデータ形式にも気を配る必要があります。また、「メールの例文」で記載した通り、個人情報が含まれた重要な書類のため、送付前にパスワードの設定が求められます。
履歴書のメール送付における注意点を把握し、万全な状態で連絡できるようにしましょう。
わかりやすいファイル名をつける
採用担当者に一目で添付書類の内容が伝えるため、わかりやすいファイル名が求められます。必要な項目は、書類の名称（履歴書or職務経歴書）・氏名・送信日です。
（ファイル名の例）
履歴書_氏名_20240501.pdf
上記の記載であれば、誰からの何の書類かが明確で、応募先が管理しやすくなります。日付は履歴書と同様、送信日が適切です。前送付した履歴書からコピー＆ペーストでファイル名を貼りつけると、古い日付で送付する恐れがあるため、送信前にはファイル名まで確認しましょう。
履歴書のデータはPDFにする
履歴書の作成時点ではExcelやWordで問題ないものの、応募先への送付時はPDFに変換したほうが良いです。編集できないため改ざんの恐れがなくなるほか、レイアウトが崩れる心配がないことが利点です。
PDFへの変換はファイルの設定で簡単に行えます。ただし、ExcelやWordではきれいに収まっていた文字がファイル形式を変更した結果、はみ出したり余計な空白が生じたりする場合があります。
変換後はファイルを開いて、表示の仕方を確認するひと手間を忘れずに行ってください。
履歴書にパスワードを設定しておく
個人情報保護の観点から履歴書の送付時はパスワードを設定するのが望ましい対応です。ExcelやWordからPDFに変換する際に以下の手順を行えば設定可能です。
1. ExcelやWord形式の履歴書を開く
2. 「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択
3. ファイルの種類で「PDF」を選択
4. 「オプション」を選択
5. 「PDFのオプション」→「ドキュメントをパスワードで暗号化する」→「OK」と選択
6. 任意のパスワードを入力して保存する
※アプリのバージョンによって操作方法は異なる場合があります。
パスワードは解読のリスクを下げるために、英字の大文字・小文字、数字を含むランダムの文字列が好ましいとされています。誕生日や氏名のアルファベット表記のような推測しやすい内容は避けましょう。
就活の応募メールはマナーを守って送信しよう
就活の応募メールを出すときは、書き方や送り方のマナーを守る必要があります。採用を希望するからとはいえ、オリジナリティを出そうとせず、正しいビジネスマナーを意識すれば基本的に問題はありません。
履歴書の送付やメールの宛先で企業の指示があるか事前に確認して、指示通りの対応を心がけましょう。
ハレダスのキャリアアドバイザーは、就活生一人ひとりの悩みに寄り添って、就活をサポートしてくれます。焦りを解消し、良いコンディションで就活に臨みたい方は、以下よりお問い合わせください。
