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就活の応募メールってどう書く!?

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就活における応募メールとは?

就活において、連絡する際にメールを使う頻度は多いと思ってもらって構いません。もちろん電話でも構いませんが、直接応募先の企業と話すより、メールの方が難易度は低いと感じる人も多いのではないでしょうか。

しかし、文体に残るからこそ、気をつけるべき「マナー」が常態化しているのも事実。

もともと書類などで使われていたマナーがそのままメールにも流用されている部分もあり、気をつけるべきポイントが多いのも特徴です。

そして、現在、応募人数の多い企業に関しては就職サイトから応募するのが一般的ですが、中にはメールで直接応募する企業も一定数存在します。

もしそんな企業に応募するとなった場合、どのような文体で送ればいいのか?と戸惑ってしまいますよね。

そこで今回は、企業に直接メールで応募する際の書き方についてお伝えしていきます。

応募メールの書き方


大前提として、メールを送る相手は近しい関わり合いのない他者であり、会社に勤めている社会人です。

さらに言えば将来的に自分の上司か、それに近しい目上の人というポジションになりえる可能性もあります。それを踏まえた上でメールを送りましょう。

以下に、メールの文面で要注意ポイントを羅列していきます。

件名は簡潔に

意外と悩むのが件名。昨今はスパムメールも多いので、一目で応募メールだと分かるような件名にしましょう。

また自分だと分かるよう、件名に名前を入れておくのがベスト。

さらに冒頭に【新卒/既卒採用】と言った要件の旨を書くと伝わりやすいです。

例:【新卒採用】職種:○○への応募(○○大学 △△)

本文の文頭には宛名を入れる

続いて本文に映ります。メールのマナーは基本的に手紙のマナーを引き継いでいるところも多いので、メールの本文の冒頭は宛名を書きます。

その際、まずは「会社」そして「採用担当の方の名前」を書きましょう。

名前が分からない、誰が該当するのか分からない、という時には「採用担当様」もしくは「人事担当者様」と書き、該当する方にメールが届くよう配慮しましょう。

挨拶文

前述したように、メールのマナーは手紙のマナーと似ており、ついで挨拶に入ります。と言っても質問のメールですので、手紙の様に時候の挨拶などは必要ありません。

「初めまして、突然のメール失礼致します」などが無難でしょう。もし何度か顔を合わせている場合は「お世話になっております」が適切です。

自分が誰なのか名乗る

ついで、自分が誰なのかを名乗りましょう。所属+名前が一般的なので、学生の場合「○○大学 ○○部 △△」が自然です。

内容は簡単にまとめる

ここで注意すべきことは、伝えるべき内容を簡潔に述べること。

募集の要項を見たことと、選考に応募する旨のみで構いませんので、自分のアピールなどをしないようにしましょう。

採用担当の方はたくさんの応募メールを確認しなければならない立場です。読む人のことを心がけて質問を送りましょう。

締めの挨拶文を入れる

最後には、締めの文章が必要です。「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。」と時間を費やしてもらうことのお礼を述べるのがベターでしょう。

連絡先を明記する

冒頭に名乗りでましたが、改めて最後には、所属、名前、メールアドレスを署名の形で連盟します。

誤字のチェック

送信する前に今一度内容をチェックし、誤字脱字には注意しましょう。

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送る時間帯や返信は?


以上、書くときに気をつけるべきポイントをお伝えしてきましたが、では書いて終わり、ではありません。

送ったあとや受け取ってからも気をつけるべきことがあるので、それらをお伝えしていきます。

メールが返ってきたときには早めに返信

おそらく返信には面接の日程などさまざまな指示が書いてあることでしょう。

この場合、日程などの調整が必要であればその旨を書いて返信しましょう。

先述した書くときのポイントを押さえた文面が適切ですが、挨拶文に関しては「ご連絡いただきありがとうございます。メールを確認いたしました」程度で構わないでしょう。

その代わり、企業の指示はしっかりと読んで、なるべく早く返信するようにしましょう。

相手が働いている時間帯にメールを送信しよう

メールチェックは行われていますが、それでも万が一という可能性もあります。

メールをチェックしてもらいやすくするためにも、相手が働いている時間帯にメールしましょう。

できるだけ深夜などの遅い時間から早朝までの時間帯に送信することは避けた方が賢明です。

「返信不要」が無いとき

メールに「返信不要」と無いとき、どこで打ち切るか不安になることもあるでしょう。

基本的に、応募に関するメールのやり取りは、お互いに確認すべきことが全て確認できれば、自分から終了して構いません。

日時などを知らせるメールには了解した旨の返信が必要ですが、さらに企業から「お待ちしています」といった内容だけの返事が来たときは、そこで返信せず打ち切ってしまって大丈夫です。

【例文】応募メール2案

では今回は、「採用の応募メール」と「応募書類を添付した応募メール」を想定したメールの例文を紹介します。

採用の応募メール

【件名】
【新卒採用】職種:○○への応募(○○大学 △△)

【本文】
株式会社◯◯◯
採用担当者様

お世話になっております。
○○大学□□学部○○学科の△△です。

この度は○○にて貴社の求人を拝見し、新卒採用の選考に応募したく、ご連絡いたしました。

先日説明会に参加してお話を伺い、貴社で働きたいという思いが強くなっております。
ぜひ面接の機会を頂けますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

○○大学□□学部
△△
電話:××
メール:××

応募書類を添付した応募メール

【件名】
【応募書類添付】新卒採用 職種:○○への応募(○○大学 △△)

【本文】
株式会社◯◯◯
採用担当者様

お世話になっております。
○○大学□□学部○○学科の△△です。

この度は○○にて貴社の求人を拝見し、新卒採用の選考に応募したく、ご連絡いたしました。

募集要項にてご指示の通り、本メールにて履歴書を添付しております。

お忙しいところ恐れ入りますが、ぜひ面接の機会を頂けますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

○○大学□□学部
△△
電話:××
メール:××

まとめ

今回は企業に直接メールで応募する際の書き方についてお伝えしました。就活になると、いきなりマナーや気をつけるべきことが出てきて戸惑ったり気疲れする人も多いかと思います。

初めてでわからないこともたくさんあると思いますが、基本的なことは「相手への配慮」です。これを忘れずに、実りある就職活動にしていきましょう。

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Written by

HAKU

HAKU

大手人材会社にて、法人営業を経験後、制作部門に異動し製造、IT、飲食、エンタメとあらゆる業界の上場企業からスタートアップのベンチャーなど、10年超のキャリアにおいて約3000社以上の企業の取材・制作・ライティングを実施。関西の制作責任者を務めた後、フリーランスにて活動を開始。