【例文アリ】異動挨拶メールに関する注意点とは？

人事異動の際、お世話になった上司や取引先、関連部署への挨拶は必須になってきます。
その際、具体的な挨拶の内容が分からない方や、対面でするべきか、メールで済ませてしまって大丈夫かなど、伝える手段についてもお悩みの方がいるのではないでしょうか。

この記事では、異動の挨拶に関する注意点や、事例などを紹介します。

異動挨拶の方法やタイミング

具体的な方法

異動の挨拶をする際、勤務しているオフィスが違ったり、どうしても直接会う事が出来ない場合は、メールや電話で伝えるのが一般的です。

しかし、お世話になった上司や、関係性が濃い人に関しては、直接足を運んで異動の挨拶をする方が、気持ちは伝わりやすくなるので、臨機応変に対応しましょう。

タイミング

異動の挨拶のタイミングは、正式な辞令が出た後に伝えるようにしましょう。

お世話になった人には内示が出たタイミングで伝えたい気持ちも分かります。
しかし、内示のタイミングで人に伝えてしまうと、社内で混乱を招いたり、そもそも、ルールを守れないビジネスマンというレッテルを貼られてしまう可能性もあるので、注意しましょう。

異動挨拶を直接する場合のマナー

異動の挨拶を直接する場合、相手に応じ、下記ポイントなどに注意して伝える必要があります。

取引先に対して

もし、営業担当などで取引先と親しい関係の場合は、担当者が変わる事で、先方が不安に思われるケースがあります。

その為、事前に情報は全て引き継いでいる旨や、担当者が変わっても、サービスの質が落ちる事がない点をしっかり伝える必要があります。

基本的には、後任と2人で訪問し、引き継ぎ挨拶をするのが一般的になります。

お世話になった上司に対して

お世話になった上司に対しては、事前にメールか電話で退職の挨拶に伺う旨を伝え、アポを取り直接伝えるのが丁寧な進め方になります。

上司が同じオフィスで働いているケースもありますが、その場合は、立ち話でお礼の気持ちを伝えるのではなく、改めて時間を取ってもらい、話をするようにしましょう。

同じ部署の人たちに対して

同じ部署の人たちには、最終出社日や、送別会を開催してくれた際に、丁寧にお礼の言葉を伝えるようにしましょう。

その際の注意点としては、ネガティブな言葉は発しないという点です。もちろん、仕事をしていれば、在籍していた部署に関して、多かれ少なかれ不満も出てきます。

しかし、残されたメンバーは、自分たちが在籍している部署の事を悪く言われて、いい気持にはなる人はいません。仮に、何か不満があったとしても、感謝の気持ちを伝えるのが、大人の対応と言えます。

異動挨拶をメールで送る場合のマナー

異動の挨拶をメールで送る場合も、相手に応じ、伝え方を変える必要があります。

取引先に対して

取引先に対しては、原則は直接訪問し異動の挨拶をするのが望ましいですが、どうしても訪問が難しい場合は、メールで丁寧に気持ちを伝える必要があります。

その際に、BCCで一斉に取引先にメールを送るのは失礼になりますから、絶対にやめましょう。取引先の担当者が複数人いる場合は、それぞれに個別でメールを送る方が丁寧な印象を与えます。

同じ取引先といっても、担当者ごとに、仕事での関わり方や関係性は違うと思いますので、担当者ごとのエピソードを入れる方が、気持ちは伝わりやすくなります。

お世話になった上司に対して

お世話になった上司の勤務地が遠方などの場合は、メールで異動の挨拶をするケースもあります。

まずは、感謝の気持ちを伝える事が一番大事なポイントになります。

他にも、上司との思い出や、どんな事を学んで、異動後の部署でも活かしていく旨を伝えると、上司も成長を感じてくれやすくなります。

メールで伝えた後、直接会えないとしても、出来れば電話を1本入れた方が丁寧ではありますが、これは、上司との関係性にもよるので、臨機応変に対応しましょう。

もちろん関係性が近い上司には、メール後に電話を入れてもいいですが、相手が取締役などで、関係性も少し薄く、時間的にも忙しいと想像される場合は、メールのみで送る方が、相手に配慮が出来ている対応になります。

同じ部署の人たちに対して

同じ部署の人に対して、理想は一人一人メールを送る事が出来ればいいですが、人数が多い場合は、一斉送信で感謝の気持ちを伝えてもいいでしょう。

一斉メールを送信した後、対面で感謝の気持ちを伝える事が出来る状態であれば、改めて対面で話をするのが理想です。

メールで挨拶をする際も、対面の時と同様に、ネガティブな言葉は使用しないようにしましょう。メールの場合、対面よりも感情が伝わりづらくなるので、表現方法によっては、かなりドライでネガティブな印象を与えてしまうケースもあります。

メールを送る前に、何度も読み返して、違和感のある表現や、受け手が嫌な気持ちになるような文章がないか、念入りにチェックするようにしましょう。

【例文】異動挨拶を直接する場合

異動の挨拶を、直接する場合の事例を紹介します。

取引先に対して

〇〇様
本日はお時間を頂き、ありがとうございます。

弊社の都合で大変恐縮なのですが、先日、メールでもお伝えした通り、私が、〇月〇日付で、〇〇部への異動が決まりました。

〇〇様には、特に〇〇プロジェクトの件でお世話になり、大変感謝しています。
また、仕事に対する姿勢や考え方など、〇〇様からご指導頂いた事は、私自身、とても学びが多く、貴重な経験となりました。

今後は、後任の〇〇に引き継ぎをしますので、よろしくお願い致します。

貴社に関するこれまでのお取引内容は一通り引き継いでいますが、もし、至らない点があれば、遠慮なくお申し付け頂ければ幸いです。

今後とも、よろしくお願い致します。

お世話になった上司に対して

〇〇部長
お疲れさまです。

先日、社内で発表があった通り、〇月〇日付で、〇〇部への異動が決まりました。

お伝えしたい内容は多々ありますが、まずは、私を採用し、熱心に教育して頂きありがとうございました。

新しい部署では、初めて経験する業務も多いかと思いますが、〇〇部長に教えて頂いた「あきらめず最後まで仕事に取り組む姿勢」を大事にし、1日でも早く戦力になれるよう精進します。

今後も、同じオフィスにはいますので、引き続き、ご指導の程、よろしくお願い致します。

同じ部署の人たちに対して

〇〇部の皆さま

私事ながら、〇月〇日付で、〇〇部への異動が決まりました。

〇〇部には5年という長い間在籍させて頂き、皆さまには随所で助けて頂き、本当にありがとうございました。

所属が長かった事もあり、異動に関しては少し寂しい気持ちもありますが、自分が成長できるチャンスだと思い、新天地でも頑張ります。

今後とも、よろしくお願い致します。

【例文】異動挨拶メール

異動の挨拶を、メールでする場合の事例を紹介します。

メールで異動の挨拶をする場合は、冒頭に、直接お伺いできず、メールでの連絡となってしまった旨を一言入れるといいでしょう。

取引先に対して

〇〇株式会社
〇〇部
〇〇部長

いつもお世話になります。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

本日は、弊社の都合で大変恐縮なのですが、私が、〇月〇日付で、〇〇部への異動が決まりましたので、ご報告のご連絡をさせて頂きました。

本来ならば、直接お伺いしてご挨拶すべきなのですが、急な異動となった為、メールにてご連絡差し上げました。

〇〇様には、仕事ではもちろん、プライベートでもお食事をご一緒させて頂き、とても有意義な時間を過ごさせて頂きました。

今後は、後任の〇〇に引き継ぎを致します。

〇〇様がお時間ある際に、改めてお伺いできればと思いますので、よろしくお願い致します。

後任の〇〇ともども、引き続きよろしくお願い致します。

お世話になった上司に対して

〇〇部長

お疲れさまです。

先日、社内で発表があった通り、〇月〇日付で、〇〇部への異動が決まりました。

本来であれば、直接ご挨拶させて頂くべきですが、遠方の為、メールにて失礼します。

〇〇部長には、入社当初、失敗ばかりだった私に丁寧にご指導頂いたこと、本当に感謝しています。

なかなかお会い出来る機会が少なく残念ですが、本社に行った際は、直接ご挨拶させて頂きますね。

引き続き、ご指導の程、よろしくお願い致します。

同じ部署の人たちに対して

〇〇部の皆さま

〇〇お疲れさまです。

先日の広報の通り、〇月〇日付で、〇〇部への異動が決まりました。

直接ご挨拶が出来ない方もおり、メールでのご連絡となり申し訳ありません。

〇〇部の皆さまには未熟な私を随所で助けて頂き、本当に感謝しています。

今後、皆さまと一緒に仕事が出来ないのは残念ですが、また気軽にお声掛けいただければ幸いです。

引き続き、よろしくお願いします。

まとめ

去り際というのは、人の本質が見えやすいと言われています。

異動の挨拶を雑にしてしまうと、せっかく築いた人間関係にも影響が出る可能性があります。お世話になった人たちと長くご縁が続くよう、感謝の気持ちが伝わる異動の挨拶を心がけましょう。