事務職と一口でいっても種類が多く、それぞれ仕事内容や任せられることは異なります。事務職の種類や働くメリットや注意点、転職しやすさについて解説するので、ぜひ参考にしてください。また、どのような方に向いている仕事か、求められる資格やスキルについても紹介します。
事務職とは？主な6つの種類
事務職とは、他の社員が働きやすくなるようにサポートする仕事を指します。例えば、営業職が働きやすいように見積書や納品書、請求書などを作成するのも事務職の担当となることが一般的です。
また、契約書や給与明細書の作成、経費の精算、税金の処理など、会社が円滑に進むために必要な細々とした作業は、大抵事務職が一手に引き受けます。
書類の管理や郵便物の発送、受け取った郵便物を担当部署へ配布することなども、事務職が担当することが多いです。いずれも一つひとつは難しい作業を必要とはされていませんが、正確に実行することが業務進行に多大な影響を与えるため、事務職が果たす責任は大きいといえるでしょう。
なお、事務職は担当する仕事や分野によっていくつかの種類に分けることができます。主な種類としては、次の6つです。
- OA事務
- 医療事務
- 経理事務
- 総務事務
- 人事事務
- 労務事務
それぞれの仕事や役割について詳しく解説します。
OA事務
主にパソコンを使った作業を担当するのがOA事務です。現在、多くの仕事はパソコンを使って行われるので、一般事務のことをOA事務と呼ぶこともあります。
書類の作成や管理、データ入力などが主な仕事ですが、電話や来客の応対、郵便物の発送・配布などもOA事務が担当することが多いです。基本的には特定の分野に対する知識やスキルなどを必要としない仕事なので、パソコンを扱うことができれば未経験でも挑戦しやすいといえます。
OA事務が担当する仕事やなり方などについては、次の記事で詳しく解説しています。事務職の基本となるので、これから事務職を目指す方もぜひご覧ください。
OA事務とはパソコンを使う事務職のこと！必要なスキルや志望動機を解説医療事務
医療事務とは、病院やクリニックなどで働く事務職のことです。カルテの整理や来院者の受け付け、電話の応対などを担当します。
また、医療事務ならではの仕事として、レセプト業務が挙げられるでしょう。レセプト業務とは診療費用を健康保険組合などに請求する業務で、医療行為に応じた点数を計算すること、患者の自己負担分を算出することなどの業務も付随します。
なお、レセプト業務を行うには特別な資格は必要ありません。しかし、経験や知識がないと実施できない仕事でもあるので、専門学校やスクールなどで学び、医療事務関連の資格を有していることが望ましいでしょう。
次の記事でも必要とされる資格について詳しく解説していますので、医療事務を目指す方はぜひ参考にしてください。
医療事務とはどういう仕事？メリットや3つの業務内容を解説経理事務
経理事務とは、伝票処理や帳簿作成、経費精算などのお金関連の業務を担当する事務職です。会社内外でのお金の動きに問題がないように管理する仕事でもあるため、事務職の中でも特に正確さが求められる業務ともいえます。
経理事務も他の事務職と同様、特別な資格は求められません。しかし、経理や会計に関する知識や経験がない状態で担当することは実質的には難しいでしょう。そのため、簿記や会計、法律関連の専門学校やスクールで学んだことがある方、また、関連する資格を有する方に適した仕事と考えられます。
経理事務に求められる資格については、次の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
経理事務とはどのような仕事？主な業務内容や必要なスキルなどを解説総務事務
総務事務とは、会社の運営に必要なものを管理・補充する仕事です。文房具やコピー用紙などの日常的な消耗品から、机やパソコンなどの設備まで、幅広く管理し、不足しているときは補充します。
また、イベントなどを社内外で行うときに必要な物の準備、取引先との付き合いにおいて必要とされる物、例えば冠婚葬祭や創業などのときに贈る物などを用意することも総務事務が担当することが一般的です。
そのほかに総務事務が担当する可能性がある仕事内容については、次の記事で詳しく解説しています。
総務事務は未経験からチャレンジしやすい！仕事内容とメリット3選人事事務
人事事務とは、社員の採用や異動、退職などの人事に関する事務作業を担当する仕事です。名簿や勤怠状況の管理、給与計算、社会保険の手続きなども人事事務が担当することがあります。
また、労災保険の手続き、会社の規定で定めている祝い金・見舞金の支払いなども、人事事務が担当することがあります。
なお、会社によっては次に紹介する労務事務の仕事も含めていることがあるので注意が必要です。人事事務の詳しい仕事内容については、次の記事をご覧ください。
人事事務の仕事内容や年収を解説！向いている人の3つの特徴も紹介労務事務
労務事務とは、人事事務が担当する仕事の中でも主に労務管理関連に特化した仕事を担当する事務職を指します。例えば、給与計算や勤怠管理、社会保険や福利厚生の手続きなどは、労務事務が担当することが一般的です。
労務事務の仕事により、社員の労働者としての権利が正しく守られ、適切なときに適切なサポートや社会保障を受けられるようになります。より詳しい仕事内容については、次の記事を参考にしてください。
労務事務の仕事内容や適性を解説！未経験者に必要なスキル3選も紹介事務職として働くメリット
事務職は未経験でも働くことができます。経理事務や医療事務などでは特定の経験や資格が求められることがありますが、そのほかの事務職であれば、特に経験・資格は問われないでしょう。実際に求人案件にも「未経験可能」と記載されていることが多く、就業のハードルは高くないと考えられます。
また、事務職は基本的に残業があまりありません。定時出勤・定時退勤で規則的に働きたい方にも、適した仕事といえるでしょう。
幅広い仕事を担当するため、ビジネススキルが身につくことも事務職のメリットです。パソコンを使った作業や、伝票や契約書の作成、電話での応対など、事務職を行うことで一通りのビジネススキル、ビジネスマナーを習得できます。
特にパソコンのスキルは、事務職以外でも必要性が高いです。営業や企画、マーケティングなどの他の職種で働く場合でも、パソコンで資料や書類を作成できないと業務をスムーズに進行させることができません。
いずれは他の職種への転職を考えている方も、一度、事務職を経験しておくことは無駄にはならないといえるでしょう。
事務職として働く際の注意点
事務職で働く際には次の2点に注意が必要です。
- 定型業務が多い
- 成果が目に見えにくい
事務職の仕事は、他の社員がスムーズに仕事を行えるようにサポートすることが主目的となります。そのため、書類を作成する、伝票を処理するなどの定型業務を担当することが多く、クリエイティブな作業をすることはあまりありません。
独自の発想を形にしたいと考えている方であれば、企画やマーケティングなどの創造性を求められる職種のほうが合っているでしょう。
また、仕事の成果が目に見えにくいことも事務職の特徴です。営業職のように売上などの数字で目に見える形で成果が表れるわけではないので、頑張っても評価されにくいと感じるかもしれません。
なお、事務職の仕事は、量ではなく質で評価されることが一般的です。適正な評価を受けていないと感じる場合は、ミスの内容に作業をする、処理スピードを上げるなどのように、クオリティを高めることを意識しましょう。
事務職に向いている人の特性・スキル
次の5つに該当する場合は、事務職に向いていると考えられます。
- 臨機応変な対応ができること
- パソコン関連の資格を有していること
- 相手の気持ちを汲み取れること
- 単調な仕事が苦にならないこと
- 仕事が正確かつ速いこと
それぞれどのような特性・スキルなのか、また、なぜ事務職に向いているといえるのか、詳しく見ていきましょう。
臨機応変な対応ができること
事務職の仕事は書類作成や伝票整理だけではありません。来客の対応やイベントの手配など、多岐にわたる仕事を担当します。
突発的な業務も多いため、いくつかの業務を並行して進行させたり、予定していた業務スケジュールを変更したりすることも少なくありません。
そのため、事務職には臨機応変な対応が求められます。また、常に冷静に対応し、優先順位を瞬時に判断することも事務職に必要なスキルといえるでしょう。
パソコン関連の資格を有していること
事務職で担当する業務の多くは、パソコンを使って進めていきます。そのため、まったくパソコンが使えない状態では、事務職として働くことは難しいかもしれません。
パソコン作業のなかでも、特にExcelやWord、PowerPointなどのMicrosoft Office関連の操作が多い傾向にあります。例えばMicrosoft Officeの操作スキルを示すMOSなどの資格を有していれば、事務職への就職・転職に有利になると考えられるでしょう。
ただし、パソコン関連の資格を有していることは、就職・転職の必須条件ではありません。しかし、あると有利になることがあるので、事務職を目指す方や事務職としてスキルアップしたい方は資格取得を目指してみましょう。
相手の気持ちを汲み取れること
事務職は、営業や企画、総務などのさまざまな部署の社員がスムーズに業務を行えるようにサポートします。そのため、自分がやりたいように仕事をするのではなく、相手が仕事をやりやすいと感じているかを察知して仕事を進めていくことが大切だといえるでしょう。
つまり、事務職には高い事務処理能力だけでなく、相手の気持ちを汲み取ることも求められています。スマートに気配りができるように普段から意識していきましょう。
単調な仕事が苦にならないこと
多様な業務を担当する事務職ですが、基本となるのは書類作成や伝票処理などの単純な作業です。業務時間のほとんどをパソコンの前に座って過ごすので、単調な仕事が苦手な方には向かないかもしれません。
どの企業でも、長く仕事に従事してくれる人材を求めています。長時間単調な仕事を繰り返すことが苦にならない性格は、事務職として重宝されるでしょう。
仕事が正確かつ速いこと
事務職は数字を扱うことも多く、少しでも間違いがあれば、社員に迷惑をかけるだけでなく、取引の成功を左右する可能性もあります。そのため、単にパソコンを扱えるだけでなく、正確に仕事をすることが求められているといえるでしょう。
また、正確ではあっても時間がかかり過ぎるのはNGです。事務職が担当する業務は多いので、一定以上の速さも必要です。正確かつスピーディに業務を遂行できることが、事務職の条件ともいえるでしょう。
事務職は未経験でも転職できる？
事務職を必要としない業界・業種はないといっても過言ではありません。求人数も多く、未経験でも応募できる案件も多数あります。特殊な能力を必要とされている仕事ではない限り、「未経験可」と記載されていれば、安心して転職先の候補として考えることができるでしょう。
事務職は幅広いスキルやマナーが習得できる仕事なので、オフィスワーク自体が初めてという方にも適しています。今後、他の職種に就くときにも必要とされる基本的なスキル・マナーを身に付けるためにも、まずは事務職への転職を目指してみましょう。
事務職への転職は難しい？
事務職の案件数は多いので、転職することはそこまで難しくはありません。しかし、近年はパソコンを活用して業務効率向上を実現している企業も多く、以前と比べると事務職が担当する仕事量も減り、求人数は減少傾向にあります。
また、企業によってはパートやアルバイトなどの非正規雇用の社員だけで事務業務を回していることもあり、正社員案件が少なめです。そのため、正社員として事務職に転職することは難しい可能性があります。
どうしてもこの企業で事務職に就きたいなどの明確な希望がある場合には、まずはパートやアルバイトとして採用され、その後、正社員登用を目指すこともできるかもしれません。
事務職の年収・給料相場
正社員として事務職で働いている方の平均年収は約300万円です。初任給は19万円程度ですが、ボーナスなども考えると伸び幅が少ないと考えられます。
また、派遣社員として働く場合の時給は1,300円程度です。実際の時給は1,100～1,750円と幅があり、勤務先や能力などによって差があることがうかがえます。
転職を希望する理由がわかる志望動機を記載する
事務職への転職を希望するときは、志望動機の欄に「なぜ事務職で働きたいのか」を明確に記載するようにしましょう。事務職の経験がある方であれば、仕事を実際にして適性があると感じたことなどを記載できるかもしれません。また、未経験の場合には、事務を通して仲間たちをサポートしたいなどと記載できます。
また、「なぜその企業で働きたいのか」についても志望動機に明記するようにしましょう。企業ホームページを参考に、経営方針や社風なども踏まえて動機を記載すると、より説得力のあるものになります。
次の記事では事務職の志望動機の例を紹介しているので、迷ったときはぜひ参考にしてください。
事務職への転職！志望動機を種類・シチュエーション別に例文で紹介志望動機に含めないほうが良いこと
志望動機には、前職に対する不満は含めないようにしましょう。また、「人と話すのは苦手なので」のようにネガティブな理由も避けます。その他にも、「残業がないから」「安定した給与を欲しいから」などの待遇面に関わる事柄も、志望動機にはふさわしいとは言い難いです。事務職として働くポジティブな理由を記載するようにしましょう。
事務職への転職はぜひご相談ください
事務職は社員をサポートできるやりがいのある仕事です。ご自身の適性や転職についてのお悩みは、ハレダスの「転職相談チョイス」にご相談ください。経験豊富なキャリアアドバイザーが転職のお手伝いをいたします。お気軽にお問い合わせください。
