人事事務は、企画運営や採用募集、労務管理、人材教育など重要な経営資源である「ヒト」にまつわる幅広い事務を担当します。また資格を取って、キャリアアップを実現しやすい仕事です。
今回は人事事務の仕事内容や年収、メリット、必要なスキル、適性について解説します。
人事事務の仕事内容
人事事務の仕事内容は、従業員の入社前と入社後の2つに分けられます。入社前の事務は、人事制度の企画や運営、人材採用に関することです。
人材採用では転職サイトへの求人情報の掲載や、採用・不採用の決定にタッチします。入社後は社会保険や給与計算などの労務管理、社員教育に関する事務が該当します。
入社した社員が働く上で必要なサポートおよび成長機会の提供にまつわる業務です。ここでは、人事事務の仕事内容を詳しく解説します。
1.人事戦略や制度の企画・運営
長期にわたる人材採用計画の策定、どの部署に人員を割くかといった人材配置計画の決定などに携わります。三大経営資源の一つである「ヒト」を、どのように扱うか決める役割といえるでしょう。
社員の業績や能力を適正に評価し、成果を挙げた人がきちんと報われる仕組み作りも担います。目標管理制度や昇進、給与体系など、従業員のモチベーションを触発する仕組みを構築しなくてはなりません。
働きやすい環境の構築や離職率低下の取り組みといった、戦略や施策の策定にもかかわります。
2.人材募集・採用
人事事務は転職エージェントや求人サイトへの登録・求人掲載、応募者との面接の日程調整、採用・不採用の判断など採用・雇用に直接関わる事務も担当です。
優秀な人材を雇うためには広報に力を入れ、自社の魅力を積極的に宣伝していく必要があります。
就職・転職セミナーの企画や参加、コーポレートサイトの採用ページの拡充、SNSの活用といった複数の施策を手掛けます。人材募集・採用は、人事事務が自ら表立って動くことが多い業務です。
3.労務管理
労務管理は従業員が働く上で欠かせない業務です。例えば、給与計算や勤怠管理、社会保険手続き、雇用契約書の作成、福利厚生の仕組み作りなどが挙げられます。
当然ながら、従業員は労働の対価として給料を得ますし、社会保険料や税金の負担があります。労務管理は、こうした会社員の権利や義務にまつわる業務ともいえるでしょう。
年末には、毎月の給与から天引きされている所得税の精算を行う年末調整の仕事が入ります。
年末調整は全社員の所得税を算出する負担の大きな業務であるため、この時期だけ派遣やアルバイトの募集をかけることもあるようです。
4.社員教育
新入社員研修や管理職研修、営業力向上研修、コミュニケーション研修などの企画・運営も人事事務の重要な業務です。
新入社員教育ではビジネスマナーや会社・業界に特有の知識、管理職研修では部下との接し方や管理職の心構えを学べるようなカリキュラムを組みます。
研修講師を外部に委託する場合、講師の選定や手配も行います。従業員にアンケートや面談を実施し、配置転換や今後のキャリアを決める過程にも携わるかもしれません。
【働く姿をイメージ】1日の仕事の流れ
一般的な人事事務の仕事の流れは、次の通りです。
- 8:30：出社：消耗品の確認、メールチェック
- 9:00：就業：労務手続きに関する業務（給与計算ソフトへの入力、書類作成など）
- 12:00：昼休憩
- 13:00：就業再開：労務関連の事務をこなしながら、面談や打ち合わせなど採用事務もこなす
- 18:00：退社
社会保険の手続きや給与計算などの事務は月初・月末にまとめて行うため、午後にまたがることがあります。午後は採用関連事務の割合が増え、面談に出向いた求職者の応対も担当します。
面談に来る学生や20代の中途希望者は緊張している場合があるため、笑顔で応対し、リラックスを促しましょう。
総務事務は基本的に、残業が少ない仕事です。帰宅後は社会保険労務士をはじめ、キャリアアップに役立つ資格の勉強に励む人もいます。
人事事務の年収はどれくらい？年収を上げる方法も紹介
事務職は会社に直接利益をもたらす役割ではないため、年収が低く抑えられがちです。しかし、人事事務はその他の事務職と比較すると収入が良い傾向が見受けられます。
人事事務として年収をアップさせたい人は、転職、もしくは資格の取得が有効な手段です。年収を上げる方法も含め、人事事務の年収・収入事情を詳しく解説します。
一般的な事務職よりは給料が高め
人事事務はその他の事務職と比較して、給料がいくらか高くなる傾向があります。給与計算や社会保険の手続きに、専門的な知識が求められることが影響しているかもしれません。
また採用計画の立案や人事制度構築など、上流業務を担当する求人も待遇が良くなる傾向があります。なぜなら、上流業務の仕事はその他の人事業務全般に影響を与えるためです。
ひとくちに人事事務といっても、業務内容は多岐にわたるでしょう。初めは下流業務（ex.研修企画）にチャレンジし、経験を積んだ後に業務の幅を広げることで収入を上げられる可能性があります。
年収を上げる方法その1.転職する
人事事務は転職によって年収のアップを期待できる仕事です。所属する会社が管理部門の重要度をどのように捉えているかで、待遇が変動します。働く場所によって年収に差が生じやすいともいえるでしょう。
語学力や文化への理解が試される外資系やグローバルに展開している大手企業なら、好待遇を用意している可能性が高いです。海外業務や英語の活用経験があると、その後の転職でも有利に働きます。
前提として業績が芳しくない会社では年収増を叶えづらいため、事業は好調なのか、事前のリサーチが重要です。
年収を上げる方法その2.資格を取得する
専門性の高い資格を取得して、人事のスペシャリストとして活躍する道もおすすめです。
人事関連の代表的な資格は、社会保険労務士やキャリアコンサルタント、メンタルヘルス・マネジメント検定、産業カウンセラーなどです。
資格があると業務の幅が広がりますし、客観的な知識の証明となるため、選考でも有利に働く可能性が高くなります。向上心や意欲を間接的にアピールできるという点も強みです。
持っている人が少ない難関資格を取得すれば、人材としての希少価値が上がり、転職先の選択肢が広がります。
転職相談をご希望の方はこちら人事事務の働きがいやメリット
人事事務のメリットは業務で専門的な知識が身につくため、将来的にキャリアアップを狙いやすいことです。会社での業務経験に加えて、前項で紹介したような難関資格があれば、鬼に金棒でしょう。
また残業が少なく、就業後や休日の時間を自由に取りやすいこともメリットです。ここでは、人事事務の働きがいや利点を深掘りしていきます。
1.キャリアアップを実現しやすい
人事事務は業務上、多くの専門用語や法律が必要です。最初は意味不明で習得にストレスを感じるかもしれませんが、壁を乗り越えれば、プロフェッショナル人材へのキャリアアップにつながります。
日々の仕事で経験する事柄が、そのまま将来の可能性を高めることになるのです。人事事務には就業に必要な資格が存在しません。経験やスキルがない状態からでも、プロの道に進む夢が叶えられます。
人事のプロフェッショナルとして働きたいなら、社会保険労務士に転職するのもおすすめです。
社会保険労務士は企業の人事部で勤務するほか、社労士事務所や独立などキャリアの選択肢が広がりやすいためです。
2.残業が少なく働きやすい
人事事務はほかの事務職と同様、残業が少ない仕事です。月初や月末は手続きに関する事務で多忙かもしれませんが、基本的にはスケジュール通りに仕事をこなせば、負担は大きくないでしょう。
近年、労働現場で声高に叫ばれている「働き方改革」ですが、人事は働き方改革を先導するポジションです。
効率的に働いて労働時間の短縮を目指そうと周知しているにもかかわらず、自分が残業続きでは説得力がなくなります。
ほかの従業員のお手本として機能するためにも、残業は避ける必要があるといえるでしょう。
人事事務に必要な2つのスキル
人事事務になるために必要な能力は、優れたコミュニケーション力とオフィス系ソフトや給与計算ソフトを使いこなせることです。
業務の性質上、単なる意思疎通にとどまらず、相手と良好な関係を築ける力が求められます。PCスキルは高いレベルを備える必要はないですが、基本的な能力は必須です。
具体的に人事事務ではどのようなスキルが求められるのか、解説します。
1.堪能なコミュニケーション力
人事事務はコミュニケーション力が重要だといわれる事務職の中でも、一段上のスキルが求められる仕事です。業務を進める上で、非常に多くの人と意思疎通を図る必要があります。
社会保険関連の手続きでは、期限までに全ての従業員から書類を入手しなくてはなりません。また、入社希望者の面談を担当するため、初対面の人と接する機会も多くあります。
つまり、自分の要求を重要性とともに伝える能力、緊張をほぐすための雑談力、短時間で応募者の実力を測るスキルといった広範なコミュニケーション力が必要です。
2.WordやExcelなどのOAスキル
人事事務はWordやExcelなどの基本操作のほか、給与計算専用ソフトの扱いに慣れる必要があります。
専用ソフトといっても難解な操作が求められるのではなく、データ入力をミスなく正確に入力できることが重要です。
オフィス系ソフトも、特別高いスキルは必須ではありません。しかし、業務のスピードや正確性を担保するためにもタッチタイピングができると有利です。
人事事務は全従業員の給与計算や社会保険の手続きを代行します。必然的に業務量が多くなるため、日常的にショートカットキーを駆使して効率化・短縮化できる力を身に付けておくのも良いでしょう。
人事事務に向いている人の特徴3選
人事事務は従業員からの書類の提出を前提に仕事を進める機会があるため、スケジュール管理能力が求められます。書類を期限までに仕上げるための作業の正確性やスピードも、非常に重要なスキルです。
また機密情報や個人情報を扱う機会が多いため、情報漏洩を起こさない人が適しています。上記3つの人事事務に向いている人の特徴を、具体的に解説します。
1.スケジュール管理が得意
人事事務は自分だけでなく他人の業務の締め切りも意識する必要があるため、スケジュール管理が得意な人が向いています。社会保険の手続きをはじめ、従業員から情報の提供を受けないと作業が進まない業務が多いためです。
ほかの社員からの協力が前提だとの意識を持ち、時には催促しながら、従業員をコントロールすることが円滑に業務を進めるためのポイントです。
ちなみに、新入社員研修や入社手続きがある春や、年末調整が入る12月が繁忙期となります。
2.作業の正確性やスピードに自信がある
人事事務のメイン業務の一つ、社会保険関係の手続きは正確性とスピードの両方が求められる仕事です。法律や政令などで記載内容が定められているため、書類に誤りがあると差し戻されます。
何度もやり取りを続けていると時間を要してしまうため、最初から書類の正確性には万全を期さなければなりません。
締め切りまでに大量の書類を処理するには、迅速性も重要です。スピードを保ちながらミスを防ぐというのは簡単ですが、実際には難易度が高い行為でしょう。
後々身につけるより、もともと作業の正確性やスピードに自信がある人が向いています。
3.口が堅い
組織変更や異動、従業員の評価や年収など個人情報に接する機会が多い人事事務なだけに、外部にうっかり機密情報を漏洩してしまわぬような口の堅さが求められます。
あなたの周囲に「これは極秘なんだけど～」と、担当者しか分からないような情報を教えてくる人がいませんか。組織で動いていると、どこから情報が漏れるか分かりません。
とりわけ重要情報を扱う人事事務は、業務で知り得た情報を絶対に口外しない意識を持つ必要があります。「沈黙は金なり」との格言があるように、口の堅さは管理系の部署では非常に大切な能力です。
人事事務は重要な経営資源「ヒト」を扱うやりがいのある仕事
人事事務は企業にとってかけがえのない経営資源「ヒト」に関する事務を手掛けます。
ほかの事務職と同様、ワークライフバランスは取りやすいですが、労務関連の専門知識が求められるため簡単な仕事ではありません。
業務上、外部に漏らしてはいけない情報を多々扱うため、コンプライアンスに対する意識が高い人が向いています。
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