OA事務とはパソコンを使った文書作成や資料作成などを行う事務職のことを指す言葉です。企業によっては接客などの業務も任せられることがあります。どのようなスキルが求められるのか、また、向いている人の特徴や転職するときの志望動機について見ていきましょう。
OA事務とはパソコンを扱う事務職のこと
OA事務とは、パソコンを扱う事務職のことです。OAとはOffice Automationの頭文字で、パソコンやコピー機などを導入してオフィスの業務効率を向上することを意味します。
OA事務は、パソコンを使って資料を作成したり、データ入力や文書整理などを担当したりすることが一般的です。また、営業や企画などの他の職種が働きやすいように資料作成を手伝うこともあります。
企業によってはパソコン外の業務も行う
企業によっては、OA事務の仕事にパソコン以外の業務が含まれていることがあります。例えば、電話応対や来客の対応なども、OA事務が担当することがあるでしょう。
また、紙の書類の整理なども担当するかもしれません。OA事務に転職する場合には、どのような業務を担当するのか事前に確認しておくと、イメージと現実の違いに驚かずに済みます。
一般事務との違い
パソコンが普及する以前は、パソコンを使って行う業務は限られていました。そのため、一般事務といえばパソコンを使わない事務職、OA事務はパソコンを使う事務職というように明確に区分けされていることも少なくなかったようです。
しかし、現在ではほとんどの事務作業をパソコンで行うため、一般事務とOA事務の違いはほとんどありません。その中でも「OA事務」とOA関連の作業であることを強調しているときには、通常の事務職よりもパソコンを使う作業が多いと考えられます。
営業事務との違い
営業事務とは、営業職の社員が業務を円滑に行うためにサポートする事務職のことです。例えば、営業事務は、取引先や今後取引を行う可能性がある企業に関する資料をまとめ、営業職社員に渡すことがあります。
この資料により、営業職の社員はスムーズに営業先で会話を始めたり、営業先の課題に合わせた商品やサービスを紹介したりできるようになるでしょう。また、営業職の社員向けにプレゼンテーションの資料を作成することも、営業事務が担当することがあります。
OA事務の志望動機は何が良い？
OA事務に応募するときは、なぜOA事務を希望するのか、そして、なぜその企業に応募するのかの2点を志望動機に記載するようにしましょう。OA事務に必要と思われるスキルを有していること、今までの経験とOA事務の関連性などを含めると、応募企業に即戦力があると判断されやすくなります。
また、今までにOA事務関連の経験がない場合もあるでしょう。その場合は、パソコンをどの程度扱えるのか、これからパソコン関連のどのようなスキルを習得したいと考えているのか具体的に書くことで、熱意を示すことができます。
なお、派遣社員としてOA事務に応募する場合は、なぜその企業を選んだのかについては記載する必要はありません。OA事務関連のスキルがあることや、今までの経験やOA事務に対する希望などをわかりやすく記載します。
OA事務に求められるスキル
OA事務には、以下のスキルが求められます。
- 文書や資料作成をスムーズに行うパソコンスキル
- 高い事務処理能力
- コミュニケーションスキル
それぞれのスキルがなぜOA事務に必要なのか、また、スキルを有していることでどのようなメリットがあるのか詳しく見ていきましょう。
文書や資料作成をスムーズに行うパソコンスキル
OA事務のメイン業務は、パソコンを使った文書や資料の作成です。少なくともMicrosoft OfficeのWordやPowerPoint、Excelなどは一通り使えることが望ましいでしょう。
また、職場によっては特殊なツールを使って作業をすることがあります。新しいツールに臆することなく挑戦し、自分のものにしていくこともOA事務に必要といえるでしょう。
高い事務処理能力
単にパソコンを扱えるというだけでは十分とはいえません。正確かつスピーディに作業を行える高い事務処理能力がOA事務には求められます。
また、事務作業中に他の業務を依頼されることも多いでしょう。瞬時に優先順位をつけて段取り良く業務を進めていくこと、あるいは並行して複数の業務を処理することもOA事務に必要なスキルです。
コミュニケーションスキル
OA事務は事務作業を通して他の部署との交流も多いので、円滑にコミュニケーションする能力は不可欠といえるでしょう。また、他の社員のアシスタントとして働くこともあるので、気持ち良い人間関係を構築できることが求められています。
企業によっては、OA事務が電話応対や来客対応を担当することもあるでしょう。いわば企業の顔ともいえる存在なので、企業の印象を高められるような爽やかな対応、優れたコミュニケーションスキルの発揮が期待されます。
転職相談をご希望の方はこちらOA事務に向いている人の特徴
以下の特徴を有する方は、OA事務に向いていると考えられます。
- 協調性がある
- 臨機応変に対応できる
- 仕事が速い
OA事務を目指している方は、まずはこれら3つの特徴を有しているかセルフチェックしてみましょう。それぞれの特徴について、具体的に解説します。
協調性がある
OA事務は他の社員のサポート業務を担当することが多いです。そのため、自分の意見を主張したり自分がしたいと思う作業だけを自分のペースで行っていたりするのでは、業務を進めていくことができません。
他の社員と協力して円滑に仕事を進めていける協調性を有していることが、OA事務には求められているといえるでしょう。
臨機応変に対応できる
業務中に他の仕事を依頼されることが一日に何度もあると想定されます。そのため、スケジュールを決めても、常にスケジュール通りに仕事ができるとは限りません。
また、予定外の来客対応で、通常業務が著しく遅れることもあります。さまざまな依頼に対して即座に優先順位を判断して臨機応変に対応することも、OA事務に求められている特質といえるでしょう。
仕事が速い
OA事務が担当する業務は多く、仕事が遅いと決まった作業をこなせないだけでなく、事務職の同僚だけでなく他部署にも迷惑をかけてしまうことがあります。スピーディに作業を行えることは、OA事務に必要な特質といえるでしょう。
また、単に仕事が速いだけでは有能なOA事務とはいえません。データや数字を正しく入力することも求められているので、常に速さと正確さを意識して業務に臨むようにしましょう。
パソコンの事務作業が得意な方は目指してみよう
OA事務は、パソコンでの作業をメインとした事務作業を担当する仕事です。パソコンでの資料作成やデータ入力などが得意な方は、目指してみてはいかがでしょうか。また、社内外の人々と触れ合う機会も多いので、コミュニケーションスキルに自信がある方にも適した仕事といえます。
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