営業事務は部署をサポートすることがおもな仕事です。デスクワークが基本ですが、社外の人とやり取りするシーンも多いため、コミュニケーション能力などのスキルが欠かせません。
本記事では、営業事務として働くメリットや主な仕事内容などを詳しく解説します。
営業事務とは？一般事務との違いを解説
営業事務と一般事務の違いを、正確に把握できていない人も多いでしょう。仕事内容は似ていますが異なる部分もあるため、転職活動を始める前に仕事内容をきちんと理解しておく必要があります。
ここでは、営業事務の仕事内容を紹介するとともに、一般事務の違いについて解説します。事務職や営業職に興味のある人は参考にしてみてください。
営業事務はサポートする部署が限定される
部署を限定せずに事務作業を行う一般事務と異なり、営業事務はサポートする部署が営業部に限定されています。書類の作成や電話対応など基本的な業務は同じですが、営業事務は商品知識をはじめ、見積書や請求書などを作成する経理的な知識も必要です。
主に社内とやり取りしながら業務を行う一般事務に対して、営業事務は顧客など社外とやり取りしながら仕事をすることもあります。
営業事務はコミュニケーション能力が求められる
営業事務は社内部署だけでなく、社外とのやり取りが多い仕事です。さまざまな立場の人と関わるため、コミュニケーション能力が欠かせません。
取引先からの問い合わせに応じる際に、内容や要望を正確にヒアリングができなければ、営業担当への引き継ぎがうまくいかなくなってしまいます。デスクワーク以外のスキルが求められるのも、一般事務と大きく異なる点です。
営業職の主な仕事内容
営業事務は、主に営業担当者や部署をサポートする役割を担います。業界や企業によって具体的な仕事内容は異なりますが、基本的にデスクワークが中心の仕事なので、人気も高めです。一般事務より専門性が高いため、キャリアアップを望む人にも最適です。
ここでは、営業事務の主な仕事内容を紹介します。それぞれの業務内容を確認して、自分に適した仕事かどうかを見極めましょう。
電話・メール対応
営業部署にかかってきた電話や受信したメールの対応、担当者への取り次ぎなどを行います。営業担当者は外出していて不在のケースが多いため、そのときは営業事務が代理で回答することもあります。
問い合わせや質問に素早く回答できるように、自社が取り扱う商品やサービス内容などをあらかじめ把握しておく必要があるでしょう。
書類・資料作成
契約や取引を行う際に必要な書類を作成することも、重要な仕事の一つです。営業事務が扱う書類には、以下のようなものがあります。
- 契約書
- 見積書
- 発注書
- 納品書
- 請求書
- 伝票
これらの書類には、営業担当者とクライアントが交わした条件を正確に記載しなければなりません。また、期日までに書類作成を終わらせる必要もあります。業務をスムーズに進めていくためには、書類を正確かつ迅速に作成・処理する能力が不可欠です。
ファイリング
取引や営業活動で使用する書類をファイリングします。バインダーなどにまとめて保管するのが一般的ですが、ただ単にファイリングするだけでなく、誰もが見やすく探しやすいように、クライアント別や種類別などに分類して整理することが大切です。
見積書や納品書などは法律で一定期間の保管が義務付けられているため、営業事務の役割は重大です。
顧客・商品管理
住所や電話番号、契約履歴といった顧客情報をまとめて管理します。メーカー、製造・販売などを行う会社では、商品の在庫記録なども管理します。
顧客情報をもとに新規提案や更新案内、商品の受注や出荷管理などをすることもあるので、企業の売上に関わる重大な仕事です。急を要する注文には、臨機応変な対応が求められます。
営業職の一日の仕事の流れ
営業事務の一日の流れを把握して、仕事内容をイメージしてみましょう。ここでは、正社員として営業事務の仕事を始めた場合の業務内容を紹介します。
08：30 出社
09：30 朝のミーティング、見積書の作成、顧客からの問い合わせ対応
12：00 お昼休み
13：00 顧客からの問い合わせ対応、受注管理業務、郵便物・宅配便の発送
16：30 営業職とのミーティング
18：00 退社
出社後はメールのチェックやタスクの確認などを行い、一日の業務を確認します。営業担当者との朝のミーティングで一日の作業の流れを確認する必要があるため、営業事務は早めに出社することが多いです。
朝のミーティングを終えた後は、午前と午後ともに問い合わせ対応に追われますが、午前中は営業担当者から依頼された見積書の作成や資料印刷など、営業に関わるいろいろな事務処理を行います。
12時からの休憩時間では、社内でお弁当を食べたり、ランチを食べに出かけたり、社員によって過ごしかたはさまざまです。
休憩が終了後は、夕方までに受注をシステムに入力する必要があるため、受注管理業務がメインになります。また、夕方以降は会社に戻ってきた営業担当者とミーティングをして、1日の報告や依頼作業の引き継ぎなどを行うこともあります。
退社時間は18時ですが、時間内に終わらなかった作業をこなしていると、退社時間が遅くなるかもしれません。営業担当者の状況によって仕事のペースも左右されるため、次の日の作業準備などをしていると残業に30分〜1時間ほどかかる場合もあるでしょう。
営業事務に必要な3つのスキル
営業事務の求人情報の多くは、未経験でも応募可能です。実務経験がなくても仕事に就くことはできますが、事務業務に関連したスキルを保有しておくと採用される確率も高まり、仕事でも結果を出しやすくなります。
ここでは、営業事務の仕事に求められる主に3つのスキルを紹介します。これから転職を考えている人は、活かせるスキルがないか確認してみましょう。
1.コミュニケーション能力
営業事務営業担当のサポートを行う役割があるため、相手が求めていることを理解するヒアリング力や、正確に内容を伝えるコミュニケーションスキルが必要です。
問い合わせ対応やミーティング、スケジュール管理など状況に応じて臨機応変な対応が求められますが、どれもコミュニケーションスキルがあってこそ成り立つ業務です。社内外の人と幅広くやり取りできる人であれば、営業事務で活躍できるでしょう。
2.ビジネスマナー
営業事務はクライアントや顧客と直接やり取りすることも多く、ビジネスマナーが欠かせません。電話やメールで対応する際に、相手の失礼にならないように敬語の正しい使いかたなどを身につけておく必要があります。
社会経験の浅い人は、事前に秘書検定などを受けて、ビジネスマナーについて勉強しておくのもよいでしょう。
3.事務処理能力
営業事務は数字を扱う仕事が多いです。見積書などの書類作成をはじめ、入金確認や請求処理など、数字が絡む事務作業はミスが許されません。社外に提出する書類にミスがあると、社内外に大きな迷惑がかかってしまうからです。
多くの業務は限られた期限内で処理しなければならないため、ミスなく迅速に処理する事務処理能力が求められます。
営業事務で働くメリット4つ
営業事務で働くことには複数のメリットがあります。転職活動や就職活動を始める前に、営業事務の仕事の魅力を確認して、自分に向いている仕事かどうかをチェックしておきましょう。
ここでは、営業事務に転職する主な4つのメリットを紹介します。営業事務の仕事を長く続けたい人は、どのようなやりがいがあるのかしっかり確認しておきましょう。
1.ビジネススキルが身につく
営業事務は、営業担当者などの社内スタッフだけでなく、クライアントや顧客とやり取りするシーンが多々あります。電話で対応したり商品説明をしたりと、社内外問わずさまざまな仕事をこなさなければなりません。
そのため、ビジネスパーソンとしてのマナーをはじめ、コミュニケーション能力やプレゼンテーション能力など、ビジネスシーンで役立つスキルが幅広く身につきます。将来に役立つスキルをより多く身につけたいなら、一般事務よりも営業事務がおすすめです。
また、会社の中核である営業職と緊密に連携しながら仕事をするため、ビジネス感覚も養えます。クライアントや営業職に感謝されることも多いので、業務を通して大きなやりがいも感じられるでしょう。
2.パソコンスキルが身につく
営業事務の仕事ではエクセルやワードを頻繁に使用するため、自ずとパソコンスキルが身につきます。オフィス系ソフトはどんな会社でも使用するツールなので、パソコンスキルを保有していると他業種でも優遇されやすい傾向にあるでしょう。
営業事務で培った経験が、将来的に役立つことは間違いありません。キャリアアップを考えている人には、メリットの大きい仕事だといえるでしょう。
3.未経験でも転職しやすい
営業事務は特別な資格やスキルがなくても、就職・転職できる仕事です。専門的なスキルよりも、顧客やチームメンバーとそつなくやり取りできるコミュニケーション能力が求められます。
コミュニケーションが得意な人なら、事務職の経験がなくてもすぐに職場に溶け込めるでしょう。
最低限のパソコンスキルは求められますが、仕事をしながらでもスキルアップできるので、高度なスキルは必要ありません。接客業の経験があると、転職・就職する際に有利になるでしょう。
4.キャリアアップしやすい
営業部門は会社の中核ともいえる存在です。そこで働くことによって、ビジネスに必要な知識や感覚を無駄なく身につけられます。
営業事務で仕事した経験を活かしてキャリアアップしたり、経理事務や人事・労務事務などへキャリアチェンジしたりすることも可能です。将来の選択肢の幅が広がるのも、営業事務として働く大きなメリットだといえるでしょう。
営業事務に向いている人、向いていない人
営業事務の基本的な仕事内容や求められるスキルを把握できたところで、どのような人に適正があるかをチェックしておきましょう。転職後のミスマッチを防ぐためにも、客観的な判断が必要です。
ここでは、営業事務に向いている人と向いていない人の特徴を解説していきます。転職すべきかどうか迷ったときの参考にしてみてください。
向いているのはサポート好きで几帳面な人
営業事務は、営業担当者の仕事をサポートするのが仕事です。そのため、自分が目立つことよりも誰かの役に立ちたい人、お節介が好きな人などが営業事務に向いています。
求められた書類や資料を正確かつ迅速に仕上げることも大事な仕事です。与えられた仕事をミスなく几帳面にこなせる性格の人なら、営業事務として長く活躍できるでしょう。
向いていないのはパソコン作業が苦手な人
営業事務の仕事にはパソコン作業が欠かせません。パソコンスキルは就職後に身につけることもできますが、もともとパソコン作業が嫌いな人や苦痛に感じてしまう人は、営業事務には不向きです。
逆にパソコン作業が好きな人や得意な人、すでに高度なスキルを持っている人なら、就職後スムーズに営業事務の業務を始められるでしょう。
営業事務への転職を成功させよう
営業事務では、求められた資料や書類を短時間でミスなく処理するスキルが求められます。一般事務と違い、社内外の幅広い人とやり取りするため、コミュニケーション力も欠かせません。
気配りのできる人や状況に応じて臨機応変な対応ができる人なら、営業事務として活躍できるでしょう。営業事務の仕事内容は多岐にわたるため、業務を通してさまざまなスキルを身につけられます。
営業事務で経験を積めば、営業の仕事にキャリアアップしたり秘書や経理の道に進んだりすることも可能です。未経験の人でも転職・就職できるため、興味のある人は積極的にチャレンジしてみましょう。
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