労務事務の仕事内容や適性を解説！未経験者に必要なスキル3選も紹介

労務事務は、給与計算や社会保険の手続き、社内規定の整備などを担当する仕事です。円滑な業務遂行に当たり、労働関係の法令に関する知識が求められます。

今回は未経験から労務事務を目指す人向けに、仕事内容やメリット、適性、必要なスキルを解説します。

労務事務の仕事内容。人事事務との違いや配属部署も説明

労務事務の仕事内容は、勤怠管理や給与計算、社内制度の整備、社会保険の手続きなどです。採用活動を行う人事事務と比較して、従業員をサポートする「縁の下の力持ち」のような業務が多いしょう。

配属部署は所属企業によって異なり、総務部や人事部に配属される場合もあるようです。ここでは、労務事務の仕事内容や人事事務との違い、配属部署について詳しく解説します。

1.労働時間・勤怠管理

労務事務の代表的な仕事は、従業員の出退勤や休憩、時間外労働といった労働時間および出勤日数や有給休暇の取得日数、欠勤日数などの管理です。

労働時間や出勤日数を正確に把握するのは給与計算のためだけでなく、従業員が健康的・安全に働ける環境作りにも役立ちます。

残業代の未払いや長時間労働が原因の精神疾患、自殺などの一因になっているのは、ずさんな勤怠管理が原因です。

労働者保護の観点から労務事務は、社内で違法な長時間労働が生じていないか確認する義務があります。また労働関係法令は頻繁に改正が行われるため、最新の情報へのキャッチアップも必要です。

2.給与の計算

労務事務は勤怠情報をベースに、従業員に支払う給与や控除の算定を行います。基本給や諸手当、賞与のほか、社会保険料や雇用保険料、税金なども給与計算の対象です。

給与計算にはさまざまな法令が関係しており、労働基準法や雇用保険法の知識が必要でしょう。

給与計算は毎日行う事務ではなく、支給日に間に合うようスケジュールを立てて取り組みます。日常業務の合間を縫って作業することが多く、正確さやスピードが求められます。

3.法令に則った社内制度の整備

就業規則や人事規定をはじめ、従業員の行動に制限をかける社内制度の整備にも携わります。

就業規則は絶対定めるべき事項として、始業・終業時刻や休憩時間、休日、賃金の決定方法、支払い方法、退職にかかる事項などが法律で明文化されています。

ほかにも育児介護休業規定や人事評価規程、出張旅費規程などの作成を担当するかもしれません。

一度策定したルールは永続的に使用できるわけではなく、規模の拡大や社会情勢の変化などによって常に変更を加えていく必要があります。

また健康診断やストレスチェックの実施なども、従業員の安全や健康を守るために必要です。

4.社会保険の手続き

従業員の雇用保険や労災保険、厚生年金、健康保険に関する手続きも労務事務の範疇です。上記の手続きを怠ると、従業員が病気やケガに見舞われた時に著しい不利益を被る場合があります。

万一の事態に備え、入社や退社時をはじめ、変動要因が生じたら迅速に手続きを行いましょう。

また、失業した従業員の雇用保険に関する事務も担当する場合があります。従業員が退職したら、所定の期間内に「雇用保険被保険者喪失届」を管轄のハローワークに提出しなくてはなりません。

人事事務と比較して「裏方の仕事」が多い

労務事務と業務内容が重なる部分が多く、何かと混同しやすいのが人事事務です。労務事務が担当するのは給与計算や社会保険の手続きなどであり、どちらかといえば「裏方の仕事」が多いでしょう。

一方、人事事務は人事制度の立案や研修の企画、採用活動に携わるため、表立って仕事する場面もあります。人事の役割を一言で表せば、「人材の活用による会社の活性化」。

従業員のサポートがメインの労務事務とは、求められるものが違うのです。

配属部署は企業ごとに異なる

労務は、人事や総務などの関連部署とまとめて組織が形成される場合があります。例えば、人事部が人事と労務の双方の役割を持っていたり、総務部が労務の機能を有したりするパターンです。

ほかにも、労務のうち人が対象の事務は総務部が担い、給与・賞与の計算など金銭的な業務を経理部に移すパターンもあります。

もちろん、人事・総務・労務がそれぞれ独立して組織する会社も存在します。1部署1組織の場合、業務範囲も明確に分けやすいためトラブルの回避につながるでしょう。

労務事務の働きがいやメリット

労務事務の働きがいやメリットとしてまず挙げられるのが、キャリアパスの豊富さです。業務で身に付けた専門性を活かして、スペシャリストや管理職、独立など幅広いプランを練ることが可能です。

また従業員の重要な情報を預かる立場なので、周囲から信頼を得やすいポジションともいえるでしょう。ここでは、労務事務の働きがいやメリットを詳しく解説していきます。

1.専門職として幅広いキャリアパスが考えられる

大きな方向性でいえば、特定の業務に特化してスペシャリストとして活躍するか、業務の幅を広げてできることを増やすかの2パターンに分かれます。

典型的なキャリアパスは、ある企業で総務系の部署一筋で活躍することです。管理職クラスに抜擢されれば、マネジメントや社内制度の策定・改定などを手掛けられます。

ほかにも転職して社労士事務所や労務コンサルティング会社で働く道もあるでしょう。

2.従業員に感謝されることにやりがいを感じる

労務事務は従業員の給与や評価をはじめ、トップシークレットの機密情報を扱う仕事です。重要な情報を適切に管理し、報いる給与の算定を手掛けていることで、周囲から信頼が集まる可能性も高くなります。

時には残業や上司からのストレスなど、個人的な相談を受けるかもしれません。悩みを打ち明けられるということは、能力や人格に信頼を抱いている可能性が高いからです。

責任やプレッシャーを感じる部分もありますが、周囲からの信頼を肌で感じるとやりがいを得られるでしょう。

未経験から労務事務になるために必要なスキル3選

未経験から労務事務を目指すためには、業務で必要なスキルをアピールできると良いでしょう。労務事務で必要なスキルは、法令に関する知識や優れたコミュニケーション力、基本的なPCスキルです。

それぞれどの程度の能力を備えておけば採用に有利に働くのか、具体的に解説します。

1.法令や業務遂行に必要な知識

労働基準法や労働安全衛生法、雇用保険法、健康保険法、国民年金法など幅広い法令の知識が必要です。

例えば、就業規則は必ず記載すべき絶対的必要記載事項と、定める場合のみ規定しなくてはならない相対的必要記載事項に分かれます。

また給与計算や保険加入手続きなど、業務遂行に当たり習得すべき知恵もあります。

法律の条文は読みづらく解釈が難しい部分もありますから、法律に興味がある人の方が自然に知識を習得できるでしょう。

2.堪能なコミュニケーション力

労務事務で重要になるのは、従業員と対等にコミュニケーションを図ることです。従業員の個人情報を預かり、給与の算定も行っている立場が影響して、自分の方が上だと思ってしまう可能性があります。

そうした内面態度や言葉遣いなどが外面に現れ、従業員を不快にさせてしまう危険があるのです。嫌悪感を抱いた従業員はモチベーションが低下し、ひいては会社全体の生産性低下につながりかねません。

勘違いをせず、誠意をもって周囲と接するコミュニケーション力が必要なのです。

3.PCスキル

労務事務はWordやExcelなどのPCスキルのほか、給与計算ソフトや勤怠管理システムを使える必要があります。

今や、企業の多くが給与計算にソフトを導入しています。希望勤務先で扱うソフトと異なるソフトの使用経験しかなくても応用が利くため、転職ではアピールが可能です。

労務事務で求められるPCスキルは、短時間でミスなく正確にこなせる能力です。そのためにはWordやExcelの機能を使いこなし、ショートカットキーも適宜使用できるスキルがあると心強いでしょう。

労務事務に向いている人・向いていない人の特徴

労務事務はデスクワークが多いため、事務処理能力に自信がある人が向いています。また業務で必要な労務関係の法令は頻繁に改正されることもあり、最新情報への感度が高いことも重要な要素です。

一方で労務事務に向いていないのは、口が軽く秘密をすぐに漏らしてしまう人です。労務事務に向き・不向きの人が持つ特徴を詳しく解説します。

向いている人の特徴1：事務能力に自信がある

労務は基本的に事務作業が多く、業務を通してさまざまな書類を作成します。オフィスでデスクワークに取り組む機会が多いため、そういった作業に抵抗がないことが前提です。

PCスキルに自信があったり、地道にコツコツと作業をこなすのが好きだったり、計算の正確さ・速さに自信がある人が向いています。

特に労務事務は何十・何百もの従業員の書類を処理する必要があるため、事務処理能力の高さは不可欠です。

向いている人の特徴2：情報への感度が高い

労務事務が扱う書類は専門性が高く、時代の変化に応じて内容が変化するものが多いです。

特に近年は働き方改革の影響で労務領域での法改正が頻繁に行われています。労働の在り方は日々多様化を遂げており、今後もこの動きに代わりはないでしょう。

移り変わる状況へ柔軟に対処するには、常にアンテナを立てて、自ら情報を取りに行く姿勢が必要です。

日常的に情報を摂取する癖がついている人や、向上心を持ち主体的に物事に取り組める人が適しています。

向いていない人の特徴：口が軽く噂話が好き

労務事務が扱うのは、給与や仕事での評価など外部には漏らしてはいけない個人情報です。悪気がないとはいえ、雑談や飲み会の場でそういった情報を漏らすのはご法度。

普段から口が軽く、芸能人の不祥事や身内の噂話が好きな人は、ついうっかり話してしまう危険があります。情報漏洩が発覚したら張本人はもちろん、会社規模での大問題に発展しかねません。

知人や友人から聞いた話を人に話す癖がないか確認しましょう。自信がなければ、周囲に自分は口が堅いか聞いてみても良いかもしれません。

労務事務は法令に関する専門的知識が求められる

労務事務が担当する就業規則の作成は労働基準法の知識が、健康診断の実施には労働安全衛生法が関係しています。

法律の専門的な知識が求められるため、日々勉強が必要です。この分野は頻繁に法改正が行われますから、学び続ける必要があります。

労務事務に適性があるか判断したいなら、弊社の就職相談チョイスを利用し、キャリアアドバイザーの意見を聞いてみるのはいかがでしょうか。

その他の仕事も含め、自分の天職を見つける上で貴重な経験が得られますよ。