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「メールで伝えてもいい?」退職時の切り出し方マナー|円満に仕事を辞めたいときのテクニックを紹介

#退職 #転職 #挨拶

今後のキャリアアップのための転職や家庭の都合による退職など、ひとたび入社した職場を辞めるには勇気がいるもの。せっかくお世話になった会社ですから、円満に転職したいものですよね。

引き止められたら?揉めてしまったら?と考えると、なかなか切り出しにくい退職の話ですが、いつ・誰に・どんな風に伝えればよいのでしょうか。
社会人にふさわしい退職時のマナーについて改めておさらいしてみましょう。

退職、いつ申し出るべき?

退職を申し出るべきタイミングは、実際に退職したいタイミングの1ヶ月〜1ヶ月半前がベスト。会社の定めた規定によっては「退職の1ヶ月前までに申し出ること」等、明確な決まりがある場合がありますので、確認しておくといいでしょう。

ギリギリになっての申し出はNG

あなたが仕事を円満に辞めるには、「後任スタッフを確保すること」「今あなたが背負っている業務の引き継ぎをすること」等の手順が必要です。とくに転職先が決まっていて明確に退職したい日付が決まっている場合には、逆算して申し出る必要があります。

誰に言うべき?


最初に退職を申し出る相手は、直属の上司。
普段、業務についての報告や有給休暇の相談をするような上司のことです。

親しい先輩に先んじて話したくても我慢

退職について申し出る際には、上司のさらに上の立場にある部門のリーダーや個人的にお世話になっている他部門の先輩に話したくなる気持ちをぐっと堪えて、直属の上司のみに伝えます。

直属の上司の気持ちになりかわって考えてみると、もしも他の社員からあなたの退職意思について耳に入るようなことがあれば、いい気分がしないもの。「なぜ自分を差し置いて?」というように、これまでの信頼関係にも影響が生じてしまいます。
円満な退職を目指すためにも、まずは直属の上司にのみ切り出しましょう。

上司の役職が「課長代理」等であるときには

課長代理の顔を立てながらスムーズに課長の判断を仰げるよう、課長代理に相談しましょう。課長代理から課長へと話を上げてもらえるよう依頼したり、課長代理へ切り出したあとに課長にも話す機会を作ってもらえるよう相談したりと、少しの根回しが必要です。

メールで申し出てもいいの?


退職という大きな決断について上司と一対一で顔を合わせて話すのには勇気がいるもの。ですが、メールで申し出るのはマナー違反。必ず口頭で話すようにしましょう。

話す機会をもらう“アポ取り”にはメールも可

上司に退職について申し出る機会をもつには、面談のアポイントメントを取得する必要があります。この場合には、業務に差し障りがないようメールを使ってもOK。

<例>
タイトル:面談のお願い
本文:
お疲れ様です。
お忙しいところ申し訳ありません。
本日お話したいことがあり、15分ほどのお時間をいただけませんでしょうか。
よろしくお願いいたします。

このとき、メールの本文には「退職の意思」について触れません。切り出すのは、必ずアポイントメントがとれたあとの面談においてです。

面談は就業時間内を避ける

就業時間中に私事で上司の手をわずらわせることは、極力避けたほうがベター。
休憩時間や定時を過ぎたあとにアポイントメントの時間を設定してもらいましょう。

退職届は不要

ドラマ等では退職届を持参するようなシーンを見かけることもありますが、面談の時点で退職届を持参する必要はありません。退職が決まったあと、会社が所定の書式を用意するケースが多いため、まずは口頭での面談が基本です。

円満退職のための切り出し方

トラブルなく退職するためには、上司への切り出し方にもコツがあります。
退職理由によって話し方が変わりますので、例とともに見てみましょう。

まずは退職の意思を明確に伝える

「今後について相談したい」「退職の可能性がある」といった切り出し方はNG。
気を遣ったつもりで退職そのものを迷っているように見せてしまうと、必要以上に引き止められたり、わざと退職をほのめかして留意させたいような印象を与えてしまったりすることがあります。

併せて話す退職理由にもコツが

退職の理由は、必ず前向きで、かつ上司が受け入れやすい内容を添えましょう。
例え任される業務の内容や労働条件等に不満があったとしても、一方的な会社批判は控えるべきです。

ケース別の退職理由サンプル

<家庭の都合の場合>
・結婚(出産・育児)するため/配偶者が転勤するため
・実家の家業を引き継ぐことになったため

<キャリアアップしたい場合>
・長年志していた業務やポジションに挑戦したいため
・長期的なキャリアパスを考えて独立するため

<資格勉強・留学の場合>
・取得したい資格(留学)の年齢制限に抵触するため
・資格取得(留学)のための勉強や準備に入るため

<新卒の場合>
・かねてより関心のあった分野に改めて挑戦したいため

<体調不良の場合>
・一度会社を離れて治療に専念したいため

退職時期は上司と相談

具体的な転職先が決まっていて入社予定日が決まっている場合などには、「◎月中に退職したい」というように必ず“相談ベース”で退職時期の目安を伝えるようにしましょう。上司にとっても後任者の検討等がしやすくなります。また、チームの繁忙期の真っ只中に退職を希望するのは極力避けるよう配慮しましょう。

転職先を伝えなくてもいい

上司から転職先の会社名を聞かれても、必ずしも明かす必要はありません。
例え社名を告げることなく退職しても法律上の問題はなく、社会保険等の手続きの際に不都合が生じることもありません。

退職が決まったら引き継ぎを


退職について申し出た後に会社から正式な承認が得られたら、退職日までの間に後任者へ業務の引き継ぎを行います。
法的な強制力のあるものではありませんが、会社を円満に去るには避けて通れないものと考えたほうがよさそうです。

まずは引き継ぎのスケジュールを立てる

「いつ後任者が決まるのか」「どの内容を、どのように引き継ぐのか」「引き継ぎ資料を作成するのか」等、退職日から逆算してあらかじめ予定を立ててみましょう。また、自分がまだ消化していない有給休暇の日数を改めて確認して、最終出勤の日程も組みましょう。

引き継ぎと有給休暇の消化については、なるべく早い段階で上司に相談しておかなければ希望が叶わないケースも多く見られますので注意しましょう。

引き継ぎの資料を作る

中には、あなたの在籍期間中に後任者が決まらないケースもあります。あなたの退職後、誰が閲覧してもすぐに業務にとりかかることができるよう親切な引き継ぎ資料の作成に努めましょう。

「業務内容」「クライアント名(連絡先)」「備考」等を一覧にまとめた表を作ったり、必要書類のフォーマットを整理したりすると、よりわかりやすい引き継ぎ資料が完成します。

取引先へ挨拶にいく

引き継ぎ業務と並行して、取引先やお世話になった社外の関係者へ退職の挨拶と後任者の紹介に出向くこともあります。スケジュールの都合で直接足を運べない際には、電話やメールでの挨拶でも構いません。

まとめ

いかがでしたか。早いうちから退職日について具体的な相談をしたり丁寧にマニュアルを作ったりすれば、退職にまつわるトラブルを未然に防ぐことができます。
あなたにとっては次なる環境へと向かうための前向きな転職であっても、これから同じ業務に真摯に取り組んでいく上司や同僚への配慮を忘れないように手順を進めましょう。

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Written by

HAKU

HAKU

大手人材会社にて、法人営業を経験後、制作部門に異動し製造、IT、飲食、エンタメとあらゆる業界の上場企業からスタートアップのベンチャーなど、10年超のキャリアにおいて約3000社以上の企業の取材・制作・ライティングを実施。関西の制作責任者を務めた後、フリーランスにて活動を開始。