【例文アリ！】コロナ禍での退職挨拶メールのポイントをご紹介！

転職などの理由で会社を退職する場合、「退職の挨拶」を考えることかと思います。一般的に退職時の挨拶はマナーとなっていますが、方法は勤める企業や業界によって千差万別であるのが実情です。

またコロナ禍においてフルリモートや在宅勤務が一般化し、来客対応も厳しくなった現在においては、直接挨拶に伺う方が相手方に負担をかけかねません。

今回はメールで行う場合のポイントなどについてご紹介していきます。

メールか挨拶かは、ケースバイケース

退職の挨拶とは、お世話になった方へ謝辞を述べることで、円満に会社を去っていくための助けとなります。そのため玉虫色の回答になってしまいますが、退職の挨拶をする場合、挨拶に伺うかメールで行うかは職場環境と関係性次第、という他ありません。 円満な退職を目指すのならば、その会社の通例に従い、不安であれば上司や同僚に相談するのが吉でしょう。

挨拶に伺った方が良い場合

このコロナ禍ですが、お世話になった方や懇意にしてもらった取引先については、直接挨拶に伺う方がより円満な退職に繋がります。退職するとはいえ、そこで築きあげた人間関係は続いていくので、今後とも付き合っていきたい方々に対しては特に「直接ご挨拶したい」というアピールをし、より良い関係性を継続していきましょう。

また全くの別業界、別職種に転職するならまだしも、似たような業界で働く場合は今いる会社とも関係性は続くかもしれません。その場合はもう少し範囲を広げ、「今後ともよろしくお願いします」と挨拶に伺った方が、「まだまだ関係性を保っていたい」というアピールにもなるでしょう。

メールで行う方が良い場合

このコロナ禍で、リモートワークや在宅勤務が主流になっている業界、会社ではメールで行う方が双方の負担は軽減されます。

もちろんお世話になった方や懇意にしてもらった取引先については、コロナ禍の状況で直接会うことが難しくとも、挨拶に伺いたい旨の一報を入れた方が良いでしょう。電話などで直接会話する機会を設けるのもベストです。

また人数の多い会社に勤めている場合はメールの方が効率もよく、負担もありません。円満な退職を目指し、メールか直接か、使い分けていきましょう。

メールだからこそ、気をつけるべき点

コピー＆ペースト、一斉送信など便利な分、手抜きだと取られやすいのがメールの難点です。

円満な退職を目指して退職の挨拶を行ったのに、それで不快感を与えてしまっては本末転倒。メールでも印象を下げないポイントについてお伝えしていきます。

誤字はNG

メールでの挨拶は手間が掛からない分、文章として受け取られるので体裁や誤字に気を使う必要があります。

当然のことですが、誤字はNG。謝辞を述べる文章の推敲もできない、という印象を抱かれかねません。もしこれからも仕事上の関係性を継続していきたい方がいた場合、マイナスの印象を抱かせることにもなってしまいます。推敲はきちんと行いましょう。

BCCでの一斉送信が吉

一斉送信の際には、送信した相手に大勢の送信相手のアドレスが晒されないよう、BCCに先方アドレスを、Toに自分のアドレスを入れるのが吉でしょう。細かいことですが、情報管理の面からいっても、BCCとToを使い分けた方が後腐れもありません。円満な退職を目指すため、細部にも注意していきましょう。

「直接ご挨拶したかった」という胸の文章を入れる

前述したように、手抜きだと取られやすいのがメールの難点です。遺恨なく退職するためにも、「この情勢下におきまして直接のご挨拶は控えさせて頂き」や「本来であれば、直接ご挨拶を申し上げるべきところを」という文章を入れ「直接ご挨拶したかった」とアピールするのが吉でしょう。

特にこれからも同じ業界で働く場合、会社のどのような人とどのような関わりを持つかわかりません。円満な退職と、今後の円滑な仕事のためにも、挨拶の文面にも気を使うのがベターです。

【例文アリ！】メールで行う退職の挨拶

以上を踏まえた上で、メールで行う退職の挨拶の例文をご紹介していきます。

メールで行う「退職の挨拶」のテンプレ

①挨拶文　
冒頭に時候の挨拶を記載します。便利なのが「時下」という言葉。「現在・ただ今」という意味があるので、これを使用すると季節での変化を言及することなく挨拶を始めることができます。良く使用されているのが「時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。」などです。社内でのメールについては時候の挨拶を省き、「お疲れ様です」と始めるのも一般的です。

②退職報告
私事で大変恐縮ですが、という前文を加えて報告するのが一般的です。退職日を明記しておくと、文章として体裁も整います。

③お礼の言葉
ここは自分の言葉で、お世話になったことを感謝する一文を書いてみましょう。在職期間などを書いて「温かいご指導をいただきました」と書くパターンが多いです。

④今後の展望
転職してからも関係性を継続させていきたい、という旨をアピールします。

⑤締めの挨拶
ここで「直接ご挨拶したかったが様々な理由でできなかった」というメールでの文面のお詫びを行い、同時に相手や相手の会社の活躍を祈る文章を書いて締めくくります。

⑥署名・後付
記入日、会社日、名前を書きます。

社外向けメールのテンプレ

件名：退職のご挨拶（名前）

時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

この度、私事で大変恐縮ですが、○月○日をもちまして○○社を退職することとなりました。在職中は大変お世話になり、本当にありがとうございました。

○年間という短い間ではありましたが、○○様には温かいご指導をいただきました。心より感謝申し上げます。

今後、別の場所でお世話になることもあると思います。その際は是非、よろしくお願い申し上げます。

本来であれば、直接ご挨拶申し上げるべきところ、この情勢下におきまして直接のご挨拶は控えさせて頂くことになり、メールでのご挨拶となりましたこと、お詫び申し上げます。
末筆ながら、○○様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

令和○年○月○日
○○株式会社
○○　○○

まとめ

いかがでしたでしょうか？今回はコロナ禍での退職挨拶メールのポイントをご紹介しました。この情勢下で仕事環境もめまぐるしく変わり、マナーや形式など、当然だと思っていたものも軒並み変わりつつあります。退職の挨拶は、基本的に退職という行為を円満に完了させるためのもの。根本的に何を行うべきかを見定めた上で、様々なことをあなたの糧としていってください。