履歴書を封筒に入れる際、折り方には決まりがあることをご存知でしょうか。基本的に、履歴書は二つ折りまでというのがマナーです。本記事では履歴書の折り方を中心に、封筒への入れ方や郵送時の注意点、「履歴書在中」の書き方について解説します。ぜひ参考にして、書類選考を突破してください。
center>▼▼▼この記事の要約動画をみる▼▼▼履歴書の折り方に決まりはあるの？
就職・転職活動をする際、まずは志望する企業に履歴書を送付します。しかし、このときに陥りがちな間違いがあります。それは、履歴書や封筒の書き方ばかりに気をとられてしまい、封筒への「入れ方」が適当になってしまっているケースです。履歴書を封筒に入れる際は、折り方にもルールがあります。本章では、履歴書の折り方について解説していきます。
基本的には二つ折りがマナー
結論からいえば、履歴書は二つ折りにするのがマナーです。市販されている履歴書の多くは、A4もしくは、B5サイズでしょう。マナーといえば少し堅苦しいですが、書類を真ん中で折るだけなので、何も難しいことはありません。また多くの履歴書は、市販されているときから二つ折りになっています。履歴書を書き終えたら、また元通りに折れば問題ありません。
三つ折りや四つ折りでは、折り目が文字と被ってしまい、読みにくくなってしまいます。基本的には、二つ折り以外はマナー違反と認識しておきましょう。
パート・アルバイトの場合は三つ折りでもOK
場合によっては、三つ折りでも問題ないというケースもあります。以下のような面接時に使う履歴書は、三つ折りで封筒に入れても構いません。
- パートもしくは、アルバイトの面接
- 人材派遣会社や人材紹介会社へ提出する履歴書
- 選考とは無関係な履歴書を送付する場合
もちろん、いずれの場合も三つ折りでなければならないというわけではありません。二つ折りであっても問題はないため、三つ折りでもよいのか迷ったときは、二つ折りにしておくのが得策です。
二つ折り・三つ折りの方法
履歴書を二つ折りや三つ折りにして、封入する場合には、どのような折り方をすればよいのでしょうか。そこで、まず二つ折りの方法から解説します。
履歴書を二つ折りにする場合は、文字が書かれている面を表にして、真ん中で折ります。採用担当者が封筒から出して、すぐに読めるようにといった配慮も、二つ折りが基本となっている理由です。
三つ折りにして履歴書を送付する場合には、少しコツが必要です。まず二つ折りと同様、履歴書を縦半分に折ります。その後、写真の貼られている面を表にして、上3分の1を折ります。さらに、もう3分の1を折って完成です。横から見ると、アルファベットの「Z」のように折りましょう。
履歴書を封筒に入れる方法
履歴書を正しく折ったあとは、封筒に入れていきます。そして、封筒に入れる際にも、いくつかのルールがあります。ルールに従って封入しなければ、履歴書に不要なシワができてしまったり、取り出しづらくなってしまったりする恐れがあります。
本章では封筒のサイズを始めとしたルールを紹介します。これから就職活動をする方は、参考にしてください。
封筒のサイズは「角A4」または「角2」
履歴書を入れる封筒のサイズは、用紙に合わせて「角A4」または「角2」を使用しましょう。大きいサイズの封筒を使うのは、必要最低限の折り目で済むようにするためです。基本的に、封筒に入った書類は、折り目が多いほど中身を確認するのに手間がかかります。
履歴書の折り方や封筒のサイズなどのマナーは、受け取った人が中身を確認しやすいようにするための配慮です。
クリアファイルに入れよう
履歴書を封筒に入れる際は、クリアファイルを使いましょう。履歴書をそのまま封入するのではなく、クリアファイルに入れることで、郵送中に汚れてしまったり、角が折れ曲がってしまったりといった心配がありません。
また、職務経歴書など履歴書以外の書類を同封している場合でも、クリアファイルがあることでひとまとめにして管理できます。採用担当者が封筒から取り出しやすい点もメリットです。
「〆」マークを使おう
必要な書類を全て封筒に入れたら、口を閉じます。裏面の封をしっかりとのり付けして閉じた上で、封の中央に「〆」マークを入れます。これは確実に封が閉じられていることを表す「封字」と呼ばれるサインです。封と封筒本体の両方に渡るように記入してください。
書き忘れてしまっても選考に大きな影響はありませんが、社会人として最低限のマナーであるため、しっかりと記入しましょう。
履歴書を送るときの注意点
ここまで、履歴書の折り方や封筒への入れ方について解説しました。履歴書をはじめとした公的書類を送付する場合は、他にも細々としたルールがあります。本章では一度、履歴書送付にまつわる注意点をまとめて紹介します。
郵送時の注意点
履歴書を郵便で送る場合は「普通郵便」を利用しましょう。万が一、期限に間に合うか不安な場合は「速達」を利用することも可能です。しかしその場合は、封筒に「速達」と記載されるため、企業へ期限にギリギリであったことが伝わってしまいます。
期限にゆとりがある場合は、普通郵便を利用してください。また、確実に履歴書が届けられたのか確認したい方は「特定記録郵便」の利用がおすすめです。
書類の重ね方
履歴書を送付する際には、職務経歴書や送付状などを同封することがほとんどでしょう。それらの書類も履歴書と一緒にクリアファイルに入れて送りますが、重ね方に決まりがあります。
いくつかの書類をまとめて郵送する場合は、以下の順番で封入しましょう。
- 送付状
- 履歴書
- 職務経歴書
- その他の書類
書類の向き
封筒に履歴書を入れる際、書類の向きにも注意しましょう。担当者が封筒から出したときに履歴書をすぐに確認できるよう、宛名を書く封筒の正面と顔写真のある履歴書の正面を揃えて入れます。
向きだけでなく、上下も間違えないようにしてください。履歴書の顔写真が封筒表面の左上になるように入れるのが、正しい入れ方です。
「履歴書在中」の書き方は？
履歴書を含めた必要書類を全て封入したのち、必要事項の記入が完了した後、仕上げに入ります。仕上げとは、封筒の表に「履歴書在中」または「応募書類在中」と記載することです。
このひと言が書かれていることで、受け取り手は封筒を開けずに、中身が何であるのか確認できます。
位置や書き方
履歴書を封入し、宛先などの必要事項を記入したら、封筒の表に「履歴書在中」と記載します。記載する位置は表面の左下です。右から順に、住所と宛名、履歴書在中の文字となりますが、このときそれぞれの行頭を順に下げていくと美しく仕上がります。
また、封入されている書類が履歴書だけでなく、職務経歴書なども含まれている場合は「応募書類在中」と書くので、注意してください。
赤ペンやスタンプを用いる
「履歴書在中」の文字は、赤の油性ペンを用いて記入し、枠線で囲みましょう。このとき、自信があるからといってフリーハンドで書いてはいけません。必ず定規を用いて綺麗な罫線を引きましょう。また、100円ショップなどでは「履歴書在中」のスタンプが販売されています。きれいに書ける自信がないという方や、履歴書を何枚も送付するという方は、スタンプを用いるのもおすすめです。
履歴書を持参・手渡しする際の注意点
履歴書は郵送だけでなく、応募する企業に持参して直接手渡すこともあります。アルバイトやパートではよくあるケースです。
履歴書は選考のための大事な書類であることを意識し、封筒に入れて丁寧に扱うことが大切です。また、手渡しする際のマナーもしっかり心得ておかなければなりません。
ここでは、持参して手渡しする際に注意したい点を確認しておきましょう。
剥き出しで持っていかない
履歴書を当日持参する場合でも、剥き出しで持参してはいけません。渡す前に書類が汚れることのないよう、封筒に入れるようにしてください。
郵送をするときと同じく、クリアファイルに挟んでから封筒に入れましょう。履歴書は選考のために確認してもらう重要な書類です。取り出したときにシワがついていたり汚れていたりする状態では、印象が悪くなることは避けられません。
「履歴書在中」を記載する
手渡しの場合は直接のやり取りのため、宛名を書く必要はありません。ただし、どのような書類が入っているのかわかりやすくするため、封筒の左下に「履歴書在中」の記載は必要です。
郵送の場合と同じく赤色で記入し、文字の周りを長方形で囲みます。誰の応募書類なのか確認できるよう、封筒の裏面に住所・氏名を書いておくのを忘れないようにしましょう。
「送付状・のり・〆」は必要ない
履歴書を郵送する際は必ず送付状を入れますが、持参する場合は必要ありません。送付状は、送る際の挨拶や封筒の中身を伝えるために必要なものです。手渡しの場合は直接挨拶できるため、送付状をつけなくても問題ありません。
受付で渡すことになっても、のり付けや封をした印である「〆」の記入は不要です。担当者がすぐ開けられるようにするためです。
直接面接官に渡すときは封筒から出す
面接官に直接渡す場合は、封筒から出して渡します。担当者はその場で履歴書を見ることが一般的であり、相手の手間を省くことによって、配慮ができる人物というアピールにもつながるでしょう。
渡すタイミングは、入室して挨拶を交わしたあとです。手渡す際は両手を添え、面接官が読める方向に向けて渡します。重ねる順番は下から封筒、クリアファイル、履歴書などの書類です。渡す際に「履歴書はこちらです。本日はよろしくお願いいたします」といった言葉を添えると、礼儀正しい印象になります。
手渡す際にもたつくと、事前に準備できていない印象を与えることにもなるため注意しましょう。履歴書はすぐ取り出せる状態にしておいてください。
面接官よりも先に面接会場に通された場合には、書類一式を封筒から取り出して用意しておきます。
入室してから面接が終わるころまで提出を促されない場合、終了間際に「履歴書はいかがいたしましょうか？」と声掛けするようにしてください。
受付などに渡す場合は、封筒に入れて渡しましょう。剥き出しのままでは個人情報があらわになり、受付の方が扱いに困ります。また、封筒は担当者に届くまでの汚れを防ぐためにも必要です。
なお、履歴書は事前にコピーを取り、面接当日に持っていくことをおすすめします。面接までの移動時間などの空いている時間に書いた内容をチェックでき、原本を出し入れして汚す心配もありません。
折り方のマナーを守って、履歴書を送ろう
履歴書の折り方について解説しました。履歴書は二つ折りが基本であり、封筒に入れる際は、クリアファイルを用いることや書類の順番、「〆マーク」と「履歴書在中（応募書類在中）」の記載を忘れずにおこないましょう。
また『ハレダス』では、履歴書の折り方を始めとした、就職・転職活動に有益な情報を数多く提供しています。ぜひ参考にして、希望の企業への就職を果たしてください。
