円満な退職をする方法は、伝える時期や伝え方に配慮することです。引き継ぎもしっかり行い、会社に迷惑がかからない退職を行わなければなりません。
今回は、退職の意思を伝える方法や退職までにしておきたいことなど、退職を決めたあとにするべき一連の内容を紹介します。
退職の意思を伝える方法
「退職する」と決めたら、まず退職の意思を会社に伝えましょう。その際は「いつまでに」「誰に伝えればよいのか」が問題になります。法的に決められた時期がありますが、引き継ぎなどの期間を考慮することも必要です。
伝える相手も、間違えないように注意しなければなりません。申し出る際は「退職届」「退職願」のどちらを出せばよいのかについても迷うところです。順に説明しましょう。
伝える時期と相手
退職の意思を伝える時期は、法律上、2週間前と決められています。しかし、実際には後任の人員を採用する期間や引き継ぎの時間が必要であり、2週間前では間に合わない可能性が高いでしょう。会社に迷惑をかけないためにも、1ヶ月前程度に伝えるのが妥当です。就業規則で定められている場合もあるため、事前に確認しておきましょう。
伝える相手は、直属の上司です。例えば、上司を飛び越えて上の役職や社長に伝えてしまった場合は、上司のメンツが立ちません。円満退職のためにも、伝える順番は間違えないようにしましょう。
「退職届」「退職願」のどちらを提出する？
最初は口頭で伝えるだけでもかまいませんが、しっかりと退職の意思を伝えたい場合は書面も添えるとよいでしょう。その際「退職届」と「退職願」では意味合いが異なるため注意してください。 退職届は「退職します」と退職を申し出る書面で、一方的なニュアンスを含みます。どうしても退職したい場合に強い意思を伝えるものです。
これに対し「退職願」は「退職をお願いしたい」という趣旨で、会社の承認を求める意味合いがあります。退職を拒まれているといった事情がなければ「退職願」の提出がおすすめです。
ただし、会社によっては決まった書式が用意されている場合もあります。まずは退職の意思を口頭で伝え、退職届の提出はどうすればよいか聞いてみるとよいでしょう。
退職までに行う4つのこと
退職について承諾を受けたら、後任への引き継ぎや私物の整理などに取りかからなければなりません。気持ちよく退職するためにも、退職の準備はしっかり行いましょう。
有給休暇が残っているのであれば、それを消化するための手続きを早めに行います。周りの人たちへの挨拶も、忘れないようにしてください。
退職までに行う4つのことについて紹介します。
1.引き継ぎをする
他の社員に仕事を引き継ぐ場合は、速やかに引き継ぎ作業を済ませます。できるだけ退職後に連絡を取り合う必要がないよう、確実に行いましょう。
わかりにくい作業があれば、手順を説明したノートなどを残しておくと喜ばれます。 後任を採用するのに時間がかかって引き継ぎができない場合は、別の社員に伝えておくなど上司の指示に従って適切に対処しましょう。
2.有給休暇を消化する
有給休暇が残っている場合、できるだけ消化してから退職するようにしましょう。退職の意思を伝える時期も、有給休暇の日数を考慮しなければなりません。
例えば、5日残っている場合は1ヶ月と5日前に申し出るなど、引き継ぎの期間に影響が出ないよう配慮してください。 有給休暇が多く残っている場合、すべてを消化すると会社の業務に支障が出る場合もあります。そのため、退職の際にまとめて有給休暇を使おうとすると、断られる可能性があるでしょう。
有給休暇は社員に休暇を与えることが制度の趣旨であり、消化できない有給休暇を会社が買い取ることは、原則として認められていません。
しかし、退職時に使い切れていない日数がある場合には、会社が買い取ることも認められています。これは義務ではないため、買い取るかどうかは会社の判断に任せられます。 有給休暇の日数が多く消化を拒否された場合は、買い取りについて相談してみるとよいでしょう。
3.私物を整理する
引き継ぎをすべて済ませたら、デスク周りの整理を行いましょう。会社から借りていた備品や会社の経費で購入したものを返却します。
あとから使う人が気持ちよく使えるように、デスクの上や引き出しの中はきれいに掃除しておきましょう。 ロッカーなどに置いてある私物も片付け、置き忘れて退職後に取りに行くことがないようにしてください。
4.挨拶を済ませる
上司や同僚に対する退職の挨拶も、しっかりと済ませておきましょう。他部署にもできる限り挨拶回りをしておきます。 担当していた顧客や取引先があれば、丁寧に事情を説明して後任を紹介できるようにしましょう。
退職日までに顔を合わせられない場合は必ずメールや電話で報告し、引き継ぐ社員が誰なのかを伝えます。 何も伝えずに退職した場合「担当が知らない間に辞めた」とクレームの原因になるかもしれません。そのようなことがないように、最後まで仕事に責任をもって対応しましょう。
円満に退職するポイント
会社を辞める場合は、できるだけ円満退職をしたいものです。退職したからといって、すべての縁が切れるわけではありません。今後の仕事において、何らかの協力関係になる可能性もあります。
円満退職であれば、退職日まで周囲との人間関係も嫌な思いをすることもありません。転職先にも退職状況について明瞭な説明ができます。ここでは、円満退職をするポイントについて紹介しましょう。
前向きな退職理由を伝える
退職理由は前向きな内容を伝えましょう。本当の理由が会社に対する不満や人間関係であっても、それをストレートに伝えることは避けてください。ネガティブな理由は、気まずい思いを残すことになります。改善するなど申し出てきて、引き止められる可能性もあるでしょう。
「新しい分野に挑戦したい」「仕事から離れて勉強したい」といった前向きな理由であれば、会社側にも納得してもらいやすくなります。
引き止められた場合にうまく対応する
少子高齢化の影響で労働人口が減少傾向の現在において、大事な戦力に辞められることは会社にとって非常に痛手です。そのため、退職を申し出てもすぐに納得してもらえず、引き止められる場合もあるでしょう。そのような場面も想定し、うまく対応しなければなりません。
引き止められて迷っている様子を見せると、さらに強く説得される可能性があります。引き止めてもらうことに感謝の気持ちを伝えながら、退職の意思は固いことをしっかりと伝えましょう。
関連記事「メールで伝えてもいい？」退職時の切り出し方マナー｜円満に仕事を辞めたいときのテクニックを紹介退職後に行うこと
無事に退職できたあとも、自分でするべきことがいろいろあります。初めて退職する場合は、退職後に行うべきことを忘れないようにしましょう。
「転職先が決まっていて退職の翌日に就職する」場合と、「これから転職活動を行う」もしくは「入社までに日にちがある」という場合では行うべきことが異なります。それぞれについて紹介しましょう。
転職が決まっている場合
退職の翌日に入社する場合、会社に必要書類を提出します。入社時に必要なことは会社が行うため、自分でするべきことはありません。 会社に提出するのは次の書類です。
- 雇用保険被保険者証
- マイナンバー
- 源泉徴収票
- 年金手帳
- 健康保険被扶養者異動届（対象となる人のみ）
会社によっては追加で提出を求められる書類もあるため、担当者に確認しておくとよいでしょう。
転職まで日にちがある場合
次の職場に行くまでに日にちがある場合やまだ職場が見つからないという場合は、書類の提出などを自分で行う必要があります。 必要なのは、次の手続きです。
- 失業保険申請
- 国民健康保険加入
- 国民年金加入
失業保険の申請は次の職場が見つからない場合に行うもので、住所地を管轄するハローワークで手続きします。健康保険と年金は退職後14日以内という期限があるため、注意してください。
年内に再就職しない場合、確定申告も自分で行いましょう。払いすぎていた税金が還付される場合もあります。
確定申告書に源泉徴収票や各種控除証明書を添付し、所得金額などを申告してください。12月の退職で年末調整できなかった場合も、自分でしなければなりません。
気持ちよく退職するための方法を考えよう
退職を決めたら、適切な時期を見計らい直属の上司に伝えましょう。前向きな理由を伝えることが大切です。円満退職のためにも、引き継ぎや挨拶などはしっかりと行ってください。
どうしても引き止められて退職できない場合は、退職代行に依頼するという方法もあります。おすすめは、弁護士法人みやびが運営する退職代行サービスです。弁護士がフルサポートするため、安心して依頼できます。転職先が決まっているのに辞められないという方は、相談してみるとよいでしょう。
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