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転職で面接の日程が合わないときの対処法とは

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在職中に転職活動をする場合、仕事の関係で面接日程が合わないと悩んでいる方は多いのではないでしょうか。企業によっては、面接日程を平日に指定するところも少なくありません。

今回は、転職で面接日程が合わないときに確認したことや日程の再調整メールの例文などを中心にお伝えしていきます。

転職の面接日程が合わないときは再調整をお願いしても大丈夫?

結論からいうと、面接日程が合わないときは再調整しても大丈夫です。

ある程度、企業側も日程が合わないことを想定しています。また、応募先の企業が土日休みの場合は、平日の業務時間内に面接を行うケースが多いです。

面接官が複数人いる場合や役員面接などの場合は、さらにこの傾向が強いです。

そのため、あなたの今の仕事が土日休みの場合は、平日に半休や有給などを取って面接に行くことになるかもしれません。

ただ、企業の中には、業務時間外の夜遅い時間や休日にも対応可能なところもあり、その場合は求人に記載されていることが多いので確認してみましょう。

面接日程の再調整は何回まで大丈夫?

面接日程が合わないときは再調整しても大丈夫とお伝えしましたが、それはあくまで1回まで。

2回目以降の再調整は、どんなにやむを得ない事情があったとしても「入社意欲が低いのではないか」というふうに思われてしまう可能性が高いです。

また、再調整をしているうちに他の応募者の選考が進み、採用の枠が埋まってしまう可能性もあります。

これらのことを踏まえて、再調整は1回限りと思っておきましょう。1回であれば、悪い印象は与えることはありませんので安心してください。

面接日程が合わないときに確認したいこと

面接日程が合わないからといって、すぐに応募先の企業に再調整の連絡をするのは少し待ってください。まずは以下の5つのことについて確認してみましょう。

半休を取得できないか

今の仕事の就業日に面接日程を指定された場合、仕事が終わった遅い時間ならば大丈夫ですが、就業時間内の時間指定であれば半休を取得できないか確認しましょう。

午前中に面接を終えて仕事に向かうでも良いですし、仕事が終えてから面接に向かうでも良いです。

ここで注意したいのは、半休の理由を「面接に行きたいから」とするのは避けましょう。

転職活動をしていることに理解を得られている場合は別ですが、そうでない場合は社内に居づらい雰囲気になってしまうかもしれません。

半休を取得するときは、面接以外のやむを得ないと思われる理由にしましょう。

有給休暇を取得できないか

半休ではなく、丸1日有給を取得するというのもありです。仕事が1日休みなので、面接に集中できますし、時間的にも精神的にも余裕を持って面接に臨むことができるでしょう。

ただ、ここでも注意したいのは有給の理由です。もし、理由を求められた場合は、こちらもやむを得ないと思われる理由にしてください。

時間外や休日にも対応してくれるか

冒頭でも少しお伝えしましたが、業務時間外の遅い時間帯や休日にも面接の対応をしてくれる企業があります。その場合は、求人に記載されていることが多いです。

もし、記載されていない場合は、最初の面接日程を調整する段階で相談してみると良いでしょう。

オンライン面接に対応してくれるか

コロナ禍の影響もあり、ZoomやSkypeなどのツールを使用したオンライン面接に対応している企業も増えてきています。

オンライン面接であれば、企業に行かなくても場所を選ばずに面接に臨むことができます。とはいえ、自宅などの静かな場所で、ネット回線が安定しているところを選びましょう。

少し大変ですが、自宅と職場近ければ仕事の昼休み中に1度自宅に帰って面接を受ける、ということも可能です。

オンライン面接に対応している企業のほとんどは、求人に記載があるので確認してみましょう。記載がない場合は、こちらも最初の面接日程を調整する段階で相談してみてください。

キャリアアドバイザーや転職エージェントを利用している場合

応募先の企業がキャリアアドバイザーや転職エージェント経由での紹介ならば、そちらに相談してみると良いでしょう。

面接日程の再調整や交渉をキャリアアドバイザー側がやってくれるので安心できます。

今は利用していなくても転職活動が長引きそうだったり、また転職活動をする機会があれば、ぜひ利用することをおススメします。

面接日程の再調整メールの例文

面接日程の連絡はメールで大丈夫です。ここでは、再調整メールの例文を紹介します。

【面接日程の再調整メールの例文】

件名:面接日程調整のご相談/〇〇(名前)
 
<本文>
株式会社××
採用担当▲▲様
 
お世話になっております。
貴社の■■職の求人に応募させていただきました〇〇でございます。
この度は、書類選考の結果および面接日程のご連絡をいただき
誠にありがとうございます。
 
いただきました面接日程にお伺いするため調整いたしましたが、
どうしても貴社にお伺いすることが難しいです。
 
誠に申し訳ございません。もし可能でしたら、
下記の日程より貴社のご都合がよろしい日程をご指定いただき
面接日程を調整させていただくことはできますでしょうか。
 
【日程候補日】
〇月〇日 〇時~〇時
〇月〇日 〇時~〇時
〇月〇日 〇時~〇時
 
お忙しい中、再度の調整で
お手数をおかけしてしまい大変恐縮ではございますが
何卒ご検討の程よろしくお願い申し上げます。
 
※署名※

このように、件名は一目でわかる内容にして、自分の名前を入れることを忘れずに。

もしくは相手から送られてきたメールに返信する形で、件名を変更せずに送るのも良いです。

そして本文には、挨拶と書類選考通過と面接の連絡をくれたことにお礼を伝えましょう。

そして、謝罪、いただいた日程では都合がつかないこと、新しい候補日、という流れにすると伝わりやすいです。

例文では候補日を3つにしていますが、多ければ企業側も合わせやすいので、できれば5つほど出しておくと良いでしょう。

また、時間は可能な限り広い幅を持たせるのがポイントです。

電話で連絡する場合

急に日程が合わなくなった場合には、電話で連絡しなければ間に合わないという場合もあるでしょう。そんなときのために、電話での伝え方も紹介しておきます。

【電話で面接日程の再調整をお願いする場合の例】

お世話になっております。
■■職に応募させていただきました、〇〇と申します。
採用担当の▲▲様はいらっしゃいますでしょうか。
 
※ここで採用担当にかわったら、改めて名乗る
※もし採用担当が不在の場合は、最初に出た方に用件を伝えて伝言を頼む
 
本日〇時より面接のお約束を頂戴しておりましたが、体調不良のためお伺いすることが難しくなりました。せっかく貴重なお時間をいただいたのにもかかわらず、大変申し訳ございません。お手数ではございますが、面接の日程を再調整していただくことは可能でしょうか。何卒ご検討くださいますと幸いです。

例では体調不良を理由にしていますが、面接日程を再調整しなければならなくなった理由は正直に話しましょう。

電話口で日程の候補を聞かれることもあるので、事前に候補日を3つ以上準備しておくと良いです。

電話が終わったら、改めて謝罪とお礼(日程変更が承諾された場合)のメールを送ることを忘れないようにしましょう。

まとめ

在職中の転職活動では、どうしも面接日程の調整が難しく、企業から提示された日程と合わない場合も珍しくはありません。

そんなときは、まず半休や有給が取得できないか確認し、取得できなければ日程の再調整をお願いする連絡をしましょう。

その場合は謝罪すること、そして新しい面接日程の候補日は3つ以上出すことを覚えておいてください。

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Written by

山本 恵美

山本 恵美

大学卒業後、生活情報誌やファッション雑誌の記者・編集を経て、株式会社マイナビに入社。 15年間、人材サービス(就職・転職・障がい者採用)の分野において5000社以上の企業広告を担当。 2020年に起業し「合同会社綴」を設立。現在は企業取材・広報のほか、採用コンサルティングやキャリアアドバイザー業務等も行っている。

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