就活中、企業からの電話へ折り返し電話をかける方法やビジネスマナー、大事な前提を紹介します。電話でのやりとりはメールよりも想いが伝わりやすく、対面で会うよりも時間と場所を選ばずスムーズなコミュニケーションができる方法ですが、タイミングが悪いと企業からの電話に出られない可能性もあります。
本記事では企業からの電話に出られなかった場合の、電話を折り返すときのマナーや注意点についてまとめました。就活を円満に進めるための参考にしてみてください。
電話を折り返しかけるときの基本マナー
折り返し電話の基本マナーについて紹介します。社会人になってからは電話を折り返しかける機会も増えるため、この段階で適切なマナーが身についているかどうかが問われるでしょう。
選考に直接影響することは少ないかもしれませんが、今後一緒に仕事をしていく可能性があることも踏まえ、丁寧に対応していきましょう。
電話しやすい環境を整える
電話を折り返しかけるときは、周りの雑音が入らない場所を選ぶなど、電話がしやすい環境を整えましょう。企業側が就活生に電話をかける場合は、メールではなく電話で伝えたい内容か、急ぎの重要な内容である可能性が高いからです。
採用決定通知などを電話連絡でおこなう企業もあります。周囲に雑音がある場所で折り返しかけてしまうと、企業からの重要なメッセージを聞き逃すことや、自分の意思が伝わりにくくなる可能性もあるため注意しましょう。
相手の都合の良い時間に合わせる
電話をかける時間は、企業の営業時間内にしましょう。就活生への電話連絡は企業にとっては業務のひとつであるため、業務時間外にかけるのは好ましくありません。電話を受ける採用担当者も、受け取る準備ができていない可能性があります。また、始業前や終業直後、昼休みといったオフの時間帯も避けるべきでしょう。
しかしながら、採用担当者の1日のスケジュールを事前に確認する必要はありません。特に近年はフレックスタイム制や時差出勤、リモートワークなど働き方も多様化してきました。一般的な業務時間である9〜18時以外の時間帯や、12〜14時くらいまでの休憩時間を避けて折り返すようにしてみましょう。
メモの準備をしっかりする
重要な内容が伝えられる可能性があるため、電話を折り返す際はメモを準備しておきましょう。近年スマホのメモ機能も充実していますが、折り返しの電話でスマホを使っている方がほとんどのため、電話をかけながらメモを取るのは現実的ではありません。
紙のメモとペンを持った状態で、折り返しの電話をかけるよう意識しておきましょう。
企業が折り返しの電話に出ないときは？
折り返しの電話をしても、企業側の都合が悪く電話に出られない場合もあります。その場合も社会人マナーに沿った対応を心がけましょう。
留守番電話にメッセージを残す
留守番電話のメッセージを入れるよう音声案内が流れたら、簡潔にメッセージを入れておきましょう。
「こんにちは。◯◯大学X学部の△△と申します。お電話をいただいていたようなのでご連絡差し上げました。また、改めてお電話いたします」など、用件を完結に伝える程度に留めておきます。
留守番電話のメッセージは記録時間に制限があるため、誰がどんな用件でかけてきた電話なのかが伝われば問題ありません。
帰社時間を確認する
会社へ電話したとき担当者が不在だった場合は、電話口に出てもらった方に帰社時間の確認をお願いしましょう。「何時ごろお戻りでしょうか？」と聞き、戻りのタイミングでこちらから改めて電話を入れるのがマナーです。
「◯◯大学の△△からお電話差し上げたことをお伝えください」と伝言を残しおくと、相手が都合のよい時間に電話してくれることもあります。
メールを入れる
何度も電話をかけてしまうのは失礼にあたります。どうしても繋がらない場合は、メールで折り返しの電話をした旨を連絡しておくとよいでしょう。
メールのメッセージは上記の留守番電話に残したメッセージと同様の文章で対応します。自分の名前と折り返しの電話を入れた旨と、電話をしたが不在だった旨を記しておきましょう。
学生側から時間を改め、折り返しの電話を入れることがマナーですが、さらにメールの本文に自分の電話がつながる日程と時間帯の候補を記載しておくと親切です。
必見！折り返し電話の例文
折り返し電話をかけるときの基本的な例文と注意点をまとめました。例文もただ覚えるだけでなく、どのような意図があるのか、どのようなマナーに沿っているのかを知っておくだけで、折り返し電話にも丁寧な対応ができるでしょう。
また、就活生がやってしまいがちな注意点にも触れているため、企業に折り返しの電話をかけるときの参考にしてみてください。
あいさつをして名乗る
例文：「お忙しいところ、おそれ入ります。◯◯大学X学部の△△と申します」
電話に出てくれた方は自分の仕事の手を止めて対応してくれているため、まずは時間を作ってもらったことに対して感謝の気持ちを述べましょう。それから、自分が何者なのかを名乗ります。大学名を先に名乗ることで、就活生からの電話であることをわかりやすく伝えましょう。
先に「折り返しの電話で」と用件を言ってしまう就活生もいますが、これは厳禁です。企業には様々な電話がかかってくるため、誰の用件かわからない場合は担当者に負担がかかります。必ず所属大学・自分の名前を名乗ってから用件を伝えましょう。
担当者に取り次いでもらう
例文：「採用をご担当の◇◇様からお電話をいただき、折り返しのご連絡をいたしました。◇◇様はいらっしゃいますでしょうか」
まず折り返しの電話をもらった旨を伝えましょう。電話をくれた相手の部署と名前がわかっている場合は、そのまま伝えます。名前や部署がわからなかったときは、電話に対応してくれた方にお願いすれば調べてもらえるでしょう。
電話に対応してくれた方が担当者を調べてくれる際には「おそれ入ります」と謝辞を述べておきます。
用件をコンパクトに伝える
例文：「本日、X時頃にいただいたお電話のご用件について、折り返しのお電話をいたしました」
相手が電話に出たら、シンプルに用件を伝えることがコツです。電話をして最初に担当者が出たときには、挨拶に続けて「いまお時間よろしいでしょうか」と確認を取ってから、用件を伝えましょう。何時ごろに電話があったか伝えておくと、相手の方が思い出しやすくなります。
就活生の中には、電話に出られなかった理由を並べたり何度も謝ったりする方もいますが、時間は有限です。業務の手を止めて電話に対応してくれているため、不要なやり取りで相手の時間を奪ってしまわないように注意しましょう。
聞こえなかったら聞き返す
例文：「申し訳ございません、少々お電話が遠いようでして、もう一度お願いしてもよろしいでしょうか」
自分の通話環境が整っていても、相手側の事情によっては音声が聞き取りづらい可能性があります。その場合でも慌てず、聞こえづらかった旨と、もう一度話して欲しい旨を丁寧に伝えましょう。ただし、焦って言葉遣いが乱れてしまわないように注意が必要です。
面談の日程調整に関する電話の場合は、手元のスケジュール帳を確認して、その場で即答できるようにしておきましょう。「スケジュールを確認して折り返す」といった二度手間は避けるべきです。
相手から日程や面談場所といった重要な情報を伝えられたら、一言一句逃さず復唱し、きちんと聞き取って理解したことを伝えましょう。聞き間違いや認識違いを防ぐためにも重要なポイントです。
相手が切るのを待ってから
例文：「お忙しいところ、ありがとうございました。それでは失礼いたします」
用件が済んだら時間を作ってくれたことへの謝辞を述べ「失礼いたします」と挨拶をします。このとき、相手がを切るのを待ってから、電話を切るようにしましょう。
挨拶を済ませると、つい自分から先に電話を切ってしまいたくなるかもしれませんが「目上の人が先に電話を切る」ことがビジネスのマナーです。
目下の若者が先に電話を切ることを失礼だと感じるビジネスパーソンも少なくないため、通話が終わったら相手が切ってから電話を切ることを意識するとよいでしょう。
電話の折り返しも好印象に
就活関連の折り返し電話は、採用の可否に直接影響はないかもしれません。しかし就職が決まれば、折り返し電話をかける方と一緒に仕事をする可能性もあります。
周囲の音への配慮や用件をシンプルに伝えることで相手に好印象を与えられれば、一緒に働きたいと思わせることができるかもしれません。
なお、折り返し電話をかけるときのビジネスマナーで迷ったりわからなかったりすることがあれば、ハレダスで相談してみるのもおすすめです。電話の折り返しにも十分に気を遣って、就職活動を円満に進めていきましょう。
