転職する際には、数多くの必要書類を受け取ったり提出したりする作業が必要になります。もし忘れてしまうと、以前の職場や自治体の役場などの公的機関へ何度も出向くことにもなりかねません。
退職や転職の様々なタイミングに分けて必要書類と提出先について解説します。また、転職するまでに期間が空く場合の書類についても解説するので、ぜひ参考にしてください。
【退職時】現職場で受け取る必要書類
転職する際には、現在の職場でいくつか必要書類を受け取ります。書類の中には転職先に提出するものや、失業保険を受給する際や保険・年金の手続きに必要なものなどがあるため、過不足なく受け取っておきましょう。
なお、職場で受け取り忘れた書類や返却し忘れたものがある場合は、速やかに職場に出向いて手続きをします。
雇用保険被保険者証、源泉徴収票、年金手帳
現職場で受け取って転職先に提出する書類には、次の3点があります。
- 雇用保険被保険者証
- 源泉徴収票
- 年金手帳
雇用保険被保険者証は、アルバイトであっても雇用保険に加入している場合は発行されます。
派遣社員の場合は派遣先ではなく派遣元から受け取って転職先に提出するため、派遣社員は辞めず派遣先が変わるだけの場合は、雇用保険被保険者証の受け取り・提出は不要です。
源泉徴収票は、転職先で年末調整を行う際に必要になります。転職先が決まっていない場合や、転職するまでに会社に所属しない期間がある場合でも、自分で確定申告をするために源泉徴収票が必要になるため、必ず受け取っておきましょう。
年金手帳も転職先に提出する書類のひとつですが、近年、年金番号だけでも管理できるため、就職・転職の際に提出不要とする企業も増えてきました。
しかし、番号を確認するためにも、加入者自身が保管することが望ましいです。現職場に預けている場合は、必ず返却してもらいましょう。
転職先が決まっていないときは離職票
転職先が決まっていないときは、失業保険を受け取れる可能性があります。失業保険を受け取るためには離職票をハローワークに提出する必要があるので、必ず現職場で受け取っておきましょう。
なお、自己都合や懲戒解雇で退職する場合は、7日間の待期期間の後に3ヶ月間の給付制限があるため、3ヶ月と1週間以内に再就職すると失業保険を受け取ることはできません。
一方、自己都合や懲戒解雇以外で退職する場合は、7日間の待期期間が終わると失業保険の給付期間が始まります。いずれにしてもいつ転職先が決まるか分からないので、転職先を決めずに離職する場合は離職票を受け取っておきましょう。
返却する書類は忘れずに返却しよう
現職場から受け取る書類だけでなく、返却する書類もあります。会社から返却を要請されるため、早めに準備をしておきましょう。
- 社員証やIDカードなどの身分証明書
- 名刺
- 健康保険証
- 期限が残っている定期券
- 会社の機密に関わるデータ
上記書類以外にも、返却を要請される書類や物品がある場合もあります。特に案内がない場合は上司に尋ね、正しく返却手続きを完了させましょう。
【面接時】転職希望先に提出する必要書類
転職する前には、転職希望先の面接に通過する必要があります。面接時に提出する必要書類を紹介しますので、転職することを決めた時点で準備しておきましょう。
なお、面接時に提出する書類は、転職希望先によっても異なります。書類が不足していると採用審査に響くことがありますので、事前に電話やメールで確認し、すべての書類を準備してから面接に向かいましょう。
履歴書、職務経歴書
市販の履歴書を使うこともできますが、手書きを指定されていない場合はパソコンで作製してプリントアウトしても問題ありません。
ただし、特定の紹介所から紹介された場合や、企業がオリジナルの履歴書を指定している場合は、指定された履歴書を使って記入しましょう。
学歴や職歴等を正しく丁寧に書くのは当然のことですが「志望動機」や「特技」「長所・短所」などの欄も丁寧に書くことが必要です。大きすぎないフォントを使い、空白がなくなる程度まで、文章を書くようにしましょう。
面接時の、もっとも大切な書類といえるものが職務経歴書です。今までの職歴を簡単に記すのではなく、具体的にどのような仕事に携わってきたのか、また社内でどのような立場で何を学んだのか、保有するスキル、スキルを習得した過程など、仕事に関してアピールしたい点を最大限に詰め込みます。
もちろん読みやすさも大切です。あまりにも長いと読みづらいため、A4で1～4枚程度にまとめておきます。また、見出しや表などを使って、一目で重要なポイントが分かるようにしましょう。
職務経歴書の最後には、自己PRも入れてください。今まで培ってきたことで自信があることや、これからどんな仕事をしたいのか、何を目指しているのか、ポジティブに記しましょう。
添え状
応募の理由を明確に記した添え状も、提出することがあります。求人広告で心を引いたポイントや志望動機、職務履歴書などで伝えきれなかった自己PR、面接官にアピールしたいことなどを簡潔にまとめましょう。
ただし、あくまでも履歴書や職務経歴書に「添える」書類なので、長すぎないように意識して作成し、A4用紙1枚に収めてください。
【待機時】公的機関に提出する必要書類
離職後、すぐに転職をしない場合は、失業保険や健康保険、年金の手続きが必要になることがあります。健康保険や年金はたとえ無職であっても保険料を支払う必要があるため、再就職までに一定以上の期間が空くときは手続きが不可欠です。
いずれも医療を受ける際や、将来年金を受け取る際に必要になります。忘れずに手続きをしておきましょう。
離職票をハローワークに提出
転職先が決まっていない場合は、離職票をハローワークに提出しましょう。希望する仕事が見つかったら今すぐ働ける状態のときは、失業保険を受給できることがあります。
なお、失業保険受給期間中は、4週間に1度ハローワークに失業認定を受けに行くことが必要です。忘れずにハローワークに行き、失業保険を受給できる状態にしておきましょう。
役場で国民健康保険と国民年金の加入手続き
退職してから再就職するまでに期間が空いている場合は、国民健康保険と国民年金に加入することが必要になります。
ただし、今までに加入していた健康保険を任意に継続できることや、家族が加入している健康保険に被扶養者として加入することもできるので、どの方法がよいのか吟味しましょう。
なお、会社に所属していないときは厚生年金に加入できないため、離職期間があるときは国民年金に加入することになります。
しかし、配偶者の扶養として国民年金に加入する場合は年金保険料が発生しません。配偶者がいる方は、配偶者を通して国民年金に加入できるか確認しておきましょう。
【転職時】転職先に提出する必要書類
現職場で受け取った書類のうち、いくつかは転職先に提出します。転職が決まったらすぐに提出できるように準備しておきましょう。
また、新たに作成を求められる書類もあります。いずれも税務や社会保険に関連する重要な書類であるため、該当する事項がある場合は漏れのないように注意して正しく記入し、早めに提出しましょう。
雇用保険被保険者証、源泉徴収票、年金手帳
雇用保険被保険者証と源泉徴収票、年金手帳の3点は、転勤先に提出します。現在の職場を退職するときに受け取っているはずですので、転職するまで保管し、紛失しないように注意しておきましょう。
ただし、年金手帳については年金番号だけを尋ねられるケースも多く、手帳原本は提出不要とされていることも少なくありません。
扶養控除等申告書などは新規作成して提出
扶養している家族がいるかどうかを申告する「扶養控除等申告書」を新規作成して、転職先に提出します。扶養家族に関する情報を正確に記入し、できるだけ早めに提出しましょう。
所得税控除を受けるための大切な書類なので、忘れずに提出します。なお、扶養家族がいない場合でも扶養控除等の申告書の提出は必須です。
健康調査票などを求められる企業もある
すべての企業ではありませんが、一部の企業では健康調査票の提出を求められることがあります。企業によって検査する項目が異なるため、どのような項目を調べるのか確認してから、検査を受けられる医療機関に出向きましょう。
また、場合によっては検査を受ける医療機関を指定されていることもあり、事前確認が欠かせません。
過不足なく必要書類を用意しておこう
退職時や転職時には、様々な必要書類が求められます。いずれも税務や社会保険の手続きをする上で不可欠な書類です。過不足なく準備し、スムーズに退職・転職が行えるようにしておきましょう。
また、転職するまでに期間が空く場合は、ハローワークや役場での手続きが必要になります。いずれも早めに手続きをしておくようにしましょう。
ハレダスでは転職時に必要となる書類についてのご相談も承っております。お仕事相談会も開催しておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
