就職サイトの普及により、履歴書などの応募書類を郵送する機会はかなり減りました。だからこそ、いざ書類を郵送する必要が出たとき、どうすればいいのか悩む方は多いのではないでしょうか。
今回は封筒に「応募書類在中」の記載がなぜ必要なのかお伝えした上で、手書きの際や、郵送の際に気をつけるべきポイントをお伝えしていければと思います。
封筒に記載は必要？
絶対ではありませんが、履歴書を送付する場合、封筒に在中だと記載するのはいわゆる「マナー」として定着しています。ですがこれは作法として形骸化したものではなく、封筒に明記することで、スムーズに人事担当者まで書類が届けるためのものです。
言うまでもありませんが、会社は人事部だけでなく、さまざまな部で成り立っており、日々大量の郵送物が届きます。そこからそれぞれの宛先に郵送物が振り分けられるのですから、封筒に記載することはとても大切だということはおわかりいただけるでしょう。
手書きの際に気をつけるべきポイント
修正液、テープは使用しない
もし文字を間違えたとき、勿体ない思いで修正液、テープを使用したくなる気持ちはわからなくもないですが、あなたが送る履歴書は社会人としてやり取りする「信書」となります。信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法に規定されているもの。
履歴書はもちろんのこと、封筒もまたそれだけの価値があるものです。そして、それをどのように扱う人間なのかという姿勢が如実に表れてしまうため、ミスの形跡がある書類や封筒をそのまま相手方に送ることは、絶対にオススメできません。
応募書類？履歴書？
中に何が入っているのかわかりやすく伝えるため、履歴書のみの送付の場合は「履歴書在中」、履歴書以外に職務経歴書やポートフォリオ（作品集）などを同封する場合は、「応募書類在中」と書くことをオススメします。この記載が間違っていたからと言って評価がマイナスになることはまずありませんが、「ミスをする人材」という心象イメージをわざわざ与える必要もないでしょう。送付する際は書類に合わせた記載を心がけることをオススメします。
どこに書く？
履歴書在中、ないし応募書類在中、と書くときのポイントは「位置」と「色」です。前述したように、中に何が入っているかわかりやすくするための記載なのですから、ぜひわかりやすい位置に書いてみてください。現在は履歴書在中と印字された封筒も売ってあるのでそれを参考にしてみるのもよいでしょう。さまざまな形はありますが、一般的には封筒の左下に書かれているパターンが多いです。
郵便番号、住所、宛先を書き、その左に赤文字で「履歴書在中」ないし「応募書類在中」と書くことでより伝わりやすくなります。できれば赤ペンを使用して書くことで、より目を引いてスムーズに担当者に届けられるでしょう。
スタンプや印字された封筒でもOK
前述したように、すでに履歴書在中と印字された封筒も売られていますし、スタンプなども販売されています。もし郵送する機会が多いのであれば、それらを購入することも一つの手段でしょう。
ただシールに関しては、郵送の途中で剥がれてしまう可能性もあるので、できれば避けた方が良いでしょう。
郵送の際に気をつけるべきポイント
ここまでは手書きの際に気をつけるべきポイントについてお伝えしてきましたが、ここからは実際に郵送する際に気をつけるべきポイントをお伝えしていきます。
メール便では送れません
前述したように、履歴書は信書です。「履歴書は、一般的に、応募する会社等に対し自らの経歴や資格等の情報を通知する文書であり、応募者から会社等に送付する場合は、特定の受取人に事実を通知する文書となるため、信書に該当する」と総務省ホームページでも回答されています。
そのため、あなたが応募する会社に履歴書を送る場合、信書扱いで郵送する必要があります。信書は取り扱えないメール便などでは送付できないので注意しましょう。
簡易書き止めはオススメしません
書き止めとは、引受けから配達までの郵便物等の送達過程を記録し、万一、郵便物等（ゆうパックを除きます。）が壊れたり、届かなかった場合に、原則として差出しの際お申し出のあった損害要償額の範囲内で、実損額を賠償するものです。
その中でも簡易書き止めは一般書き止めより料金が安く、なおかつ対面であるので安心かも知れませんが、一方で届いた際はサインが必要なので、企業側に手間をかけさせることになり、忙しいときなどは迷惑に思われる可能性があります。また、簡易書留は土日や営業時間外など、受取人がいないときは再配達となるため、状況によっては普通郵便よりも到着が遅れてしまうことも。企業側から指定があった場合を除いて、普通郵便での郵送方法をオススメします。
重さと料金をきちんと確認
切手はコンビニなど手軽に購入することができますが、履歴書だけならともかく応募書類も封入された封筒は、重さによっては想定していた切手では足りない場合も出てきます。
料金不足になると、相手先（企業側）に届かずに返送されるか、不足分の料金が相手先に請求されることになってしまいます。どちらにしろ損失ですので、応募書類などを郵送するときは、切手を貼る前に郵便局の窓口に持っていき、その場で正しい郵便料金を計算してもらいましょう。
必着と消印有効に注意！
応募書類を郵送するときには必ず締め切りが設けられている筈です。その際、必ず締め切りが「必着」なのか「消印有効」なのかを確認しましょう。
必着と指定された場合は、期日までに相手先に書類が届いていなければいけません。そのため相手先の住所と自分の住んでいる住所から、どれくらいで届くか計算した上で、余裕を持って書類を郵送しましょう。
一方、消印有効とは、指定した日までの消印が押されている応募書類を受け付けるという意味です。消印の日付は、郵便局が郵便物を受け付けた日となりますので、消印有効の当日に窓口から発送すれば、締め切りには間に合う計算になります。
とはいえぎりぎりに送ればいい、という考えではなにか合ったときに取り返しがつきません。締め切りがどちらに設定されていても、前もって郵送しておくことをオススメします。
まとめ
今回は封筒に「応募書類在中」の記載がなぜ必要なのかお伝えした上で、手書きの際や、郵送の際に気をつけるべきポイントをお伝えしてきました。就活になると、いきなりマナーや気をつけるべきことが出てきて戸惑ったり気疲れする人も多いかと思います。初めてでわからないこともたくさんあると思いますが、基本的なことは「相手への配慮」です。これを忘れずに、実りある就職活動にしていきましょう。
