面接辞退の連絡はメールでも大丈夫？
結論からいうと、面接辞退の連絡はメールでも問題ありません。
ただ、面接の前日までならば、メールでの連絡でも大丈夫ですが、面接当日に辞退の連絡を入れる場合は、電話連絡するのがマナーかつ確実。
担当者が常にメールを確認できる状態にあるのかわからないため、無断欠席と判断される可能性もあるためです。
もし電話しても担当者が出なかった場合は、辞退の旨の伝言をお願いするとよいでしょう。合わせて「先ほどお電話を差し上げたのですが、ご不在のとのことで、メールにて失礼いたします」といったような一言をメールの始めに書いておくことで、伝わりやすくなります。
面接を辞退すると決めたなら、企業側のスケジュールの問題もあるため、早めの連絡を心がけましょう。また、メールを送る時間は、担当者が確認しやすいように営業時間内に送るのがベスト。
万が一、夜遅くになってしまう場合には、「夜分遅くに大変失礼いたします」と一言添えるのがマナーなので、覚えておきましょう。
【面接辞退の注意点】
・面接辞退の連絡は、前日までならメールでも大丈夫
・当日の場合は電話連絡がマナー。担当者が不在のときは伝言を頼み、メールを送る
・メールを送るタイミングは会社の営業時間内に。夜分になるときは一言添えて
面接辞退メールの書き方のポイント
それでは次に、面接辞退メールの書き方について解説していきます。本来であれば、その日に面接の時間を作ってくれていたのを断るわけですから、失礼のないよう丁寧な文章を書くのがポイントです。
ポイント1：件名でメールの内容が一目でわかるように
担当者によっては、1日に大量のメールを受信していることも。そのような場合、メールの送信者や件名で優先度が高いかどうかを判断していることもあります。そのため、一目でメールの内容がわかる件名にすることが大切です。
件名は以下のようなものにしましょう。
【面接辞退メールの件名の例】
面接辞退のご連絡：〇〇〇（学校名）〇〇〇（名前）
このように、用件＋学校名＆名前を件名に書くことで、メールを開封しなくても内容と重要度を伝えることができるのです。
ポイント2：本文はまわりくどい書き方せずシンプルに
件名と同じく、本文もわかりやすくするのがポイントです。ここで重要なのは、面接を辞退することへの「謝罪」とスケジュールを調整してくれたことへの「感謝」を伝えるということ。
ただし、長々と謝罪や感謝の文章を書くのはNGです。まわりくどい書き方をせずに、シンプルにまとめましょう。書き方の具体的な例は、後程ご紹介します。
ポイント3：面接を辞退した理由は詳しく書かなくてOK
面接を辞退する理由はさまざまありますが、その理由を詳しく書く必要はありません。基本的には「一身上の都合により」で大丈夫。
企業によっては、辞退の理由を聞かれる場合がありますが、聞かれない限りは無理に理由を記載しなくてもよいでしょう。
ポイント4：最後に署名を必ずつける
これは面接の辞退メールに限らずいえることですが、企業宛てのメールには、署名付きで送るのがマナーです。
担当者によっては、多くの応募者とやりとりをしている可能性があります。そんなとき、メールの署名があることで誰からのメールかわかりやすくなるので、対応も早くできます。
以下を例にして署名を作成し、メール本文の最後につけて送るようにしましょう。
【メール本文の最後につける署名の例】
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
晴出一郎（はれだすいちろう）
〇〇〇大学〇〇〇学部〇〇学科〇年
住所：000-0000
大阪府〇〇〇市〇〇〇町0-0-0 ハレダス荘101号
携帯電話：080-000-0000
メール：haredas@xxx.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
上記の例のように署名の上下には線を引くことで、本文と署名の区別がつくようにします。就活生の方は、名前や住所のほかに学校名も記載することを忘れずに。
ポイントのおさらい
これまでのポイントのおさらいをしましょう。
・メールの件名は一目で内容がわかるシンプルなものに
・本文もシンプルにして「謝罪」と「感謝」を伝える
・面接を辞退した理由は詳しく書く必要はない「一身上の都合により」でOK
・メールの最後には自分の情報を記載した署名を忘れずに
面接辞退メールの例文
面接辞退メールは以下のように書いて送るとよいでしょう。
【面接辞退メールの例】
件名：
面接辞退のご連絡：面接辞退のご連絡：〇〇〇（学校名）晴出一郎
本文：
株式会社〇〇〇
△△△部 ▲▲▲様
お世話になっております。
■月■日（■）■時より、面接のお約束を頂戴しております、
〇〇〇大学の晴出一郎と申します。
先日はお忙しい中、面接のご連絡いただき誠にありがとうございました。
誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、
この度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
ご多用の中、貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、
このような身勝手なお願いをすることとなり、誠に申し訳ございません。
何卒ご理解、ご容赦いただけますと幸いです。
本来であれば、直接お詫びすべきところではございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
晴出一郎（はれだすいちろう）
〇〇〇大学〇〇〇学部〇〇学科〇年
住所：000-0000
大阪府〇〇〇市〇〇〇町0-0-0 ハレダス荘101号
携帯電話：080-000-0000
メール：haredas@xxx.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
辞退の理由を聞かれた時の例文
お伝えした例のように「一身上の都合により」というのが書き方をした場合、企業側から辞退の理由を聞かれることがあります。その場合の返信の仕方の例も紹介しておきます。
【面接を辞退した理由を聞かれたときの返信例】
件名：
※来たメールにそのまま返信するので、件名は変更しなくてもOKです
本文：
株式会社〇〇〇
△△△部 ▲▲▲様
お忙しい中、ご返信いただきありがとうございます。
〇〇〇大学の晴出一郎でございます。
この度の面接を辞退させていただきました理由としましては、
※※※辞退した理由※※※
身勝手なお願いであること、改めてお詫び申し上げます。
誠に申し訳ございません。
何卒ご理解いただけますと幸いです。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
晴出一郎（はれだすいちろう）
〇〇〇大学〇〇〇学部〇〇学科〇年
住所：000-0000
大阪府〇〇〇市〇〇〇町0-0-0 ハレダス荘101号
携帯電話：080-000-0000
メール：haredas@xxx.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
上記のようにシンプルかつ失礼のないようにしましょう。
それでは、「※※※辞退した理由※※※」に入る文章の例を理由別に紹介していきます。
例文1：社風や理念が合わないなど、気持ちが変ってしまった場合
その後、企業理解を深めていくうちに、自分が当初描いていたイメージと相違ができたことに気づきました。
そのため、私の能力では御社に貢献することが難しいと感じたしだいでございます。
例文2：先に他社から内定の連絡があった場合
ほかの企業から内定を頂戴し考えた末、そちらでお世話になることを決断いたしましたためでございます。
例文3：家庭の事情により辞退する場合
家庭の事情により、就業することが困難な状況となりましたためでございます。
例文4：体調不良により辞退する場合
大変急なことではございますが、体調を崩してしまい、まずは回復に努めたいと考えたためでございます。
まとめ
面接辞退の連絡はメールでもマナー違反にはなりません。ただ、当日の場合は電話で連絡するのがマナーなので覚えておきましょう。
面接辞退メールの理由を聞かれた場合は返信をする必要がありますが、それ以外の面接辞退の了承の意味を込めたメールには返信しなくても大丈夫です。たとえ辞退する会社だったとしても、失礼のないように心がけることを忘れないようにしましょう。
