内定承諾書とは？添え状・封筒の書き方〜返送方法まで徹底解説

最終面接に合格すると、企業から届く内定承諾書。そもそも内定承諾書とはどんなものなのか、返送する際の添え状はどうやって書けば良いのか、などわからないことが多いですよね。

そこで今回は、内定承諾書の概要や書類の目的、添え状・封筒の書き方まで詳しく紹介していきます。

内定承諾書の概要と目的

まずは内定承諾書とはどういった書類なのか、どんな目的・効力があるのかなどを紹介していきます。

内定承諾書とは

内定承諾書とは、新卒採用・中途採用などの内定者に対して発行する書類のことです。企業によっては、入社承諾書、入社誓約書という名目で呼ばれている場合もあります。内定者は内定承諾書にサインすることで、内定を正式に受け入れ、入社を誓約することになります。

複数の会社から内定をもらっている場合には、その分内定承諾書も複数受け取ることになりますが、承諾のサインをして返送するのは必ず、一社のみでなければいけません。

内定承諾書の目的

内定承諾書は、発行する企業と受け取る側の内定者にとっても、意思を示すために重要な書類です。内定者側の目的は、企業に就職活動の終了する旨と、入社の意思を伝えること。そのため、一般的な内定承諾書には「就職活動を終了し、入社を承諾すること」のような文面が記載されています。

企業側の目的は、内定の証明と辞退を抑制などが考えられます。就職活動や転職活動では、内定が出てもより良い条件を求めて活動し続ける人も多くいます。自社への入社を念押しする目的としても、内定承諾書は発行されるのです。

内定承諾書へのサインは入社への意思表示であり、労働契約を正式に結ぶことになりますから、きちんと考えてサイン・返送する必要があります。

【例文あり】添え状の書き方のポイント

内定承諾書には提出期限が決まっており、期限までに企業に返送しなければなりません。その際には、ただ内定承諾書のみを封筒に入れるのではなく、添え状を同封するのがビジネスマナー。ここでは添え状の書き方のポイントや例文を紹介します。

添え状はパソコンでも手書きでもOK

添え状を作成するのは、パソコンでも手書きでも問題ありません。字が得意な人であれば手書きで書けば長所をアピールでき、真摯な思いも伝えられます。ただし、誤字や脱字などをした場合には書き直しが必要になるので、時間がかかり心労の原因にもなります。

最近では、ワードなどのソフトを使って作成した添え状が一般的になっていますので、何かと不安が多い人はパソコンで作成するのが良いでしょう。

添え状に記載する内容

添え状は、先方に書類を送るときに同封するあいさつ状のようなものです。内定承諾書だけにかかわらず、ビジネスの場では活用することが多いので書くときのポイントを覚えておくと便利です。

記載に必要な内容は、『提出日の日付』『宛名』『氏名』『連絡先』『件名』『頭語・結語』『同封書類の内容を伝える本文』です。

添え状を書くときのポイント

添え状は、送付した目的がわかりやすいように簡潔に書くのが大切です。「誰から送られてきたものなのか」「何が入っているのか」「どんな気持ちで承諾にサインしたのか」などがひと目でわかるようにしましょう。

添え状の例文

以下が一般的な内定承諾書と一緒に送付するときの添え状の例です。送付の際には、ぜひ参考にしてみてください。

内定承諾書の封筒の書き方・返送方法

続いては、内定承諾書を返送する方法と封筒の書き方を紹介します。

封筒の選び方・入れ方

添え状が完成したら、サイン・捺印した内定承諾書と一緒に企業へ返送します。基本的には、内定通知書が届いたときと同じ形式で送り返すのがマナーです。

内定承諾書が折り目のない状態で送られてきた場合であれば、A4サイズが綺麗に入る『角型2号』の封筒に、三つ折りで届いた場合は、『長形3号』の封筒に入れて返送します。

折り目のない内定承諾書と添え状を返送する際には、封筒に直接入れるのではなく、クリアファイルなどに挟んでから封筒に入れましょう。三つ折りにする場合であれば、内定承諾書と添え状まとめて三つ折りにし、そのまま封筒に入れて問題ありません。

封筒の書き方

封筒は縦書き・横書きのどちらでもOK。文字が読みやすいように、黒の油性ペンまたは、0.7ミリ以上のボールペンを使って記載しましょう。

封筒の表面に記載するのは、『送り先の住所』『宛名』『入社承諾書在中』です。企業にはさまざまな書類が送られてくるので、担当者がひと目でなんの書類かわかるように、必ず赤文字で「入社承諾書在中」と記載するようにしましょう。

住所は、都道府県やビル名などを省略することなく記載し、宛名の会社名も（株）などと省略せず正しく書いてください。

縦書きの場合、住所は右端から記載します。文字の大きさが均等になるようにバランスに注意しましょう。そして宛名は真ん中に配置し、円滑に担当者のもとに渡るよう、部署名や担当者名は詳しく書くのがベターです。そして、左下に入社承諾書在中と記載し四角く囲んで記載すればOKです。

裏面には左上に『投函した日付』左下に自分の『住所・郵便番号』を記載します。表面と同様に省略せず書きましょう。封筒をのりづけしたら、閉じた部分の中央に「〆」と書いて完了です。

内定承諾書の返送方法

郵送は原則、切手を貼って普通郵便で問題ありません。ただし、返送期限が迫っている場合は速達で送るようにしましょう。注意したいのは、切手の料金不足。料金が足りなければ、自分のところに返送されてしまい、企業に内定承諾書をすぐに届けられず時間がかかってしまいます。

ですので、必ずいくらかかるのか確認した上で返送するようにしましょう。わからない場合は郵便局に持っていき、局員さんに確認するのがおすすめです。

まとめ

内定承諾書は、内定者と企業が互いに入社・受け入れの意思を確認し、正式に労働契約を結ぶための書類です。一度承諾すれば、よほどのことがない限り辞退できませんので、返送する前にきちんと考えることが大切です。

また、内定承諾書と合わせて添え状を同封することで、企業への誠意やマナーがきちんとしている印象も与えられます。今回紹介した書き方のポイントや例文、返送方法などを活用し、入社前に素敵な印象を与えましょう。