【例文あり】内定後のメールの書き方とやりとりのコツ・不安な場合にすべき質問を解説

企業に内定すれば就職活動は終わり…ではありません。内定後こそ活発に連絡を取り、企業との関係を強化することが必要です。

この記事では、内定後のメールのやりとりについてまとめています。メールを送るタイミングや知っておくべきマナー、具体的な例文も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

内定後こそ企業とのコミュニケーションが超重要！

内定を受け取るということは、すでに企業から社員の資格を有している人物だと認められたことを意味します。近い将来の社員として、積極的に企業とコミュニケーションを取り、関係を深めておきましょう。

また、内定後は企業にとって中途半端な時期でもあります。内定はしたものの、本当に入社してくれるのだろうかと不安に感じている可能性も高いでしょう。内定承諾をしただけで連絡が途絶えてしまうと、「本当にこの人に決めて良かったのだろうか」と内定者に対して不信感を抱くこともあるかもしれません。

企業側の不安を取り除き、なおかつ「この人に決めて良かった」と思ってもらうためにも、適切なタイミングにメールで連絡を取ることが必要です。メールのやりとりを通して強固な関係を構築しておくと、入社後もすぐに馴染めるようになるでしょう。

内定後に注意すべき最低限のメールマナー

内定後はメールを使って、適切なタイミングで企業と連絡を取ることが必要です。しかし、頻繁にメールを送れば良いというものではありません。マナーを守り、企業側に不快な思いを抱かせないように注意することも必要です。

特に注意したいメールマナーとしては、次のものが挙げられます。

• 必ず署名を加える
• メールの始まりには必ず挨拶文を入れる
• できるだけ早く返信する（遅くとも24時間以内）
• 返信の際は件名を変えない
• 返信の際は本文を引用する
• 企業の名前・部署名・役職を省略しない

それぞれのマナーについて見ていきましょう。

必ず署名を加える

内定者は1人とは限りません。また、企業側の担当者が受け持っている内定者も、1人とは限りません。

「いつも連絡している方だから、私のことを知っているはず」と思い込んで、署名をせずにメールを送信するのは失礼に当たります。何度もメールで連絡を取っている相手であっても、必ず署名を加えて、誰からのメールか分かるようにしておきましょう。

メールの始まりには必ず挨拶文を入れる

また、挨拶文も大切なポイントです。何度もやりとりをしているからといって、挨拶文なしに本題に入るのはぶしつけな印象になってしまいます。メールの初めの部分には挨拶文を入れて、丁寧な印象を与えるようにしましょう。

ただし、1日の間に何度もやりとりをするときには、その度ごとに挨拶文を入れるとくどい印象になる恐れがあります。一言、「先ほどの続きです」のように断りを入れてから挨拶文なしに本題に進むと、丁寧な印象を与えつつ、臨機応変な対応ができることをアピールできるでしょう。

できるだけ早く返信する（遅くとも24時間以内）

担当者からメールが届いたときは、できるだけ早く返信することを心がけましょう。1日1回はメールボックスを確認し、新しいメールが来ていないか確認することが必要です。

内定者が学校生活などで忙しいことは、担当者もよく理解しています。しかし、あまりにもメールの返信が遅いと「いい加減な人なのかな？」と不信感を与えることにもなりかねません。遅くとも24時間以内には返信をし、担当者と密な連絡を取るようにしましょう。

返信の際は件名を変えない

担当者からのメールに対して返信するときは、件名は変えずにそのまま返信機能を使って送信するようにしましょう。件名を変えてしまうと、担当者は内定者からの新しい連絡なのか、自身が送ったメールに対する返事なのか、開封前には判別できません。

同じ話題で何度もやりとりをするときは、返信に次ぐ返信で件名は長くなってしまいますが、そのまま手を加えずにおきましょう。返信の返信であることが担当者に伝わりやすくなり、緊急な案件であればよりスムーズに対応できるようになります。

返信の際は本文を引用する

担当者からのメールに対して返信するときは、件名を変えないだけでなく、担当者が送った本文もそのまま消さずにおきましょう。担当者はいくつも仕事を抱えているので、どの相手にどのような内容のメールを送ったのか正確に記憶していない可能性があります。メールを開封してすぐに内容を理解するためにも、本文をそのまま残しておくことが必要です。

担当者とメールをやりとりする前に、一度メールの設定を見直しておきましょう。返信時にメールの本文を残す設定が解除されていると、返信に本文が含まれません。

企業の名前・部署名・役職を省略しない

メールのやりとりの回数が増えても、その度ごとに担当者の企業名と部署名、役職名を正確に記載することが必要です。省略してしまうと無作法な印象を与えるだけでなく、プライベートでのメールのように思われることがあります。

親しき中にも礼儀ありです。どんなにフレンドリーに接してくれている場合でも、未来の先輩・上司として、敬意を持って接するようにしましょう。

【内定をもらった際のメールのやりとり・例文】

内定の連絡をメールで受け取ることも多いです。メールで内定の報告を受けたら、できればすぐに返信するようにしましょう。学校の事情などですぐに返信できない場合でも、24時間以内にはお礼のメールを返信します。

内定を受けて入社を希望する場合だけでなく、内定を辞退する場合も、お礼のメールを出すことは必須です。お礼メールの書き方と例文を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

内定後のお礼メールの書き方

内定後は、すぐにお礼メールを返信します。電話で内定の連絡を受け、その場でお礼を伝えた場合であっても、後でお礼メールを送ることで、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

内定のお礼メールは、次の2つのポイントを意識して書くことが必要です。

• 感謝の気持ちと喜びを伝えよう
• 意気込みを伝えて意欲をアピールする

それぞれのポイントについて解説します。

感謝の気持ちと喜びを伝えよう

まずは内定を受け取ったことに対して、感謝の気持ちを表現しましょう。企業側は、内定を出すまでに長い時間と手間をかけています。もし内定を辞退するのだとしても、数多くの役員や社員が大切な時間を割いて対応してくれた事実に変わりはありません。

今までのすべての対応に対して、心からの感謝を表現しましょう。また、その膨大な作業の中から自分を選んでくれたことに対して、素直な喜びを伝える必要もあります。

意気込みを伝えて意欲をアピールする

内定を辞退することが確実ではない限り、意気込みを伝えて意欲をアピールするようにしましょう。「A社から内定を受けたら、辞退しよう」と考えている場合であっても、辞退することが確定しているケースを除き、入社に対して意欲を感じていると伝えることが大切です。

意欲を伝えることで、担当者側も入社を楽しみに待ってくれるようになります。温かく迎え入れてもらうためにも、「貴社で活躍できるよう、努力してまいります」や「1日でも早く仕事をしたいです」、「即戦力として貢献できるようになります」などのポジティブなフレーズをメールに加えましょう。

内定後のお礼メールの例文

メールで内定の連絡を受け取ったときは、次のようにお礼メールを送りましょう。

内定を辞退する場合の例文

内定を辞退する場合は、そのまま返信するのではなく、件名を変えてから送信することが必要です。また、内定を辞退するということは、今まで企業側が払ってくれた努力や時間を無駄にすることを意味します。そのため、内定を受け入れる場合よりも、丁寧にお礼を伝えることが大切です。

なお、内定の連絡をメールで受け取った場合も、辞退するときは電話で連絡するほうが良いでしょう。辞退することで、企業側は別の候補者を内定するなどの対応が必要になります。メールはすぐに開封されるとは限らないため、電話で連絡をして一刻も早く辞退の旨を伝えるようにしましょう。

ただし、電話をしても担当者につながらないことが予想されます。その場合は、メールで連絡することが必要です。件名を「内定辞退のご連絡」としておくと、担当者は開封する前に辞退の旨を知ることができ、より早く内定者の動向を把握できるようになります。

【内定後の不安を解消する質問・例文】

内定を受ける場合は、お礼メール以外にもいくつかのタイミングで担当者にメールを送ることができます。例えば、不安を感じたときや気になることが生じたときは、一人で悩むのではなく、担当者に直接相談してみましょう。

メールを通して、疑問を解消できるだけでなく、不安な気持ちも解消できることがあります。また、真剣に入社を考えていることを担当者に伝えられ、熱意のある内定者だと感じてもらえるかもしれません。

内定後、不安なときに質問すべき3つの確認内容

内定後、不安な気持ちを抱えるのは珍しいことではありません。「本当にこの会社で良かったのだろうか…」と、内定ブルーになる内定者も多くいます。

内定ブルーは入社が近づくと自然に解消されるものですが、人によっては内定ブルーをこじらせ、「入社を楽しみに思えない」「やっぱり内定を取り消して、就活をやり直したい」と思いつめることもあります。

しかし、不安に対して適切に対応することで、内定ブルーを早期に解消することは可能です。次の3つの疑問に対してメールで相談し、入社への前向きな気持ちを固めるようにしましょう。

1. 入社後のスケジュールや準備するもの
2. 給与・賞与や昇給について
3. 繁忙期や残業について

それぞれの疑問について解説します。

1.入社後のスケジュールや準備するもの

入社後のスケジュールについて、気になることもあります。例えば、次の内容についてメールで問い合わせてみましょう。

• 入社後に行われる研修内容、研修の日程
• 研修の場所、1日のおおまかなスケジュール
• 配属先が決まる時期
• 配属先が決まるポイント
• 配属される可能性がある部署

現在住んでいる場所からは通勤できない会社に就職する場合であれば、引っ越しについても考えておかなくてはいけません。会社以外の場所で研修が実施される可能性があるのか、本社以外に配属される可能性もあるのかなどを知っておくと、入社後の不安も軽減されるでしょう。

また、入社前の準備について相談することでも、不安を軽減できます。

• 入社前に身につけておくことが望ましいスキル、経験
• どのような心構えで働くことができるか

時間的に余裕がある場合は、スキル習得に時間を費やすことができます。例えば、パソコンや外国語などを習得しておくことが好ましいのであれば、入社前の時間を活用して訓練を行いましょう。入社に備えられ、気持ちも前向きになります。

2.給与・賞与や昇給について

内定が決まるまでは、なかなかお金のことを言い出しにくく感じるものです。働いてお金をもらうのは正当な行為ですが、「お金を目的として仕事をすると思われたらどうしよう…」と不安になり、気になっても尋ねられない方も多いでしょう。

しかし、内定後であれば、お金のことも臆せず尋ねられます。お金を目的として働くのは好ましくなくても、お金が働く意欲につながるのは事実です。次のような質問をメールで尋ねてみてはいかがでしょうか。

• 給与はいくらか、手取りでどの程度になるか
• 賞与制度はあるか、ある場合はいつ、どのくらい支給されるか
• 昇給はどのような基準で決まるか
• 財形貯蓄、iDeCoなどの制度はあるか

ただし、内定後といってもあまり露骨にお金のことを尋ねるのはおすすめできません。なぜ知りたいのかを明確にしつつ、担当者が不快にならない表現を選んで質問するようにしましょう。

3.繁忙期や残業について

働く時間があらかじめ決まっているアルバイトとは異なり、入社すると残業が必要な場面に直面することがあるでしょう。残業が多いのであれば、家から会社が遠い場合には引っ越しも検討しなくてはいけません。入社後の不安を解消するためにも、担当者にメールで次の事柄を尋ねておきましょう。

• 月に何時間ほど残業があるか
• 給料にはみなし残業が含まれているか
• 残業が多くなるのはどのようなタイミングか

お金関連の質問と同じく、残業や繁忙期についての質問もデリケートな質問といえます。あまりしつこく尋ねると「働く意欲がないのだろうか」と誤解される可能性もあるので、言葉を選んで質問するようにしましょう。

ただし、みなし残業については入社前に確認しておくほうが良いかもしれません。みなし残業が給与に含まれている場合、既定の時間内の残業であれば残業代は発生しません。特に研究関連やマスコミ系、コンサルティング系の職種は、みなし残業が設定されていることが多いので注意が必要です。

内定後に労働条件を確認したい場合の例文

内定後に労働条件を確認したいときは、次のようなメールを担当者に送ってみましょう。

内定後に給与交渉をしたい場合の例文

新卒採用の場合は、入社前に給与交渉するケースはあまりないでしょう。しかし、他社で経験を積み、中途採用として入社する場合は、内定後に給与交渉することがあるかもしれません。

内定をもらったからといってあまり強気に交渉するのは、良い印象を与えない恐れがあります。次のように丁寧に相談してみましょう。

OB・OG訪問を依頼する場合の例文

内定後、すでに入社しているOBやOGの訪問を依頼する機会もあるでしょう。担当者には聞きづらい質問も、同じ大学の同窓生であれば率直に尋ねられるかもしれません。次のようにメールでコンタクトを取りましょう。

【内定が決まった後のメールのやりとり・例文】

内定が決まった後、内定式や研修会の案内メールが担当者から届くことがあります。その場合も可能な限り早く返信するようにしましょう。

「内定式の案内メール」への返信例文

内定式の案内メールには、出席・欠席・保留のいずれかを明記して早めに返信します。次のように返信しましょう。なお、名前等は省略しています。

「内定者研修会の案内」への返信例文​​

内定者研修会の案内メールにも、出席・欠席・保留のいずれかを明記して早めに返信しましょう。

入社後の不安をなくすために適切なコミュニケーションを取ろう

内定後はメールで担当者とコミュニケーションを取り、入社後の不安を解消するようにしましょう。内定ブルーを克服しやすくなるだけでなく、熱意をアピールすることもできます。

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