総務事務は備品管理や設備の整備など、全社にまたがる幅広い事務を担うポジションです。仕事に就くために必須の資格はなく、未経験からでもチャレンジしやすい仕事です。
今回は総務事務の仕事内容や必要なスキル、メリット・デメリット、向いている人の特徴を解説します。
総務事務の仕事内容。全社にまたがる幅広い事務を担当
総務事務は建物の管理や全社的なイベントの運営、外部との問い合わせ窓口といった全社にまたがる業務が多いのが特徴です。
総務事務は会社の利益を生み出す立場ではありませんが、全社員が安心してかつ効率よく仕事をこなすために不可欠な存在といえます。
ここでは総務事務の代表的な業務について、具体的な仕事内容を紹介します。
1.どの部署でも使用する備品の管理
総務事務の代表的な仕事は、パソコンやプリンター、電話などのオフィス機器のメンテナンスや業者への修理依頼、文房具や名刺といった消耗品の管理で、机や椅子などのオフィス用品やOA機器は、台帳に数や状態を記録して管理します。
機器類の故障は業務の遂行を著しく妨げるため、万一に備えて、定期的なメンテナンスを行い、また壊れたり部品が欠損したりした時は、交換や購入の手続きも行います。
消耗品は社員が円滑に業務を遂行するために必須なものです。「無くなったから準備してほしい」と社員から依頼を受ける前に、在庫や予備を準備しておく必要があります。
2.社員が安心して働ける環境の整備
総務事務は空調や証明などの設備管理、清掃業者への発注・手配、防災設備の管理も業務のうちです。設備に故障や不具合が見つかった際はすぐに業者へ修理を依頼し、深刻な事態への発展を未然に防ぎます。
防災・安全対応は設備の管理だけでは不十分で、定期的な避難訓練が必要です。避難訓練は通常業務に影響を与えるため、スケジュールを決めて社内全体に共有します。
その他、オフィス移転に関わる事務全般も総務事務が担当する場合が多いでしょう。
3.全社的なイベントの運営
総務事務は入社式、取締役会、株主総会、キックオフミーティング、社員旅行など、全社的な行事・イベントの運営を任される場合も多いようです。
企画や参加者への周知、予算の作成、会場予約、当日の司会に関連する事務を一手に担うこともあります。
事業に関連する真面目なものから社内の親睦を深めるための行事まで、イベントの目的や趣旨を踏まえた上で企画を練らなければなりません。会議の場合、議事録の作成も重要な業務です。
作成した議事録はいつでも確認できるよう、整理して管理する必要があります。貴重な保管スペースの確保のため、定期的に保存期間が過ぎたものは廃棄するのも忘れずにしましょう。
4.会社の代表窓口・問い合わせ対応
会社の顔である代表電話や受付対応を、総務事務が任される場合があります。外部対応は下手をするとクレームの対象となるため、あらかじめ問い合わせの内容を予測し、回答を準備しておく必要があるでしょう。
想定問答はすでに用意されている場合が多いのですが、電話中に相手を待たせずに済むよう、取り次ぎ先や回答内容を事前に確認することが大事です。
コミュニケーションは杓子定規にいかないこともあるため、臨機応変な対応が求められます。
【働く姿をイメージ】総務事務の1日の流れ
総務事務の基本的な業務の流れは、以下のとおりです。
- 8:30：出社
- 9:00：消耗品の発注やOA機器のメンテナンス依頼
- 12:00：昼休憩
- 13:00：書類の作成、打ち合わせの準備
- 18:00：退社
総務事務は基本的に残業が生じる可能性は低く、ワークライフバランスを確保しやすい仕事です。とはいえ、決して楽とはいえず、イレギュラーな対応に追われることが多々あります。
問い合わせや社員からの要望に対応していると、自分の仕事が進まない場合があるため、日頃から仕事を早め早めに進める必要があります。
未経験から総務事務になるために必要なスキル
総務事務は人気がある職種のため、求人の倍率も高くなりがちです。内定を勝ち取るには、他の応募者と差を付けられるスキルを有していると有利でしょう。
ここでは総務事務で特に重要だと思われる「ホスピタリティ」と「WordやExcelなどのPCスキル」について解説します。また保有していると有利に働く可能性が高い資格もいくつか紹介します。
1.相手の立場に立って物事を考えるホスピタリティ
総務事務は先回りして名刺やコピー用紙を準備したり、「いつも大変ですね」と声を掛けたりする心遣いが必要です。
気配りや心遣いを受けた相手はモチベーションがアップし、生産性の向上が期待できます。総務事務がホスピタリティを持つことで、組織全体に活気が出るというわけです。
総務事務は表立って仕事をするというより、裏方を担うポジションです。他部署の同僚が気持ちよく業務をこなせるよう、みんなを支えるつもりで業務に当たりましょう。
2.WordやExcelなどのPCスキル
実務的に重要になるのが、パソコンを使って資料の作成やデータ処理をこなす能力です。求人には「基本的なPCスキル」と書かれる場合があります。
基本的なPCスキルとは、Wordならフォントや文字サイズ、色の使い分け、均等割り付け、画像や表の挿入ができるレベルです。
Excelなら四則演算はもちろん、AVERAGE関数やSUM関数といった基本的な関数の他、IF関数やVLOOKUP関数など中級レベルの操作も覚えていると有利でしょう。
PowerPointはWordやExcelより重要度が落ちますが、使えれば会議の資料作成時に重宝される可能性があります。
【採用に有利に働くかも？】おすすめの資格
総務事務におすすめの資格でまず挙げられるのは、「マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）」です。WordやExcelの開発元であるマイクロソフト社が認定する資格で、PCスキルの客観的な証明を得られます。
もう一つは従業員のストレスを緩和するための知識が身につく「メンタルヘルス・マネジメント検定」です。
総務事務は従業員からパワハラやセクハラの相談を受ける場合もあるため、正しいストレス対処の仕方を知っていると、悩める社員の役に立てるかもしれません。
総務事務で働くメリット
総務事務で働くメリットは、未経験からでも就職しやすいこととワークライフバランスの実現のしやすさです。加えて、働く中でオフィスワーカーに必要な幅広いスキルが自然に身に付いてくことでしょう。
総務事務で働くメリットと自身の仕事に対する価値観や方向性が一致すれば、満足して働ける可能性が高いのです。ここでは、総務事務のメリットについて詳しく解説します。
1.必要な資格がなく未経験からでも始めやすい
総務事務に就くための必須の資格は存在しません。ゆえに未経験可で募集されている求人もあり、人事や法務といった他の事務職と比べても間口が広い職種です。
総務事務を経験して、他の事務職へと移るキャリアパスも描きやすいでしょう。実際、総務事務の求人ながら広報や経理などの業務を任される場合もあります。
とはいえ、未経験から本当に採用されるか不安を抱く方もいるかもしれません。円滑にコミュニケーションを取れ、人当たりが良い人なら内定をもらえる可能性は高くなるでしょう。
2.ワークライフバランスを実現しやすい
総務事務は残業が少ないため、仕事後の時間を作りやすい職種だといえます。資格勉強をしたり、プライベートを充実させたり、オンとオフの切り替えをしやすいです。
家族や友人との時間を大切にしたい、趣味の時間を作りたいと希望する方には適した仕事でしょう。ただし、転職理由や志望動機でワークライフバランスについて言及するのは注意が必要です。
残業を受け付けないわがままな人だと捉われぬよう、仕事への意欲はしっかりとアピールしましょう。
3.基礎的なビジネススキルが身につく
総務事務は社内外の人と多く接するため、自然にビジネスマナーやホスピタリティが身についていきます。相手の状況を考えて意思疎通を図る癖がつき、いつの間にかコミュニケーション力が向上するでしょう。
業務上使用する機会が多いWordやExcel、PowerPointなどの基本的なPCスキルも習得しやすいです。基本的な能力といっても、総務の仕事はどれも会社運営で欠かせないものばかり。
経験を積むうちにPCスキルや専門知識が身につくことを期待できます。
総務事務で働くデメリット
「縁の下の力持ち」的な総務事務は目立った成果を挙げづらく、物足りなさや劣等感を抱く可能性があります。また、高収入を得づらいことも大きなデメリットです。
事務職で年収を上げる方法はいくつか存在しますが、急激に収入がアップする魔法のような方法はありません。ここでは、総務事務が直面しやすいデメリットについて詳しく解説します。
1.会社の利益に貢献している実感を得づらい
総務事務は売り上げを作り出す役割ではないため、会社に貢献している感覚を味わいづらい側面があります。
会社の運営には不可欠な存在ですが、従業員のサポートを通じた間接的な関わりにとどまるため、やりがいを得にくいかもしれません。
利益や売上への貢献度の低さと関連して、業務の成果を数値化しにくいという事情も存在します。営業や販売のような前年比〇％、社内売上〇位といった明確な目標を持ちづらいからです。
とはいえ、スピード感や正確さなど何らかの指標を出せば、きちんと評価されます。日々の仕事が報われないわけではないため、モチベーションを保つことは可能です。
2.収入に満足しづらい
総務事務に限った話ではありませんが、事務職は一般的に高収入が期待しにくい仕事といえます。先程申し上げたように、会社にとって直接的な利益を生み出さないためです。
営業や販売など先頭に立って案件を獲得してくる仕事の方が、給与面ではどうしても優遇されがちです。また、収入が少ないのは残業が少ないことも関係しています。
企業によっては業務に役立つ資格を取得した社員に対して、資格手当を支給するところもあるため、年収を上げたければ資格を取得して手当を狙うのも良いでしょう。
年収は所属する企業や業界によっても変わってくるため、給与水準が高いところに勤務するのも大切です。
他にも、法律事務や労務事務などの専門的な知識が求められる事務職に転職して、年収を上げる方法も考えられます。
総務事務に向いている人の特徴
総務事務は自分が目立たなくて良いから、他人に貢献したいという気持ちが強い人向きの職種です。
仕事ではガツガツと前に出る積極性が重視されがちですが、総務事務は一歩引き気味の人でも活躍できる可能性が高いでしょう。
また、業務では複数のことを同時にこなす場面が多いため、マルチタスクを苦にしないという部分も重要な要素。総務事務に向いている人の特徴を深掘りしていきます。
1.人のために尽くしたいと心から思える人
自分が率先して前に出るよりも、人の役に立つことに喜びを感じられる人の方が向いています。
業務では従業員から頼み事や相談を受けることも多く、人を助けたいと感じる奉仕精神がないと、働く意義を見失うかもしれません。
総務事務は一見地味に見えながらも、「ありがとう」の言葉をもらいやすい仕事です。OA機器の不具合に対応したり、備品を補充したりすることで、間接的ながら会社に貢献しています。
細かい気配りが必要な分、人から感謝される機会が多いため、控えめで思いやりのある人は活躍しやすいでしょう。
2.同時に複数のことをこなすのが得意な人
同時に2つ以上の業務をこなすマルチタスクが得意な人も、総務事務に適性があります。問い合わせに対応しながら、備品の台帳を作成するような並行作業を行う場面が多いためです。
中には集中力があり、1日中1つのことを継続して行える人もいらっしゃいます。総務事務はこうした職人気質の人より、手広くこなせる器用な人向きの仕事です。
マルチタスクが得意だと短時間に多くの業務を遂行できるため、迅速に仕事が進みます。
限られた時間で効率的に業務を遂行する必要がある現代のビジネスマンにとって重要なスキルです。
働きやすい仕事を目指すなら総務事務はおすすめ
総務事務は未経験からでも就ける可能性があり、ワークライフバランスも取りやすく、働きやすい仕事です。
ただし利益を出す役割ではないため、会社に貢献している感覚を得づらく、収入的にも稼ぎやすいとはいえません。
総務事務の良い部分に魅力を感じるのであれば、適性を探りましょう。総務事務は、人のために尽くしたいと思える人やマルチタスクが得意な人が向いています。
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