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就活に必要な送付状(添え状)とは|書き方やNGを押さえて就活を突破しよう

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企業に履歴書やエントリーシートを郵送するときには、必ず送付状(添え状)を同封するのがマナーです。そもそも送付状とはなんなのか、書き方や送り方にマナーはあるのかなど不安な方も多いはず。

そこで今回は、送付状の書き方・注意すべきポイントを解説していきます。

履歴書・エントリーシート郵送時に必要な送付状とは

送付状とは、封筒に何が同封されているのかを記載した書類のことです。送付状以外に添え状、カバーレターなどと呼ばれることもあります。

いずれにしても、封筒に入っている書類の種類を記載したもので、企業に提出を依頼された書類(履歴書やエントリーシート)を送る際には、必ず入れるようにしましょう。

ただし、送付状が必要なのは郵送時のみ。また、企業側が「送付状は必要ありません」と表明している場合には、同封しなくてOKです。

送付状(添え状)の書き方


送付状は、ある程度決まった構成があります。記載する内容も概ね決まっていますので、ここではその内容と書き方について紹介します。

送付状に記載する内容

送付状を送る目的は、なにを郵送しているのかをわかりやすく知らせること。余計な内容は記載せず、情報をわかりやすく記載する必要があります。

送付状に必要な内容は
1.日付
2.宛名
3.自分の名前(差出人)&連絡先
4.送付状のタイトル
5.本文
6.記書き

です。順番にどのように記載するのがふさわしいのか、紹介していきます。

①日付

日付を記載するのは、一番上の右側です。

注意して欲しいのは記載する日にちは、作成日ではなく投函日。また西暦、和暦どちらでも構いませんが、その他送付書類と統一するようにしましょう。

②宛名

宛名は日付から一行程度改行し、左揃えで記載していきます。

記載するのは、会社名、部署名、担当者名です。
すべて省略することなく、正式名称で記載するようにしてください。担当者がわからない場合は、「採用ご担当者様」と記載しましょう。

③自分の名前(差出人)&連絡先

読みやすいように再び一行程度改行し、右揃えで自分の名前や連絡先を記載します。

その際には大学名、学部、学科、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、すべて省略せず記載するようにしましょう。

④送付状のタイトル

次は二行ほど改行し、中央揃えで添え状のタイトルを記載していきます。

送付状の主旨が伝われば問題ありませんので、「選考応募書類の送付につきまして」などと簡潔にするのがベターです。

⑤本文

本文は、拝啓(頭語)から始まり、時候の挨拶、用件、敬具(結語)で終わるような構成で作成します。

時候の挨拶は、10月であれば、「秋涼の候」、11月であれば「晩秋の候」、12月であれば「師走の候」、1月であれば「初春の候」などと、送付する時期に応じて変えるのが一般的です。

それに続き、「貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。」と記載します。

用件に関しては、書類を送付する旨を述べます。

例えば、「貴社の新卒採用に置いて選考の機会をいただきたく、下記の書類を送付いたします。ぜひご検討いただき、面接の機会を商大できますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」のように、シンプルかつ真摯な気持ちを述べるようにするのがポイント。

用件をすべて記載し終えたら改行し、右揃えで敬具と記載します。

⑥記書き

次に、中央揃えに設定し「記」と記載します。

記書きは、本文中で「下記の書類をお送りします」と、示した事柄について詳細を別途記載することを意味しています。

ビジネスレターではよく使われる表記であり、「記」の下には左揃えで同封している書類の内容と枚数を箇条書きで記載します。内容がすべて書き終わったら、改行&右揃えにして「以上」と記載して終了です。

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送付状にこれはNG!注意したいポイント


一般的に送付状を同封することによって、ビジネスマナーを大切にできる人として好印象を与えられるはずなのですが、気をつけなければ心象を悪くしてしまう恐れもあります。マイナスな印象を与えないためにも送付状の内容で注意したいポイントを紹介します。

自己PRは記載しないようにする

少しでも自分を印象付けたい、印象をよくしたいという気持ちから、自己PRを記載したくなる人もいるかもしれません。

しかし、先述した通り送付状の目的は、「同封している書類の内容をわかりやすく伝えること」です。そんな書類にも関わらず、自己PRを記載してしまえば、目的意識が低いと認識される恐れがあります。

送付状は、履歴書やエントリーシートと異なり、確認後はすぐに処分してしまう書類ですので、自己PRはきちんと履歴書やエントリーシートで存分に記載しましょう。

誤字脱字をそのままにしないようにする

パソコン、手書き同様に、書式・表記にひとつでも誤字脱字があれば、マイナスの印象を与えてしまう恐れがあります。

ミスする不安があるならパソコンで作成する、手書きの場合は、正しい漢字を調べながら下書きするようにしましょう。

ちなみに送付状はパソコンでの作成が一般的ですが、字がキレイな人であればアピールにもなりますので、手書きで作成してもOKです。

郵送書類はクリアファイルにひとまとめにする

書類を直接封筒に入れると、万が一の場合、郵送中にシワになったり、折れてしまったりすることも。いくら提出書類の内容が完璧であっても、企業のもとに届いたときにしわくちゃになっていれば台無しです。

そうしたトラブルを避けるためにも、提出書類は一式まとめてクリアファイルに入れるのがおすすめです。クリアファイルは中身が見えるように、透明・半透明の無地がベターです。

クリアファイルに入れる順番は送付状通りにする

クリアファイルに入れる順番にも配慮し、送付状に箇条書きした通りに入れるようにします。

一般的には送付状、その下にエントリーシート、履歴書です。その他、企業から指定されている提出書類があるなら、履歴書の下に入れましょう。

まとめ

企業に履歴書やエントリーシートを送る際に同封する送付状(添え状)とは、封筒何が入っているのを簡潔に記載した書類のことです。

書類を送るときのマナーであり、また就活において「きちんとした人」という印象を与えられるものでもあります。

しかし、誤字脱字だらけだったり、自己PRを記載していたりすれば、送付状もマイナスイメージを与えかねません。送付状の目的を理解し、正しい形式で送付することが大切です。

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Written by

山本 恵美

山本 恵美

大学卒業後、生活情報誌やファッション雑誌の記者・編集を経て、株式会社マイナビに入社。 15年間、人材サービス(就職・転職・障がい者採用)の分野において5000社以上の企業広告を担当。 2020年に起業し「合同会社綴」を設立。現在は企業取材・広報のほか、採用コンサルティングやキャリアアドバイザー業務等も行っている。