企業から内定を貰ったものの、就職活動の進行状況によって「内定を辞退したい」と思うこともあるでしょう。
こういったとき、企業にどう伝えれば良いのか分からず悩む方は少なくないはずです。
また、連絡は電話かメールのどちらが適切かなど、伝え方のマナーについて悩む方も多いはず。
そこで今回は、企業側に悪印象を与えない、内定辞退の伝え方について紹介します。
内定辞退を伝えるタイミング
就活の結果、複数の企業から内定を貰った場合、入社する企業以外は辞退しなければなりません。
その際に重要になるのが、辞退の連絡をするタイミングです。
適切なタイミングで辞退を伝えれば、企業側の心象を悪くすることなく、円満に終着することができます。
そもそも内定承諾後の辞退はOK？
内定連絡の際に承諾する旨を伝えた場合でも、辞退は可能かどうか。
結論から言うと、辞退は可能です。
書面契約をした場合であっても、入社の2週間前であれば辞退できます。
これは、職業選択の自由として、法律で保証されています。
内定承諾後に辞退した場合に、企業側が損害賠償を求めて訴える、といった方法もありますが、そこまでの費用と時間をかけて就活生を訴える企業はほぼないでしょう。もしその費用と時間があれば、採用活動の再開に充てるはずです。
しかし、企業側としては、入社直前の辞退は大きな損害になります。
お互いが気持ちよく終了するためにも、早めの辞退連絡を心がけましょう。
辞退を決めたら早めに伝えよう
前述したように、辞退を決めたら早めに相手企業に伝えることをおすすめします。
企業側は、内定者が入社する前提で準備を進めます。
そのため、入社前日に辞退となれば、準備がすべて無駄になってしまいます。
また、抜けた穴を埋めるために、企業側は改めて採用活動を開始しなくてはなりません。
「入社しないから相手の企業がどうなっても関係ない」という考えで、直前に辞退することや、辞退の連絡をすることなくフェードアウトすることも避けましょう。
その企業で働かなかったとしても、取引先として関わるなど、今後何らかの形で再会するかもしれません。その際に、就活時代の悪印象がきっかけで、取引が破綻してしまう、といった結果にもなりかねません。
できる限り早めの連絡をすることで、相手企業の心象を悪くしないよう心がけましょう。
また、辞退理由については、相手から問われたら答えるべきですが、そうでなければ自ら伝える必要はありません。
仮に理由を聞かれた場合でも「一身上の都合」といった、ぼかした伝え方でも構いません。
しかし、企業によっては、詳しく辞退理由が聞きたいという場合もあります。
その場合、最もトゲのない伝え方としては「他企業と比較検討した結果、辞退することにしました」がおすすめです。
この場合、他企業から内定が出ていることを示唆した内容となるため、相手企業も諦めざるを得なくなり、それ以上追求されることはなくなります。
それ以外の「給与が低い」「知名度がない」といった伝え方はNGです。
給与や世間体といった情報は、応募前から把握している内容です。それを承知のうえで受験しているわけですから、内定後に上記を辞退理由にするのはマナー違反でしょう。
内定辞退を伝える連絡方法
では、内定辞退の際の適切な連絡方法は、いったい何なのでしょうか。
直接会えるのであれば会って伝えるほうが最も印象は良いでしょう。しかし、直接会いに行くコストや時間を鑑みると、現実的とは言い難いでしょう。
ほとんどの就活生は、後述する”電話やメールで辞退連絡”を行なっているため、メールや電話での完結でも問題ないでしょう。
ここからは、相手企業の心象を害しない、適切な辞退連絡の方法について解説していきます。
電話で伝える場合
電話で伝えるメリットとして、すぐに伝えることができる点が挙げられます。
デメリットとしては、口頭で伝える分、緊張や焦りが出てしまい、想定外の言葉を口走ってしまう点が挙げられます。
事前に伝える練習をする、想定台本を作成するといった準備をしてからの架電をおすすめします。
また、電話で辞退を伝える場合は、必ず「検討の結果」という言葉を含めましょう。
何も考えず思いつきで辞めることにした、という印象を与えることを防ぐことで、相手企業の印象を悪くすることなく、内定を辞退することができます。
もし、架電した際に採用担当者が不在の場合は、留守電に残すだけ、といったやり方はNGです。
不在の場合は、会社に戻る時間を社員に伺ったうえで、その時刻に再度電話し、直接担当者に伝えるようにしましょう。
【例文】電話で内定辞退を伝える
応募者：お世話になっております。先日、内定連絡をいただきました〇〇です。
人事：はい、どうも。
応募者：大変申し訳ないのですが、慎重に検討させていただいた結果、今回は辞退させていただきたく思います。貴重なお時間を頂戴しながら、こういった返答となってしまい、申し訳ございませんでした。
人事：かしこまりました。もし、差し支えなければ、理由を伺ってもよろしいでしょうか？
応募者：はい。比較検討した結果、他企業に入社する運びとなりました。
人事：なるほど。かしこまりました。
応募者：お電話での報告となってしまい、申し訳ございません。また何かご一緒する機会がございましたら、その際はよろしくお願いいたします。
人事：そうですね。よろしくお願いいたします。
上記の流れのように伝えるのがおすすめです。
メールで伝える場合
メールで伝える最大のメリットは、伝える内容をじっくり考えることができる点でしょう。時間をかけて、できるだけ相手からの印象を悪くしない文面を考えることができます。
しかし、メールは相手企業がそのメールを開くまで、辞退の意思が届くことはありません。
また、何らかのエラーなどでサーバーで止まってしまい、担当者に届かないといったトラブルも考えられます。
重要な内容を伝える際は、電話での連絡が最適ですが、電話がどうしても繋がらない場合や、やむを得ない場合はメールで連絡するようにしましょう。
【例文】メールで内定辞退を伝える
件名：内定辞退について／（応募者の名前）
株式会社〇〇
人事担当〇〇様
お世話になっております。
先日、内定のご連絡をいただきました〇〇です。
大変申し訳ございませんが、この度、内定を辞退したく連絡いたしました。
他企業との検討や、自身のキャリアを再考した結果、今回の結論に至りました。
本来であれば直接足を運んでお伝えすべきところ、メールでの報告となること、ご容赦ください。
〇〇大学 〇〇（応募者の名前）
メール送付後、詳しく事情を聞きたい、という旨の返答が届く場合が稀にあります。その場合、継続的なやり取りが予想されますので、お互いの日時を調整したうえで電話にて話すことをおすすめします。
電話で伝えるのがベター
内定辞退の連絡方法は、まずは電話をして、繋がらなければメール、といった流れが適切です。
メールの場合、どうしても一方的な印象を与えてしまいがちです。その点、電話は、相手企業にしっかりと向き合っている印象を与えます。
就活生側からすれば、企業側の反応をダイレクトに受ける電話は緊張してしまいがちですが、ほとんどの企業は辞退連絡をすんなりと受け入れてくれるはずなので、フラットな気持ちで伝えましょう。
辞退の連絡は、内定をもらった企業との最後のやりとりになるため「どうでもいいや」と疎かにしてしまいがちです。
しかし、これから社会人として活動していくうえで企業とのやり取りは必ず発生します。その際の礼儀やマナーを学ぶという意味においても、内定辞退の連絡は必要不可欠でしょう。
社会人になる前に社会を知る、その第一歩として、内定辞退はきちんと伝えるようにしましょう。
