転職活動を進めていく上で、エントリー後に辞退をしたい、もしくはしなければならないという状況になったことはありませんでしょうか。「辞退の連絡はメールで大丈夫だろうか」「電話の方が良いだろうか」など、お悩みの方もいらっしゃると思います。
今回は、そんなエントリー後に辞退するときのマナーをはじめ、辞退連絡の手段や例文についてお伝えしていきます。
転職でエントリー後に辞退するときのマナー
まずは、エントリー後に辞退するときのマナーについて解説していきます。基本的に転職活動というのは、1社ずつエントリーするのではなく何社も同時にエントリーするものです。そのため、B社にエントリーしたタイミングでA社から採用の連絡が来るなんてことも珍しくありません。そして、辞退することはなにも問題なく、転職活動において十分に起こりうることでもあります。
ただ、辞退の連絡をしないのはNGです。エントリーした段階で、企業側もなんらかの対応を進めている場合もありますし、辞退を決意したのならばマナーとしてきちんと伝えることが大前提となります。もう少し細かいマナーについては、これから3つに分けてお伝えしていきます。
マナー1：まずは謝罪を。そして礼儀正しく丁寧に
対応が早い企業の場合は、あなたがエントリーした段階で応募書類の確認をしたりなんらかの対応をしている可能性があります。そのようなことも含めて、こちらからエントリーしたのにも関わらず辞退をするのですから、まずは謝罪をしましょう。そして、全体を通して礼儀正しく丁寧に伝えるのも忘れずに。
マナー2：辞退連絡をするタイミング
辞退連絡をするタイミングとしては、辞退すると決めたらできる限り早く連絡しましょう。マナー1のところでもお伝えしたように、エントリーした段階でなんらかの対応をしている可能性があります。そのため、企業側で話が進んでしまわないうちに辞退の連絡をする必要があります。
連絡する時間帯は、できるだけ早い方が良いのでメールの場合は早朝も深夜でも何時でも大丈夫。電話の場合は早い方が良いですが、企業の営業時間内の忙しくないと思われる時間帯にするようにしましょう。
マナー3：辞退連絡をする手段
辞退連絡をする手段としては、メールか電話の2つの手段が考えられますが基本的にはメールで大丈夫です。電話での謝罪の方が誠意が伝わるという考え方もありますが、電話の方が担当者の時間を使ってしまうことになるので、メールの方が好まれる場合もあります。
ただ、例えば面接の前日や当日などの急な辞退については電話の方が良いでしょう。特に当日の場合は、時間帯にもよりますが担当者がメールを確認できないまま面接の時間になってしまう可能性もあるからです。
マナー4：辞退する理由
辞退する理由は、相手から聞かれない限り詳しく伝える必要はなく「一身上の都合により」などで問題ありません。もし聞かれた場合には、正直に伝えるようにしましょう。「他社から採用をいただいた」「現職に残ることにした」など、さまざまな理由があるでしょう。
ただ、理由が批判的なものの場合は、それをそのまま直接伝えるのは避けるようにしてください。
メールで辞退連絡するときの例文
ここでは、メールで辞退連絡をするときの例文について紹介していきます。「エントリー後に辞退するとき」と「面接を辞退するとき」の2パターンをお伝えしていきますので、それぞれ見ていきましょう。
エントリー後に辞退するときの例文
【件名】
応募辞退のご連絡／●●（自分の名前）
【本文】
株式会社〇〇
△△様
お世話になっております。
□月□日に応募させていただきました、●●（自分の名前）と申します。
一身上の都合により、この度の応募を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
ご迷惑をお掛けしてしまい、誠に申し訳ございません。なにとぞご容赦いただきたく、勝手ながらお願い申し上げます。
また、メールでのご連絡となりましたこと重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
※署名※
面接を辞退するときの例文
【件名】
面接辞退のご連絡／●●（自分の名前）
【本文】
株式会社〇〇
△△様
お世話になっております。
▲職に応募させていただきました、●●（自分の名前）と申します。
先日は面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。
□月□日□時より、面接のお約束をいただいておりましたが、一身上の都合によりこの度の面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
お忙しい中、日程を調整していただいたのにも関わらず、ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。なにとぞご容赦いただきたく、勝手ながらお願い申し上げます。
また、メールでのご連絡となりましたこと重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
※署名※
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電話で辞退連絡するときの例文
それでは次に、電話で辞退連絡するときの例文を紹介していきます。メールとは違い、電話の場合はその場で理由を聞かれることもありますので、今回はそれを想定した内容でお伝えしていきます。
エントリー後に辞退するときの例文
【自分】
「大変お世話になっております。□月□日に●●職に応募させていただきました、〇〇と申します。人事部の△△様はご在席でしょうか？」
【担当者】
「はい、△△です」
【自分】
「大変恐縮ではございますが、一身上の都合によりこの度の応募を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません」
【担当者】
「そうでしたか。差し支えなければ、辞退の理由をお伺いできますでしょうか？」
【自分】
「同じ職種の他社から採用をいただいたため、残念ではございますが辞退させていただきました」
【担当者】
「わかりました。お答えいただきありがとうございます」
【自分】
「お忙しい中、丁寧にご対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします」
面接を辞退するときの例文
【自分】
「大変お世話になっております。□月□日□時に面接のお約束を頂戴しております、〇〇と申します。人事部の△△様はご在席でしょうか？」
【担当者】
「はい、△△です」
【自分】
「先日は面接のご連絡いただき、誠にありがとうございました。この度、急なお願いで大変恐縮ではございますが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡しました。お忙しい中、日程を調整していただいたのにも関わらず、ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。」
【担当者】
「そうでしたか。差し支えなければ、辞退の理由をお伺いできますでしょうか？」
【自分】
「自らの適正を改めて考えてみた結果、他の企業にご縁を感じたため、この度の選考を辞退させていただく決意をいたしました」
【担当者】
「わかりました。お答えいただきありがとうございます」
【自分】
「お忙しい中、丁寧にご対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします」
まとめ
転職活動をしていく上で、エントリー後に辞退をすることは気まずく感じるかもしれません。しかし、転職は何社も同時に応募するので、辞退をすることになるのは珍しいことではありませんのでご安心ください。
辞退連絡はメールで大丈夫ですが、面接の前日や当日など、急な辞退をするときは電話でするのが良いでしょう。いずれにしても角が立たないように、まずは謝罪と礼儀正しく丁寧に、ということを忘れないでください。
