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【転職活動】履歴書をメール送付する際のマナーは?メールの例文もご紹介

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転職活動の際は、面接の前に履歴書や職務経歴書をメールで送ってくださいといわれるケースも少なくありません。
ただ履歴書のデータをメールに添付して送付するだけでももちろん問題はありませんが、メールの文章や添付データの形式に注意することで、転職先からよい印象を覚えてもらうことも可能です。

今回は、転職希望先への履歴書をメールで送付する場合に注意したいポイントや、メールの例文をご紹介します。マナーを守ったメールで、面接前に他の転職希望者に差をつけましょう!

【この記事を読めば分かること】

・履歴書をメールで送付する場合は、添付データにパスワードを付けて2通送ること

・メールの構成と書く内容(例文あり)
 <例文>
 1.メールで直接企業に応募する場合
 2.転職希望先から履歴書送付の指示があった場合

・履歴書のファイル形式はPDFがおすすめの理由

・ワードやエクセルからPDFファイルに変換する方法

・メールを送る前に確認したい6つの最終ポイント

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履歴書をメール送付する場合は3つのポイントをチェック


まずは、転職希望先に履歴書をメール送付する場合に注意したい、3つのポイントをチェックしましょう。

1つ目は、わかりやすい内容にすることです。
企業には日々多くのメールが届くため、要件がわかりにくいものは担当者の負担になります。件名がない、あいまいでよくわからないとチェックを後回しにされる、最悪の場合メールを開いてもらえない可能性もあるため注意が必要です。
履歴書を送りました、ということがわかる件名にすること、本文も丁寧さを持たせつつも簡潔で分かりやすいと、よい印象になるでしょう。

2つ目のポイントは、添付データにパスワードをつけることです。
履歴書や職務経歴書は、個人情報が目一杯詰まった書類なので、メールにただ添付するのはやや危険だといえます。もし採用担当者ではない方に誤送してしまうと、個人情報が流出・悪用されることもあるかもしれません。
データにパスワードを設定しておくことで、すぐには見ることができなくなります。個人情報を守ることはもちろん、個人情報の扱いについて理解のある人だと、企業側への印象もよくなるでしょう。

3つ目は、メールを2通送ることです。
せっかく重要なデータにパスワードを設定しても、そのパスワードをメインのメールに記載したら、誰もが履歴書を見ることができるため意味がありません。
履歴書を添付したメールにはパスワードは記載せず、2通目のメールでパスワードを伝えることで、個人情報の安全が確保できます。

メールの構成はどうしたらいい?

続いて、履歴書送付の際のメールの構成を確認していきます。メールは大きく、件名と本文から成ります。件名は「誰から」「どういった内容」のメールが送られてきているのかを明確かつ簡潔に書きましょう。詳しい内容については後述します。

続いて本文です。本文も、簡潔に内容を記載することを意識しましょう。読みやすいメールにするためのおすすめの構成は、以下の通りです。

①宛名(企業名や担当部署、担当者の氏名)
②自身の氏名と自己紹介(「求人に応募しました○○会社の~ですといった簡単な自己紹介)
③要件(履歴書・職務経歴書の送付、パスワードを設定している旨)
④結びの言葉(よろしくお願いいたします。といった挨拶)
⑤署名(氏名や住所、電話番号、メールアドレスなどの情報)

署名の住所や電話番号、メールアドレスは、在職中でも会社ではなく個人のものを記載しましょう。また、最近は氏名の読み方が難しい方もいますので、珍しい漢字や読み方の方は、ふりがなをふっておくことをおすすめします。

添付する履歴書のファイル形式はPDFがおすすめ!


履歴書や職務経歴書をメール送付する際に悩むことの1つが、データの形式です。エクセルやワードで作成したデータをそのまま送る、手書きの履歴書を写真撮影したものを添付するといった方法もNGではありませんが、できるだけPDFで送ることをおすすめします。

エクセルやワードはデータの書き換えが可能です。転職希望先の担当者の方が悪意を持って書き換えをする可能性は極めて低いですが、万一のことを考えると、データが書き換えられない方が安心でしょう。
また、これらのデータはソフトのバージョンが異なると、文字化けしたりレイアウトが崩れてしまったりすることがあります。

手書きの履歴書をスマホなどで撮影した場合、JPEGなどの画像データになります。画像データが悪いということはありませんが、画質が悪かったり撮影時に影ができてしまったりすると、文字が読みにくくなるのでおすすめできません。

PDFは内容の変更を第三者が行うことができず、レイアウトが変わることもないので安心です。パソコンで作成した履歴書はもちろん、手書きの履歴書もプリンターなどでスキャンすれば、きれいなPDFデータに変更できますので覚えておきましょう。

履歴書のファイル名やパスワード設定も慎重に

履歴書はPDFに変換して送付するのがベストですが、変換したデータのファイル名はどうしたらよいのでしょうか。採用担当者の方は、自身のパソコンなどにデータを保存しますので、その際何のデータであるかが一目でわかるファイル名だと親切です。

たとえば「山田太郎_履歴書」といったシンプルなものでもよいですし、メールを送付した日時を加え「20220531_履歴書_山田」などにしても分かりやすいでしょう。

また、パスワード設定についてですが、「ギガファイル便」などのファイル転送サービスでも、パスワードを決めて送付することができます。クリエイター系の業種でポートフォリオの提出などを同時に求められる場合には、大容量のデータを一括で送れるサービスを利用すると便利です。

履歴書や職務経歴書のみを送付する場合は、PDFファイルそのものにパスワードを設定できます。パスワードの設定方法は、以下の通りです。

■ワードからPDFに変換する場合
①「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択
②「ファイルの種類」を「PDF」に設定
③「オプション」で「ドキュメントをパスワードで暗号化する」をチェック
④「パスワード」「パスワードの再入力」に任意のパスワードを入力
⑤「OK」で保存完了

■エクセルからPDFに変換する場合
①「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択
②「ファイルの種類」を「PDF」に設定
③「ツール」の「全般オプション」で「読み取りパスワード」を入力
④「OK」をクリック
⑤「保存」で完了

ちなみに、エクセルはOfficeのバージョンや、PDF化する際に使用するソフト(CubePDFなど)によっては、上記の手順でパスワード設定ができないこともあります。
もし読み取りパスワード入力欄がグレーアウトしている場合には、別の方法を試す、もしくはファイル転送サービスなどを利用するようにしましょう。

転職の履歴書を送付する際のメール例文


ここからは、履歴書を送付する際のメールの例文をご紹介します。メールで履歴書を送るシチュエーションは、「メールでの直接応募」と「履歴書の送付指示があった」という大きく2パターンです。それぞれのパターンに加え、パスワード送信用のメール例文もご紹介します。

・メールで直接企業に応募する場合
件名:○○職応募の件(山田 太郎)
本文:
△△株式会社
採用ご担当者さま

はじめまして。
山田太郎と申します。

マイナビ転職(媒体)にて貴社の求人情報を拝見し、前職での~の経験を活かせるのではと思い、
~~職に応募したくご連絡を差し上げました。

履歴書を添付しておりますので、ご査収のほどお願い申し上げます。

尚、応募書類にはパスワードを設定しております。
別途、パスワードをお送りさせていただきますので、ご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。
よろしくお願い申し上げます。

+++—————————–+++
山田太郎
〒000-0000
東京都~区……
TEL:000-0000-0000
MAIL:t.yamada@~
—————-+++—————

・転職希望先から履歴書送付の指示があった場合
件名:○○職応募の件(山田 太郎)
本文:
△△株式会社
採用ご担当者さま

はじめまして。
山田太郎と申します。

先日ご指示をいただきました、履歴書を送付いたします。
お手数ですがご査収のほど、お願い申し上げます。

尚、応募書類にはパスワードを設定しております。
別途パスワードをお送りさせていただきますので、ご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。

+++—————————–+++
山田太郎
〒000-0000
東京都~区……
TEL:000-0000-0000
MAIL:t.yamada@~
—————-+++—————

・パスワードを送る場合
件名:履歴書パスワード送付の件(山田 太郎)
本文:
△△株式会社
採用ご担当者さま

先ほど、履歴書をお送りさせていただきました、山田太郎です。
添付ファイルに設定いたしましたパスワードは、以下の通りです。

パスワード 0000

お手数をおかけいたしますが、ご確認、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

+++—————————–+++
山田太郎
〒000-0000
東京都~区……
TEL:000-0000-0000
MAIL:t.yamada@~
—————-+++—————

メール送信前には最終確認も!


履歴書の準備やメール本文の作成が完了したら、安心してすぐに送信ボタンを押してしまいがちです。しかし、大切な書類応募に不備があってはいけません。メール送信前には、以下の項目について最終チェックをしましょう。

・件名は簡潔か
・送信先のメールアドレスは誤っていないか
・宛名(企業名や担当者の氏名)は正しいか
・署名が入っているか
・誤字脱字はないか
・正しいファイルが添付されているか

採用担当者が見るのは履歴書だといっても、メールの内容に不備があってはよい印象を与えません。文章の誤りがないか、内容をよくチェック確認してください。
また、間違ったファイルを添付してしまう可能性はゼロではありませんので、正しいファイルかどうかも忘れずチェックし、その上で送信ボタンを押しましょう。

「入社した当初は高い目標をもって仕事に取り組んでいたけれど、
「頑張っても全く評価されないし」
「成果も出せず自分に向いているかも自信がない…」
石の上にも3年…すぐに辞めるのは良くないし、次にやりたいことも分からないのでとりあえず続けようとモチベーションの低いまま仕事を続けていませんか?

本当にそのままでいいの?
この先の長い人生、せっかくなら、あなたが楽しく輝ける環境を探しませんか?
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おわりに

履歴書をメールで送る機会は、転職活動中少なくありません。はじめは慎重に作業を行うものの、慣れてくると過去に送信した内容をコピペして、必要な情報を書き換える方も多い傾向です。
こうした方法ももちろん悪くはありませんが、しっかりとチェックしないと別の企業へ提出する履歴書を添付してしまったり、宛名を間違ったりする可能性があります。

メール本文や送付方法も評価の1つであるという気持ちで、作業を進めるようにしましょう。

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Written by

山本 恵美

山本 恵美

大学卒業後、生活情報誌やファッション雑誌の記者・編集を経て、株式会社マイナビに入社。 15年間、人材サービス(就職・転職・障がい者採用)の分野において5000社以上の企業広告を担当。 2020年に起業し「合同会社綴」を設立。現在は企業取材・広報のほか、採用コンサルティングやキャリアアドバイザー業務等も行っている。

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