会社の面接を受けたあと、お礼状を送ったほうがよいのか迷う人は多いのではないでしょうか。採用を左右するものではありませんが、ギリギリのラインにいる場合に参考にされる可能性はあるでしょう。
今回は、面接のお礼状について作成の方法や例文などを詳しく紹介します。
面接にお礼状はいらない？
会社の面接を終えたあと、お礼状を送るべきか迷うこともあるでしょうが、面接のお礼状を必ず送らなければならないというルールはありません。お礼状を送ることが採用の決め手になるわけではないので、特に送らなくても不利にはならないでしょう。
ただし、送ることで面接への感謝や志望の強さは伝わります。ここでは、面接でお礼状を出す意味について紹介しましょう。
採否に直接は影響ない
面接のお礼状を出すことは、採用に直接の影響を与えるものではありません。あくまでも採用の判断は面接の内容で行います。
そのため、面接の際に伝えられなかったアピールを書いても、それによって採用の可能性が高まるわけではありません。受け取った側からは「面接のときに言うべきことなのに」と思われる可能性もあるでしょう。
かえってマイナスな印象を与えてしまいかねないので注意してください。
感謝や志望の強さは伝わる
お礼状で伝えることは、面接への感謝の気持ちです。面接官に対し、忙しいなか面接を受けさせてもらったことに対するお礼を純粋に伝えたいときに送ります。それ以上の効果を期待するものではありません。
ただし、お礼状のなかで「今回の面接により、さらに入社したい気持ちが高まった」など志望の強さを書き添えれば、その会社に入りたい気持ちがどれだけ強いかが伝わります。
他の候補者よりも印象が良くなる場合も
面接のお礼状は採用に直接関係するものではありませんが、どの応募者も甲乙つけ難く、採用に迷っている場合の参考にされる可能性はあります。
面接の内容では判断できないという場合に、お礼状を送ってきた応募者は印象が良くなるでしょう。最後の決め手にする可能性はあります。少しでも印象を良くするための方法として、面接のお礼状を送ることは決してマイナスにはなりません。
お礼状はメールと手紙どちらがよい？
面接のお礼状を送る手段には、メールと手紙があります。メールならすぐに送れて手間がないため、より早く感謝の気持ちを伝えられるのがメリットです。
しかし、お礼は丁寧に行いたいと思う場合、手紙の方が適しているでしょう。より印象が良くなる方法で送りたいと思うと、迷ってしまうところです。
ここではメールと手紙、それぞれのメリットをお伝えしますので、どちらにするかの参考にしてみてください。
メールのメリット
メールのメリットは、面接後すぐに感謝の気持ちを伝えられることです。面接官の記憶が新しいうちにお礼状を送れば誰からのお礼かがわかり、お礼状の目的も果たしやすいでしょう。
ただし、ビジネス上の形式を重視する会社では、簡略なメールでのお礼に違和感を覚える可能性がまったくないとは言い切れません。面接官が年輩の方だった場合や話した雰囲気などから判断し、手紙にするのもよいでしょう。
手紙のメリット
手紙はわざわざ手書きをして郵送するという手間をかけるため、丁寧な印象を与えます。受け取った側は、きちんとした人間だという印象を受けるでしょう。手間をかけてお礼状を送ったという行為が、志望度の強さをより感じさせます。
ただし、手紙はメールのメリットがそのままデメリットにもなるでしょう。届くのがどうしても1日以上かかるため、面接官の記憶も遠くなります。開封して読むまでには、さらに遅くなる場合があるかもしれません。
お礼状の書き方
メールと手紙のどちらの場合においても、お礼状には書き方があります。送ってもマナーに沿ったものでなければ、マイナスな印象を与えかねません。「送らない方がよかった……」ということにもなるでしょう。
反対に、ビジネスマナーが完璧なお礼状を送れば、より印象が良くなるに違いありません。ここでは、手紙とメールのお礼状の書き方について紹介します。
手紙の場合
手紙の場合、B5サイズの便箋を使うことが一般的です。封筒は白色で、無地のものを用意しましょう。A4サイズの場合は、余白が目立たないようにして作成してください。
便箋に記載する内容は、次の項目です。
- 面接の機会を設けてもらったことに対するお礼
- 面接の感想やどのようなことが得られたか
- 会社に入りたいという気持ち
書くのは縦書きが理想的です。「拝啓」「敬具」などの書き始めや結びの挨拶を忘れないようにしてください。
封筒のサイズは便箋を三つ折りにしたときにちょうどよいサイズで、B5なら長形4号、A4なら長形3号が一般的です。封筒も便箋と同じく白色で無地のものを使用してください。裏面には自分の住所、名前も忘れずに記載しましょう。
メールの場合
メールは面接の当日に送れるのがメリットで、採否の結果がすぐに出るなど採用活動のスピードが早い会社はメールで送るに限ります。件名は一目で内容がわかるようにしましょう。「面接のお礼」という内容の文言と氏名をフルネームで書き添えます。
メールの本文に書く内容は、基本的に手紙と同じです。最後に自分に関するデータの署名を記載する点が手紙とは異なります。署名欄のメールアドレスは携帯ではなくパソコン用を使い、プライベートな内容を感じさせるアドレスは避けましょう。住所が省略されていないかもしっかり確認しておきます。
お礼状を書くときのポイント
面接のお礼状を書くときは、メールでも手紙でも注意したいポイントがあります。送るタイミングや敬語表現、宛先などを確認しておきましょう。手紙の場合は、手書きかパソコンでも迷うかと思います。文面の内容は、感謝の気持ちをメインにすることが大切です。
ここでは、面接のお礼状を書くときのポイントについて紹介します。
送るタイミング
送るタイミングは、メールも手紙も面接の当日です。特に手紙は時間がかかるため、封書や便箋は事前に用意しておき、すぐに投函できるようにしておきましょう。手間がかかって投函が翌日になってしまった場合は、速達にするなどの対応をします。
メールの場合は、帰宅したらすぐに送るようにしましょう。面接官の記憶が少しでも新しいうちに送ることがポイントです。
手書きかパソコンか
手紙の場合、手書きにするかパソコンにするかも悩むところです。丁寧な印象を伝えるためには手書きがベストですが、誤字などの心配があるでしょう。きれいな文字を書く自信がない場合は、パソコンの方が無難ともいえそうです。
パソコンで作成された文章の方が読みやすく、効率的と思われる場合もあります。どちらも一長一短があるため、担当者や面接官の印象から、より適していると思われる方を見極めましょう。
正しい敬語表現を使う
手紙でもメールでも、気をつけたいのが敬語表現です。間違った敬語を使うとビジネスマナーを疑われ、お礼状を送ることがかえって逆効果になります。会社の形態によっても、次のように呼び方が異なるため注意してください。
- 会社：貴社
- 事務所：貴事務所
- 銀行：貴行
- 団体（NPO法人）：貴団体、貴法人
- 役所等：貴役所
時候の挨拶や本文、結びの文言など、このあと紹介する例文も参考にしながら間違いのないように作成しましょう。
宛先は採用担当宛にする
お礼状の宛先は、採用担当者にします。面接を行うのは必ずしも採用担当者とは限りませんが、宛先にするのは「採用担当者様」で問題ありません。担当者の名前までわかっている場合は、「採用担当者〇〇様」と書くようにしてください。
ちなみに、「様御中」と書くのは誤りです。様は個人宛て、御中は会社や部署宛てに使うもので、あわせて使うものではありません。
お礼と感謝、志望の気持ちを伝える
お礼状の文面は、お礼と感謝の気持ちを伝えましょう。面接の感想もできるだけ具体的に書くことで、面接官の記憶が蘇りやすくなります。
「面接により会社に入りたい気持ちがより強くなった」など、志望の気持ちも書き添えるとよいでしょう。
ただし、長く書きすぎることは控えてください。自己PRをするために送ってきたと思われてしまいます。あくまでも、感謝の気持ちがメインになる文面にしましょう。
お礼状を送るときの注意点
面接のお礼状を送るときは、いくつか注意したい点があります。面接で失敗したと感じているときでも、自己PRは書かないようにしましょう。また、面接が複数回ある会社もありますが、お礼状を送るのは基本的に1回です。同じ文面のものを毎回送ることは避けましょう。
ここでは、お礼状を送る際の注意点について2つ紹介します。
自己PRは書かない
お礼状は感謝の気持ちを伝えるもので、さらに自己PRも書き加えることはお礼状の本来の目的から外れることになります。
言いたいことが十分伝えられなかった場合、お礼状で書き加えたい気持ちになるかもしれません。しかし、自己PRを書くことで、それが目的で送ってきたと思われる可能性もあるでしょう。なぜ面接のときにアピールしなかったのかと疑問に思われます。
採用されるための策略とも捉えられかねないため、避けるようにしてください。
面接が複数ある場合は1回だけ送る
会社によっては面接が1回で終わらず、二次面接や三次面接、最終面接など複数回行われる場合もあります。そのような場合でも、お礼状は1回だけ送りましょう。
面接が終わるたびに同じような内容のお礼状を送ると、マイナスな印象を持たれる可能性があります。
面接ごとに感謝の気持ちを伝えたい場合は、面接で感じた感想を具体的に書くなど、変化を持たせるようにしましょう。
面接のお礼状の例文
面接のお礼状を書くときは、例文を参照して間違いのないように作成しましょう。手紙とメール、それぞれの例文を紹介します。
【手紙の例文】
株式会社〇〇〇〇
採用担当 〇〇様
拝啓
貴社ますますご清栄のことと、お慶び申し上げます。
先日はお忙しいところ、面接のために貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面接では、貴社の展開している事業の内容を詳しくお聞きすることができ、経営理念の「常に時代の先端を行く」について理解を深められたと思います。貴社の仕事に貢献したいという気持ちがますます強くなりました。
取り急ぎ面接のお礼を申し上げたく、お便りをいたしました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心からお祈り申し上げます。
敬具
〇〇年〇月〇日
氏名
【メールの例文】
件名：【〇月〇日面接のお礼】氏名
株式会社〇〇〇〇
採用担当〇〇〇〇様
お世話になっております。
本日はお忙しいなか、面接のために貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
面接の中で、〇〇様にお話しいただいた〇〇プロジェクトの内容が、とても印象に残っております。
新しい時代の先頭に立ち、最先端の技術で人々の暮らしを豊かにするという経営理念に感銘を受けました。
以前より、貴社への入社を希望しておりましたが、本日の面談でますます貴社の仕事に貢献したいという気持ちが強くなりました。
取り急ぎ、面接の御礼を申し上げたくご連絡いたしました。
末筆ながら面接のお礼を申し上げ、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
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氏名：〇〇〇〇
〒000‐0000
住所：〇〇〇〇
電話：090-0000-0000
メールアドレス：abc@123.ne.jp
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面接のお礼状は感謝の気持ちを表そう
面接のお礼状は、面接への感謝の気持ちを伝えるものです。採用に影響を与えるわけではありませんが、採否の決定に迷っている場合の参考にされる可能性はあるでしょう。
メールや手紙で送りますが、どちらもビジネスマナーに沿って作成することが大切です。感謝や志望の強さを伝え、自己PRは書かないようにしましょう。
ハレダスでは転職の支援を行なっており、面接対策についての相談にも対応しています。お礼状の相談もできるため、気軽に問い合わせてみてください。
