OA事務とはパソコンを使った文書作成や資料作成などを行う事務職のことを指す言葉です。企業によっては接客などの業務も任せられることがあります。どのようなスキルが求められるのか、また、向いている人の特徴や転職するときの志望動機について見ていきましょう。
OA事務とはパソコンを扱う事務職のこと
OA事務とは、パソコンを扱う事務職のことです。OAとはOffice Automationの頭文字で、パソコンやコピー機などを導入してオフィスの業務効率を向上することを意味します。
OA事務は、パソコンを使って資料を作成したり、データ入力や文書整理などを担当したりすることが一般的です。また、営業や企画などの他の職種が働きやすいように資料作成を手伝うこともあります。
企業によってはパソコン外の業務も行う
企業によっては、OA事務の仕事にパソコン以外の業務が含まれていることがあります。例えば、電話応対や来客の対応なども、OA事務が担当することがあるでしょう。
また、紙の書類の整理なども担当するかもしれません。OA事務に転職する場合には、どのような業務を担当するのか事前に確認しておくと、イメージと現実の違いに驚かずに済みます。
一般事務との違い
パソコンが普及する以前は、パソコンを使って行う業務は限られていました。そのため、一般事務といえばパソコンを使わない事務職、OA事務はパソコンを使う事務職というように明確に区分けされていることも少なくなかったようです。
しかし、現在ではほとんどの事務作業をパソコンで行うため、一般事務とOA事務の違いはほとんどありません。その中でも「OA事務」とOA関連の作業であることを強調しているときには、通常の事務職よりもパソコンを使う作業が多いと考えられます。
営業事務との違い
営業事務とは、営業職の社員が業務を円滑に行うためにサポートする事務職のことです。例えば、営業事務は、取引先や今後取引を行う可能性がある企業に関する資料をまとめ、営業職社員に渡すことがあります。
この資料により、営業職の社員はスムーズに営業先で会話を始めたり、営業先の課題に合わせた商品やサービスを紹介したりできるようになるでしょう。また、営業職の社員向けにプレゼンテーションの資料を作成することも、営業事務が担当することがあります。
OA事務の志望動機は何が良い？
OA事務に応募するときは、なぜOA事務を希望するのか、そして、なぜその企業に応募するのかの2点を志望動機に記載するようにしましょう。OA事務に必要と思われるスキルを有していること、今までの経験とOA事務の関連性などを含めると、応募企業に即戦力があると判断されやすくなります。
また、今までにOA事務関連の経験がない場合もあるでしょう。その場合は、パソコンをどの程度扱えるのか、これからパソコン関連のどのようなスキルを習得したいと考えているのか具体的に書くことで、熱意を示すことができます。
なお、派遣社員としてOA事務に応募する場合は、なぜその企業を選んだのかについては記載する必要はありません。OA事務関連のスキルがあることや、今までの経験やOA事務に対する希望などをわかりやすく記載します。
OA事務職に就くメリット
事務職の中でもOA事務職に就くことには、次のメリットがあります。
● パソコン関連の事務をマスターできる
● 体力的な負担を軽減できる
それぞれのメリットについて見ていきましょう。
パソコン関連の事務をマスターできる
OA事務職では、パソコンを使った事務作業がメイン業務となります。WordやGoogleドキュメントを用いた書類作成、Excelを使った表計算やフォームの作成、PowerPointでのスライド作成などに取り組むため、パソコン関連の事務作業をほぼ網羅できるでしょう。
また、パソコン関連の事務作業に使うOfficeなどのツールは、ほぼどの職場でも使われているため、別の職場に事務職として転職するときも即戦力として働けます。
体力的な負担を軽減できる
OA事務職は、基本的に室内業務です。業務時間内は同じデスクの前で作業するため、移動や力作業がなく、体力的に負担が少ないといえます。
重い荷物を持つことや外回り営業などが苦手な方にも、働きやすい仕事内容です。
OA事務に求められるスキル
OA事務には、以下のスキルが求められます。
- 文書や資料作成をスムーズに行うパソコンスキル
- 高い事務処理能力
- コミュニケーションスキル
それぞれのスキルがなぜOA事務に必要なのか、また、スキルを有していることでどのようなメリットがあるのか詳しく見ていきましょう。
文書や資料作成をスムーズに行うパソコンスキル
OA事務のメイン業務は、パソコンを使った文書や資料の作成です。少なくともMicrosoft OfficeのWordやPowerPoint、Excelなどは一通り使えることが望ましいでしょう。
また、職場によっては特殊なツールを使って作業をすることがあります。新しいツールに臆することなく挑戦し、自分のものにしていくこともOA事務に必要といえるでしょう。
高い事務処理能力
単にパソコンを扱えるというだけでは十分とはいえません。正確かつスピーディに作業を行える高い事務処理能力がOA事務には求められます。
また、事務作業中に他の業務を依頼されることも多いでしょう。瞬時に優先順位をつけて段取り良く業務を進めていくこと、あるいは並行して複数の業務を処理することもOA事務に必要なスキルです。
コミュニケーションスキル
OA事務は事務作業を通して他の部署との交流も多いので、円滑にコミュニケーションする能力は不可欠といえるでしょう。また、他の社員のアシスタントとして働くこともあるので、気持ち良い人間関係を構築できることが求められています。
企業によっては、OA事務が電話応対や来客対応を担当することもあるでしょう。いわば企業の顔ともいえる存在なので、企業の印象を高められるような爽やかな対応、優れたコミュニケーションスキルの発揮が期待されます。
OA事務職に役立つ資格
OA事務職は、資格なしで働ける仕事です。しかし、次の資格を有していると一定以上のOAスキルがあることを証明でき、転職活動に有利になることがあります。
● マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）
● 日商PC検定
それぞれの資格の概要について説明します。
マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）
マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）とは、WordやExcel、PowerPointのスキルを証明するための資格です。
全国一斉試験と随時試験があり、どちらも受験料や試験内容は同じですが、より気軽に受験できるのは随時試験です。随時試験は毎日全国1,500の会場で実施されているため、思い立ったときにすぐにチャレンジできます。
試験は、Word・Excel・PowerPoint・Access・Outlookの5つの種類があり、WordとExcelに関しては、一般レベルと上級レベル（エキスパート）があります。上級レベルを取得していると、他のアプリとの連携や高度な機能を使いこなせていることを示すことができます。
日商PC検定
日商PC検定とは、商工会議所が実施している検定制度です。文書作成とデータ活用、プレゼン資料作成の3つの種類があり、それぞれWord・Excel・PowerPointの各ツールを使いこなせていることを確認されます。
また、各種類ごとに以下の4つのレベルがあります。
● 1級：企業責任者として経営判断や意思決定を行う過程でツールを利活用できる
● 2級：部門責任者として業務の効率・円滑化、業績向上を図る上でツール利活用できる
● 3級：実務に必要な程度のスキルを有し、自分の業務にツールを利活用できる
● ベーシック：基本的なスキルを有し、企業実務に対応できる
参照：日商PC検定
OA事務に向いている人の特徴
以下の特徴を有する方は、OA事務に向いていると考えられます。
- 協調性がある
- 臨機応変に対応できる
- 仕事が速い
OA事務を目指している方は、まずはこれら3つの特徴を有しているかセルフチェックしてみましょう。それぞれの特徴について、具体的に解説します。
協調性がある
OA事務は他の社員のサポート業務を担当することが多いです。そのため、自分の意見を主張したり自分がしたいと思う作業だけを自分のペースで行っていたりするのでは、業務を進めていけません。
他の社員と協力して円滑に仕事を進めていける協調性を有していることが、OA事務には求められているといえるでしょう。
臨機応変に対応できる
業務中に他の仕事を依頼されることが一日に何度もあると想定されます。そのため、スケジュールを決めても、常にスケジュール通りに仕事ができるとは限りません。
また、予定外の来客対応で、通常業務が著しく遅れることもあります。さまざまな依頼に対して即座に優先順位を判断して臨機応変に対応することも、OA事務に求められている特質といえるでしょう。
仕事が速い
OA事務が担当する業務は多く、仕事が遅いと決まった作業をこなせないだけでなく、事務職の同僚だけでなく他部署にも迷惑をかけてしまうことがあります。スピーディに作業を行えることは、OA事務に必要な特質といえるでしょう。
また、単に仕事が速いだけでは有能なOA事務とはいえません。データや数字を正しく入力することも求められているので、常に速さと正確さを意識して業務に臨むようにしましょう。
OA事務は未経験でも就ける？
OA事務職は、経験者以外でも働ける仕事です。求人案内でも「未経験者歓迎」と記載されていることが少なくありません。
ただし、仕事の大半はパソコンを使った事務作業となるため、次のスキルは必要といえます。
● パソコンの基本操作を理解している
● Officeソフト（Word、Excel、PowerPointなど）を利用できる
● メールの送信ができる
● ファイルやフォルダの圧縮・解凍ができる
● ブラインドタッチができる
OA事務職に転職する方法
OA事務職に転職する方法は、他の職種への転職と同じです。次の順に行動していきましょう。
1. 転職のための準備をする
2. 転職活動を始める
具体的に解説します。
1．転職のための準備をする
転職を思い立ったら、まずは次の3つの転職準備を始めましょう。
● 履歴書・職務経歴書を作成する
● 志望動機を考える
● 面接練習をする
準備を丁寧に行うことで、スムーズな転職を実現しやすくなります。それぞれの準備活動について説明します。
履歴書・職務経歴書を作成する
転職するときは、転職を希望する企業に履歴書と職務経歴書を提出しなくてはいけません。職務経歴書は次の3つに注目して作成しましょう。
● 募集要項に記載されている事柄を反映する
● スキルアップしている様子がわかるように記載する
● 社内表彰についても記載する
まずは募集要項をしっかりと読み込んで、企業がどのような経験やスキルを有する人物を求めているのか把握し、リストアップしてみましょう。自分の今までの経験や取得しているスキルと照らし合わせ、合致していると思われる点を優先して記載します。
OA事務職は未経験者でも可能なことが多いため、募集人員数よりも多くの人が応募している可能性があります。多くの求職者の中でアピールするためにも、キャリアを棚卸して、求められている人材であることを示すことが必要です。
また、確実にスキルアップしていることがわかるように今までの職歴を記載することも大切です。たとえば、リーダー職を任されるようになった、より責任のある仕事を割り振られるようになったことなどを、わかりやすくまとめましょう。
資格などの公的なものもアピール材料になりますが、社内表彰も利用できます。些細なものでもよいので、もし社内で表彰されたことがあれば、積極的に記載しましょう。
一方、履歴書の学歴や職歴、住所などの個人情報は使いまわしが可能です。パソコンで作成して、転職時に使えるように保存しておきましょう。ただし、履歴書内の志望動機に関しては、提出先に合わせて調整することが必要です。
志望動機を考える
OA事務に応募するときは、なぜOA事務を希望するのか、なぜその企業に応募するのかの2点を志望動機に記載するようにしましょう。
OA事務に必要と思われるスキルを有していること、今までの経験とOA事務の関連性などを含めると、応募企業に即戦力があると判断されやすくなります。
また、今までにOA事務関連の経験がない場合もあるでしょう。その場合は、パソコンをどの程度扱えるのか、これからパソコン関連のどのようなスキルを習得したいと考えているのか具体的に書くことで、熱意を示せます。
なお、派遣社員としてOA事務に応募する場合は、なぜその企業を選んだのかについては記載する必要はありません。OA事務関連のスキルがあることや、今までの経験やOA事務に対する希望などをわかりやすく記載します。
面接練習をする
面接で過度に緊張してしまうと、本来の自分の良さをアピールできません。何度か面接練習をして、落ち着いて受け答えができるようにしておきましょう。
面接練習をするときは、面接官からどのように見えているかを意識することが大切です。一人で練習するのであれば、スマートフォンなどで受け答えの様子を動画に撮り、後でチェックしてみましょう。
また、鏡に向かって話すのもおすすめです。次のポイントに注目すると、評価しやすくなります。
● 表情は自然か
● 目線はしっかりと面接官を見ているか
● 不自然でない程度に身振り手振りを使っているか
● 「えっと」「あの」などの無意味な言葉を使っていないか
● 身体を不必要に動かしたり、髪の毛を触ったりしていないか
● 質問内容に対して端的に答えているか
● 回答内容に矛盾がないか
● 専門用語などの一般的でない単語を多用していないか
2．転職活動を始める
転職準備がある程度終わったら、転職活動を実際に始めていきます。OA事務職は、次の方法で見つけられます。
● 求人サイトや求人エージェントで探す
● 派遣会社に登録する
それぞれの方法について見ていきましょう。
求人サイトや求人エージェントで探す
求人サイトを活用すると、希望条件を選ぶだけで自分に合う求人案件を見つけられます。エリアや職種、給与、勤務時間などから希望に合う案件を見つけて、応募してみましょう。
忙しい方には、求人エージェントもおすすめです。最初に条件を登録しておくと、希望に合う案件をエージェントが探して紹介してくれます。また、求人エージェントによっては、応募や時間調整も任せられるため、手間をかけずに転職活動を進められます。
派遣会社に登録する
OA事務職の案件は、派遣会社で多く有している傾向にあります。派遣会社に登録し、業務内容やエリア等の希望を伝えておけば、OA事務職の仕事が見つかりやすくなるでしょう。
パソコンの事務作業が得意な方は目指してみよう
OA事務は、パソコンでの作業をメインとした事務作業を担当する仕事です。パソコンでの資料作成やデータ入力などが得意な方は、目指してみてはいかがでしょうか。また、社内外の人々と触れ合う機会も多いので、コミュニケーションスキルに自信がある方にも適した仕事といえます。
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